Специалисты одного известного электронного ресурса для бухгалтеров решили выяснить, какие проблемы в период подготовки отчетности и подготовки бумажных и электронных документов больше всего тревожат бухгалтеров. Ожидалось, что на первый план выйдут регулярные изменения в законодательстве, но не тут-то было! Мы расскажем о том, что показалось сотрудникам архива самым затруднительным.
40,31% опрошенных бухгалтеров считают, что больше всего подготовке к отчетности мешает отсутствие первичных документов. На второе место вышла проблема смены главного бухгалтера – 20,16% опрошенных, 17,80% выбрали просроченную дебиторскую и кредиторскую задолженность, а 4,45% не могут обеспечить своевременную подготовку отчетных документов, в том числе и электронных, из-за долгов по налогам.
Куда же «уходит» ваша первичка?
- Внутренние подразделения. В большинстве коммерческих организаций договорами, счетами и накладными занимаются не бухгалтеры, а менеджеры, уже потом большая часть этих документов приходит в бухгалтерию, а далее в архив. Но больше половины бухгалтеров сетуют на саму отправку документов. Это происходит из-за отсутствия электронного документооборота (ЭДО) в компании.
- Клиенты и партнеры. Зачастую ТОРГ-12 отправляется клиенту вместе с товаром при помощи транспортной компании. Покупатель должен подписать и заверить документы после получения и отправить один экземпляр обратно в архив почтой или курьером.
- Мусор. Еще одна история часто повторяется в бюджетных учреждениях, когда клиентам нужно изменить реквизиты в счет-фактуре или разбить одну накладную на несколько, без изменения общей суммы.
Как организовать эффективный контроль за документооборотом, чтобы избежать неприятных последствий и облегчить себе работу, а бизнес оградить от рисков? Ответ прост: вам нужно внедрение электронного документооборота или ЭДО.
Есть ли у вас график документооборота?
Этот документ поможет не только вам, но и другим подразделениям внутри компании наладить четкий контроль хранения документов в архиве, а также убедиться в доставке каждого электронного и бумажного документа в архив контрагентов.
Чем подробнее и тщательнее будет проработан график, тем меньше вероятность того, что какой-нибудь бумажный счет-фактура затеряется на столе у менеджера по продажам.
Можно ли контролировать клиентов и партнеров?
Тут в дело вступает тяжелая артиллерия в виде современных разработок и программ для ведения электронного документооборота (ЭДО) и архива с системой штрихкодирования и напоминаний. Автоматизация – основная фишка такого программного решения.
Вот несколько способов контролировать документооборот:
-
Использование таблиц.
Помимо хранения физических документов в стенах архива, важно отслеживание и систематизация бизнес-процессов. Это простой и понятный метод учета информации о клиентах и партнерах – своеобразная информационная поддержка. Все данные о бумажных и электронных документах заносятся в таблицу (например, в Excel), где можно быстро найти нужную информацию, отследить сделки и выполнить расчеты.
Минусы: этот метод не всегда удобен для работы с большим объемом данных и может быть подвержен человеческим ошибкам. Особенно это неудобно, если в компании предусмотрено наличие только бумажного, а не электронного архива для хранения документов. В таких случаях информационная безопасность под угрозой, ведь возможна не только потеря документов, но и взлом архива.
-
Штрихкодирование – использование штрихкодов для маркировки физических и электронных документов и товаров.
В таком случае взаимодействие с архивом упрощается. Становится легко отслеживать движение продукции, быстро находить нужные документы и минимизировать ошибки при учете информации из документов. Штрихкодирование особенно полезно в складских операциях и логистике, а также для учета документации из архива.
-
Программа «Скан-Архив»
Она была разработана специально для учетной системы «1С», в ней можно не только хранить документы компании, но и своевременно их отслеживать с помощью отчета о наличии документов внутри настоящего или электронного архива.
Документы, вернувшиеся от поставщика, помечены цветом, что позволяет быть в курсе о движении документов: какие документы в наличии, а о каких стоит напомнить контрагенту или ответственному менеджеру, а может, управляющему архивом. «Скан-Архив» позволяет быстро находить нужные документы по метаданным или текстовому содержимому этих документов, систематизировать и упорядочивать документы, а также обеспечивать доступ к ним из любого места, даже если электронный архив их в данный момент не содержит.
-
Лучшее решение – это совмещение «Скан-Архива» и системы электронного документооборота (ЭДО).
Это позволяет объединение в одном месте как электронных, так и бумажных документов, что обеспечивает максимальный контроль и удобство работы с клиентами и партнерами. Благодаря системе ЭДО (СЭД) электронные документы можно легко искать, обрабатывать и отправлять, а бумажные документы будут отправлены в архив, где будут надежно храниться в виде сканированных копий документов, доступных в любой момент.
После внедрения ЭДО пользоваться физическим архивом можно будет гораздо реже. Такой подход снижает риски утраты данных и упрощает управление документацией.
Если вы хотите, чтобы к следующей отчетности все документы, подтверждающие сделки, были в наличии, ваши нервы целы, а отчетность сдана вовремя – тщательно проработайте методы работы с документами и способы контроля возврата документов.
