Контрагенты задерживают документы. Как действовать?

Бухгалтеру важно вовремя получать от контрагентов первичные документы и счета-фактуры. Почему? Задержка документов может значительно тормозить механизм работы бухгалтерии. Например, если бумаги поступят с опозданием в следующем квартале, только тогда и удастся учесть расходы и заявить вычет входного НДС.

Что же делать, если контрагенты задерживают документы?

Совет №1. Определите, кто в компании должен требовать документы от контрагента

В целях избежать недопонимания, руководству стоит заранее выбрать ответственного за этот процесс (отделы и сотрудников). Все задачи нужно прописать в регламентах, а обязанности закрепить в должностных инструкциях сотрудников.

Логичнее всего поручить задачу получения документов от контрагентов менеджерам. Им больше известно, как лучше общаться с коллегами организаций-партнеров.

Совет №2. Выделите приоритетных контрагентов

Разделите контрагентов на две группы, основываясь на общей сумме контрактов, которые были заключены с конкретной организацией, за определенный период. К первой группе отнесите тех поставщиков и клиентов, которые приносят как минимум 20% прибыли.

Если насчитается серьезная для вашей организации сумма, то этого контрагента отнесите к первой группе. То есть в нее войдут основные поставщики или ключевые клиенты, которые приносят как минимум 20 процентов прибыли (или еще больше – решать вам и руководителю).

Во вторую группу войдут менее значимые по сумме сделок контрагенты. Можно установить для них отдельные требования к оформлению и срокам передачи первичных документов.

Затем согласуйте составленный список с генеральным директором. Когда группы будут утверждены, проработайте стратегию взаимодействия с каждой.

Как получить документы от менее приоритетных контрагентов?

Совет №1. Опишите в договоре процесс обмена документами

Договоритесь с контрагентом заранее, обсудив поэтапно условия. После этого пропишите их в договоре и обсудите сроки предоставления и возможные санкции за нарушения.

Если вы уже заключили договор с контрагентом, но условия не прописали, есть возможность сформировать дополнительное соглашение. Это хороший способ избежать разногласий. Также не забудьте прояснить, за чей счет будут пересылаться документы.

Не лишним будет условие о том, что в конце месяца организации должны присылать друг другу перечень полученных и отправленных документов.

Совет №2. Свяжитесь с руководством недобросовестного контрагента

Переговоры с бухгалтерией партнера не всегда дают результаты. В таком случае стоит связаться с дирекцией контрагента. Конечно, будет лучше, если с начальством недобросовестного контрагента пообщается непосредственно руководитель вашей организации. Но если решать вопрос полностью поручили вам, то напишите официальное письмо от имени директора.

На практике проверено, что официальные письма оказывают на людей большее влияние, чем телефонные разговоры. А директор в свою очередь будут рад, что от него не потребуется ничего более, кроме как поставить подпись.

Как действовать, если документы задерживает приоритетный контрагент?

Стоит отнестись лояльнее к контрагенту, которого вы отнесли к значимым. Можно пойти на уступку.

Совет №1. Закрепите в договоре порядок обмена документами

Процесс обмена документами лучше обсудить заблаговременно, чтобы избежать недопонимания и в то же время показать себя с ответственной стороны. Контрагент увидит в вашей организации серьезных партнеров, с которыми можно построить бизнес.

Совет №2. Запросите отсканированные копии документов

Это отличный способ выяснить, дошли ли документы до контрагента и начал ли он их обрабатывать. Если сканы документов дойдут, значит, бухгалтерия контрагента уже их обработала и партнеры, скорее всего, согласны с данными в первичке. Соответственно, можно сделать вывод, что и оригиналы поступят в скором времени.

Если контрагенты утверждают, что они не получали документов, то повторно отправьте им дубликаты. Может быть, документы действительно затерялись. Чтобы избежать таких ситуаций, отправьте отдельное письмо руководителю контрагента.

Совет №3. Направьте письмо с просьбой предоставить оригиналы

Попросите директора и ли менеджера по ключевым клиентам связаться с контрагентами или написать письмо о предоставлении оригиналов документов. В такой ситуации лучше не оказывать давление на партнеров. Выберите лояльную стратегию: поясните ваши общие с контрагентом риски и призовите к профессиональной солидарности.

Совет №4. Заполните документы вместо партнера

Этот совет пригодиться, если контрагент имеет большое значение для вашей компании и приносит вам значительную часть прибыли. Не поленитесь и оформите все необходимое за него, а затем передайте для подписи. Так будет даже быстрее. Если партнер находится далеко или все сотрудники бухгалтерии заняты, воспользуйтесь курьерской службой или экспресс-почтой.