Документооборот разделяют на виды в зависимости от сфер, где он может применяться. Среди них бухгалтерский, кадровый, управленческий, производственный документооборот, а также архивное дело, секретное и конфиденциальное делопроизводство и мн. др. Для каждого типа разрабатываются свои методы автоматизации, которые позволяют сделать делопроизводство в этой сфере более эффективным.
Вот пять задач, с которыми электронный документооборот уже справляется лучше, чем традиционный.
Задача № 1: быстро найти и передать документ
Скорость работы с электронными документами никак не зависит от их физического местонахождения. Для поиска документа в центральной базе (или в электронном архиве) достаточно использовать ключевое слово, реквизит, обозначить период даты создания и т.д. При этом доступ к документам имеют как сотрудники офиса, где хранится бумажный оригинал, так и любого удаленного за много километров подразделения.
Где наиболее важно: управленческий, бухгалтерский, кадровый документооборот.
Задача № 2: хранить документ, не теряя его качества
Электронный документ физически потерять гораздо сложнее, чем бумажный, при том, что создавать его копии гораздо проще. Такой документ не боится, что испортится бумага, и точно не выцветет (как выцветают чеки), физический носитель этого документа в меньшей степени пострадает от затопления или пожара, особенно если использовать облачные хранилища информации.
Где наиболее важно: бухгалтерские, кадровые документы, которые требуется хранить до 75 лет или даже бессрочно, архивное дело.
Задача № 3: ограничить доступ к документу для узкого круга лиц
Способы сохранения конфиденциальности для бумажных и электронных документов очень различаются. Главное преимущество для бумажных документов – это ограничение физического доступа к документу. Однако это может затруднять документооборот (согласитесь, передача документов «из рук в руки» – это прошлый век). Для передачи электронных документов сейчас используются продвинутые методики шифрования, при этом зашифровкой и расшифровкой данных занимается компьютер, не затрудняя доступ к информации тем, кому она предназначена.
Если речь идет о хранилищах документов, то доступ к ним настраивается исходя из прав пользователя. Это позволяет гибко управлять целыми группами разных пользователей, который могут получать информацию из документов полностью или частично, ограничивать возможности редактирования документов и т.д.
Где наиболее важно: секретное и конфиденциальное делопроизводство.
Задача № 4: контроль документооборота и с ним – внутренней работы предприятия
Современные СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителю следить за документами на всех этапах их жизни: создание, согласование, в некоторых случаях – выполнение обязательств, если это договор, возврат от контрагентов и т.д. Можно видеть, кто и когда создал документ, как его редактировали, кто имел к нему доступ. Всю эту информацию руководитель может получить в любой момент и благодаря ей держать под контролем делопроизводство компании.
Смотрите, как можно контролировать документы (в том числе перемещение бумажных оригиналов) с помощью «1С».
Где наиболее важно: управленческий, бухгалтерский, производственный, складской документооборот.
Задача № 5: экономия ресурсов компании
Сама по себе эта задача не является основной задачей документооборота как такового, однако она всегда стоит перед любым предприятием. Экономия на электронном документообороте может быть не большой, но надо понимать, что она постоянна, и увеличивается в соответствии с объемами документооборота компании. Электронные архивы занимают меньше физического места, за аренду площадей под хранение бумаг платить не нужно.
Цена обмена электронными документами всегда ниже, чем передача бумажных документов с курьерскими службами. Внутренний обмен может быть условно бесплатным, обмен с другими предприятиями через операторов ЭДО будет зависеть от тарифов, но стоимость их никак не сравнится с традиционной доставкой.
Эти 5 задач электронный документооборот решает лучше бумажного. Остается вопрос – есть преимущества у бумажного документооборота, которые еще не учла автоматизация? Обычно это связано с тем, что традиционный обмен бумажными документами привычнее и не требует автоматизации для всех участников ЭДО. Однако чем больше предприятий будет автоматизировать документооборот, тем меньше причин и консервативному меньшинству будет оставаться в стороне.
