Бухгалтеру важно вовремя получать первичные документы и счета-фактуры от контрагентов. Почему? Задержка этих документов может сильно замедлить работу бухгалтерии. Например, если бумаги придут с опозданием в следующем квартале, то и учесть расходы, и заявить вычет по НДС получится только тогда.
Что же делать, если контрагенты задерживают документы?
Совет №1. Назначьте ответственного за сбор документов
Чтобы избежать недоразумений, руководство должно заранее выбрать ответственного за этот процесс. Это могут быть конкретные отделы или сотрудники. Все задачи нужно прописать в регламентах, а обязанности – в должностных инструкциях. Логичнее всего поручить получение документов от контрагентов менеджерам, так как они лучше знают, как общаться с партнерами.
Совет №2. Разделите контрагентов на группы
Контрагентов можно разделить на две группы на основе общей суммы контрактов за определенный период. В первую группу включите тех, кто приносит как минимум 20% прибыли. Это будут основные поставщики или ключевые клиенты. Во вторую группу пусть войдут менее значимые по сумме сделок контрагенты. Для них можно установить отдельные требования к оформлению и срокам передачи документов.
Составьте список контрагентов по этим группам и согласуйте его с генеральным директором. Когда группы будут утверждены, разработайте стратегию взаимодействия с каждой из них.
Как получить документы от менее приоритетных контрагентов
Совет №1. Пропишите в договоре процесс обмена документами
Сначала договоритесь с контрагентом об условиях обмена документами и включите их в договор. Обсудите сроки предоставления и возможные санкции за нарушения. Если договор уже подписан, но условия не прописаны, можно составить дополнительное соглашение. Это поможет избежать разногласий. Также обсудите, за чей счет будут пересылаться документы. Полезно добавить условие, что в конце месяца обе стороны отправляют друг другу перечень полученных и отправленных документов.
Совет №2. Свяжитесь с руководством контрагента
Если переговоры с бухгалтерией партнера не приносят результатов, стоит связаться с их руководством. Лучше всего, если с директором недобросовестного контрагента поговорит ваш руководитель. Но если это поручили вам, напишите официальное письмо от имени директора. Проверено, что официальные письма оказывают более сильное влияние, чем телефонные разговоры. А ваш директор будет рад, что от него потребуется только подпись.
Как действовать, если важный контрагент задерживает документы
Совет №1. Закрепите порядок обмена документами в договоре
Обсудите процесс обмена документами заранее и зафиксируйте его в договоре. Это поможет избежать недоразумений и покажет, что вы надежный партнер. Контрагент увидит, что с вами можно строить серьезный бизнес.
Совет №2. Запросите отсканированные копии документов
Попросите сканы документов. Это поможет понять, дошли ли они до контрагента и начал ли он их обрабатывать. Если сканы получены, значит, бухгалтерия контрагента уже работает с ними, и оригиналы, скорее всего, тоже скоро придут. Если они утверждают, что не получали документы, отправьте дубликаты. Может, действительно, что-то потерялось. Чтобы избежать таких ситуаций, отправьте отдельное письмо руководителю контрагента.
Совет №3. Направьте письмо с просьбой предоставить оригиналы
Попросите директора или менеджера по ключевым клиентам связаться с контрагентом или написать письмо с просьбой предоставить оригиналы. В такой ситуации не стоит давить на партнеров. Лучше выбрать лояльную стратегию: поясните общие риски и призовите к профессиональной солидарности.
Совет №4. Заполните документы за партнера
Если контрагент очень важен для вашей компании и приносит значительную часть прибыли, можно заполнить документы за него. Оформите все необходимое и передайте для подписи. Так получится быстрее. Если партнер находится далеко или их бухгалтерия занята, воспользуйтесь курьерской службой или экспресс-почтой.
Автоматизация работы с документами: простое решение
В крупных компаниях контроль возврата документов может стать настоящей головной болью. У кого-то из сотрудников есть свои таблицы для учета документов, кто-то использует штрихкодирование, но все эти методы не исключают человеческий фактор. Ошибки случаются, что может привести к задержкам и потере важных бумаг.
Представьте, в одном отделе бухгалтер держит учет в Excel, другой использует специальное ПО для штрихкодирования, а третий просто складывает документы в папки. Эти разрозненные системы не позволяют вести централизованный контроль, что создает риск потери или задержки документов. Даже если каждый сотрудник ответственно подходит к своим обязанностям, общая система учета все равно остается несовершенной. В результате могут возникать проблемы: документы не найдены вовремя, отчеты задерживаются, контрагенты недовольны.
Чтобы минимизировать такие риски, крупные компании все чаще прибегают к автоматизации работы с документами, потому что она позволяет обеспечить повышение эффективности документооборота.
Одним из решений для этого перехода является программа «Скан-Архив», которая позволяет хранить все сканы в одном месте и быстро формировать отчеты о состоянии документов.
Как «Скан-Архив» упростит вашу работу
Со «Скан-Архивом» ваша работа станет проще и спокойнее. Вот почему:
- Контроль документов. Каждый документ при печати получает уникальный штрихкод. Входящие документы автоматически распознаются по форме и реквизитам. Возвращенные в бухгалтерию документы система идентифицирует и прикрепляет к соответствующей карточке в базе «1С»;
- Управление бумажными документами. Если у вас несколько архивов, просто укажите путь к нужному документу. В случае филиалов укажите подразделение, где хранится оригинал;
- Потоковый ввод и автоматическое распознавание. Вы сможете вносить сканы в «1С» с помощью «Скан-Архива» – программа распознает их и рассортирует по типу и реквизитам контрагентов;
- Повышение эффективности работы сотрудников. Благодаря «Скан-Архиву» рутинные задачи займут значительно меньше времени. Все необходимые документы можно будет найти всего за пару кликов.
А вот что рассказывают о сотрудничестве с ГЭНДАЛЬФ и о работе со «Скан-Архивом» наши заказчики:
-
«У программы очень простой интерфейс, с ним удобно работать. Организован поиск документов из необходимых журналов вручную в случае, если документы не распознаются или распознаются некорректно. С мая этого года к исходящему потоку документов мы добавили входящие – распознавание документов о поступлениях и возврате. А благодаря техподдержке мы устранили мелкие неполадки при распознавании входящих документов»
Оператор отдела логистики ООО «Транзит-Ойл» Екатерина Крылова
-
«Перед началом работы со «Скан-Архивом» понадобилась дополнительная настройка под специфику работы нашей компании. Данный процесс прошел отлажено, достаточно оперативно. Специалисты ГЭНДАЛЬФ провели обучение наших сотрудников. На все вопросы были получены ответы сразу или по истечении короткого времени. Обратная связь после проведения всех настроек и начала работы также сохранилась на высоком уровне»
Пушкарева Ольга, заместитель главного бухгалтера
-
«Мы сканируем накладные, которые возвращаются от заказчиков, затем кладем их в бумажный архив и больше к ним не возвращаемся. Все есть в электронной базе, и в любой момент можно проверить наличие документов. А без этой программы нужно было бы постоянно обращаться в бумажный архив и вручную искать там накладные, что очень неудобно»
Бухгалтер типографии «Константа» Светлана Борисова
