По статистике, бухгалтер тратит 2/3 своего рабочего времени на поиски нужных бумаг. Многим знакома проблема утери необходимых документов, что ведет за собой срыв сроков и потерю клиентов. А на все это влияет документооборот в организации.
Когда архив представлен только в бумажном виде, схема документооборота в организации выглядит таким образом: после завершения хозяйственной операции бухгалтер вводит первичку (накладные, ТОРГ-12 и т. д.) в учетную систему. Затем он все распечатывает и отправляет контрагенту (почтой или курьером). Получив их, контрагент сверяет данные, переносит в учетную систему, заверяет и возвращает отправителю.
Таким образом, ведение документооборота в организации включает целый набор задач:
- выделить деньги на бумагу, заправку картриджа и почтовую/курьерскую отправку;
- потратить время на отправку документов, внесение данных в учетную систему;
- проконтролировать возврат бумаг;
- избавиться от ошибок и опечаток, допущенных при переносе информации с бумажных носителей.
Именно поэтому электронный документооборот в организации стал так популярен. Он значительно экономит время сотрудников и деньги компании.
При внедрении СЭД, системы электронного документооборота, в компании происходит:
- Снижение материальных затрат.
- Уменьшение времени на выполнение базовых процессов.
- Снижение рисков просрочки.
- Повышение эффективности работы компании.
- Увеличение контроля над исполнением задач.
Как полностью автоматизировать систему: от обмена договорами до автоматического ввода бумажных накладных? Ответом станет комплексный подход внедрения программ:
.png)
Для обмена документами. Она позволяет сформировать, подписать и отправить пакет документов в три касания. Электронный документооборот между организациями исключает вероятность несоответствий с данными контрагента и сокращает расходы на материалы и курьерскую отправку.
Для автоматического ввода первички. Она экономит время для решения профильных задач. Вместо механической работы по переносу данных он сканирует накладную, а программа распознает ее и загружает в учетную систему. Это решение уменьшает количество ошибок и снижает риск получения штрафа при налоговой проверке.
Для ведения электронного архива. Она избавляет от часовых поисков, позволяет организовать порядок с мгновенным доступом к нужному файлу, это значительно облегчает учет документооборота в организации. Дополнительные метки помогают контролировать возврат отправлений.
Более 90% российских компаний используют программные продукты «1С» для ведения документооборота в организации. Например, переносить копии бумажных документов в учетную систему, получить к ним мгновенный доступ и помечать отсутствующие поможет программа «Скан-Архив». Ввод трехстраничного документа с этой программой будет занимать всего 1 минуту, причем программа не допускает ошибок, в отличие от ручного ввода. Все обновления «1С» будут проходить в штатном режиме, а на возникшие вопросы вам ответят разработчики.
Таким образом, чтобы успешно автоматизировать документооборот, подходите к нему комплексно: каждая новая программа должна корректно взаимодействовать с вашей учетной системой. В этом случае вы сократите издержки на расходные материалы и почтовые отправки, а вашим сотрудникам не придется учиться работе в новой программе.
