Представьте, что вам нужно доехать из пункта А в пункт Б на велосипеде. Задача кажется простой, но вот беда – у велосипеда нет сиденья, цепи, руля или, что еще хуже, колес. Вместо того чтобы спокойно ехать, вам приходится тащить велосипед на себе, изматываясь в процессе.
То же самое может случиться и с автоматизацией в компании. Иногда, внедряя новые технологии, мы рассчитываем на облегчение работы, а в итоге сталкиваемся с еще большими трудностями во время рабочих процессов. Чтобы избежать таких ситуаций, нужно заранее разобраться, какие именно элементы должны быть в «комплекте» вашей системы, чтобы она действительно работала и решала все задачи предприятия. Давайте разберем это на примере перехода на использование электронных документов, чтобы понять, как правильно выбрать и настроить нужные инструменты, чтобы не пришлось «тащить велосипед на себе».
Колеса: Программа для обмена электронными документами
Кому это нужно: бухгалтерам, менеджерам, делопроизводителям.
Для каких компаний подходит: для среднего и крупного бизнеса, особенно тех, где активно работают с множеством поставщиков и клиентов.
В современном бизнесе внедрение электронного документооборота (ЭДО) – это уже не вопрос выбора, а жизненная необходимость. Если раньше можно было обойтись бумажными документами, то сегодня ситуация кардинально изменилась. Налоговые органы, контролирующие инстанции и крупные контрагенты все чаще требуют обязательного обмена документами в электронном виде. Более того, использование электронной документации может быть затребовано контрагентами. Они буквально ставят компании перед выбором: либо вы переходите на электронные документы, либо сделка не состоится, а бумажную отчетность просто не примут.
СЭД (Система электронного документооборота) – это не просто удобство, это обязательное условие для ведения бизнеса в современных условиях. Например, если вы работаете с крупными партнерами, они, скорее всего, уже давно используют электронные документы. И если ваша компания не будет готова к такому обмену, можно легко потерять выгодные контракты, ведь для грамотного исполнения обязательств у вас не будет СЭД.
Более того, налоговые органы все чаще требуют от компаний предоставлять отчетность в электронном виде. Это не только ускоряет процессы, но и значительно снижает вероятность ошибок. Однако без внедрения СЭД в организацию ваша автоматизация не сможет полноценно функционировать. В итоге, все, что вы планировали сэкономить на бумаге и ручной работе, может обернуться лишними затратами и потерянными возможностями.
Проще говоря, без ЭДО ваш бизнес будет вынужден тормозить, вместо того чтобы двигаться вперед. А значит, чтобы оставаться конкурентоспособным, нужно задуматься о внедрении электронной системы документооборота уже сегодня.
Решения:
«1С-ЭДО» – это инструмент, который позволяет всего за пару кликов сформировать, подписать и отправить комплект документов. Этот сервис исключает ошибки в данных контрагента и существенно экономит на бумаге и доставке. Электронный документооборот между компаниями становится простым и удобным благодаря тому, что этот сервис уже включен в пакет 1С:ИТС.
«1С-Отчетность» – идеальное решение для тех, кто хочет быстро и безопасно отправлять электронную отчетность в налоговую и другие контролирующие органы прямо из программы «1С». С этим сервисом вы избавляетесь от необходимости отправлять отчетность на бумаге и можете быть уверены в точности и своевременности подачи данных.
Цепь и педали: Программа для контроля возврата документов
Кто будет использовать: главный бухгалтер, финансовый директор, руководители подразделений, менеджеры.
Для каких компаний: средний и крупный бизнес, где имеется большой поток первичных документов от контрагентов и филиалов.
Переход на СЭД – это, безусловно, шаг вперед, но полностью избавиться от бумажных документов пока не получается. Чтобы не замедлять темп работы, важно автоматизировать и электронный, и бумажный документооборот. Добавить прозрачности в работу с бумажными документами можно, организовав архив скан-копий в вашей учетной программе. Это позволит вам легко отслеживать, какие документы уже вернулись от контрагентов с подписями и печатями, а какие еще в пути.
Когда бумажные документы доходят до вас, их сканируют и прикрепляют к базе. В случае, если налоговая запросит документы, вы сможете быстро найти и выгрузить нужные файлы, выбрав их по заданным параметрам. Работа с электронным архивом занимает всего несколько минут или, в худшем случае, до получаса, в то время как поиск бумажных копий может затянуться на несколько дней.
Решение:
«Скан-Архив» – программа, которая помогает вам контролировать возврат документов от контрагентов, филиалов и сотрудников. С помощью реестра вы всегда будете в курсе, где находится каждый документ и кто его обрабатывал последним. Функционал программы включает возможность создать единое хранилище документов в системе «1С». Дополнительное преимущество – возможность быстро выгружать документы из «1С», что существенно ускоряет подготовку к проверкам ФНС.
Это решение поможет вам объединить управление как электронными, так и бумажными документами, сохраняя контроль и прозрачность на всех этапах документооборота.
Руль: Программа для управления бизнес-процессами в компании
Кто будет использовать: руководители подразделений, менеджеры, все сотрудники.
Для каких компаний: средний и крупный бизнес, особенно там, где есть множество внутренних согласований и сложные бизнес-процессы.
Быстрая работа – это отлично, но если нет четкого направления, все усилия могут оказаться напрасными. В компании важно, чтобы все процессы были четко организованы и слажены, особенно когда речь идет о документообороте. Представьте себе: в крупной организации хаос в управлении процессами или чрезмерная бюрократия могут привести к тому, что важные документы не доходят до нужных отделов вовремя, даже если контрагенты уже все отправили. Параллельно с этим ежедневно в компании циркулируют огромные объемы заявлений, деловой переписки, документов по проектам и договорам. Если не организовать этот процесс правильно, офис может быстро превратиться в завал бумаг и нерешенных задач.
Решение:
«1С:Документооборот» – это не просто программа, а настоящий инструмент для наведения порядка и повышения эффективности работы с документами в вашей компании. Эта система позволяет не просто хранить и обрабатывать документы, но и оптимизировать весь процесс их создания, согласования и контроля. Вот что она предлагает:
- Учет входящих и исходящих документов. Программа фиксирует все документы, поступающие в компанию и отправляемые из нее, будь то документы от юридических лиц или обращения от физических лиц. Это позволяет не потерять ни одного важного файла и всегда быть в курсе, где находится нужный документ.
- Создание и распространение внутренних документов. Удобство создания внутренних документов, таких как приказы, информационные справки, инструкции и т.д., значительно упрощает работу. Все, что нужно, – это выбрать нужный шаблон, заполнить его и отправить по назначению.
- Использование утвержденных шаблонов. Чтобы не тратить время на оформление каждого документа с нуля, «1С:Документооборот» позволяет использовать заранее утвержденные шаблоны. Это гарантирует, что все документы будут оформлены по единому стандарту, что ускоряет процесс их создания и уменьшает вероятность ошибок.
- Объединение документов в комплекты. Иногда для одного дела нужно сразу несколько документов. Программа позволяет объединять их в комплекты, чтобы все необходимое было собрано в одном месте и легко доступно.
- Хранение и сравнение версий файлов. В работе часто возникают ситуации, когда один и тот же документ редактируется несколько раз. Благодаря системе версий вы всегда сможете увидеть, кто и какие изменения внес в документ, и при необходимости вернуться к одной из предыдущих версий.
- Контроль за исполнением заданий и поручений. Ничто не теряется из виду. Программа позволяет отслеживать, как выполняются задания и поручения, кто за что отвечает и в какие сроки должна быть завершена та или иная задача. Это исключает ситуацию, когда важное дело «зависает» без движения.
С «1С:Документооборотом» ваша компания будет не просто работать, а двигаться в правильном направлении, избегая беспорядка и задержек. Все процессы станут прозрачными, задачи – выполняемыми в срок, а документы всегда будут под контролем. Это не только упрощает работу, но и делает ее более эффективной, позволяя сосредоточиться на достижении целей, а не на борьбе с бумажной рутиной.
Сидение: Программа для автоматического ввода первичных документов
Кто будет использовать: бухгалтеры, операторы «1С».
Для каких компаний подходит: любой бизнес, который работает с большим количеством товарных позиций.
Представьте себе велосипед без сидения: теоретически ехать можно, но удобства в этом мало. То же самое можно сказать и о бизнесе, который сталкивается с множеством документов: много времени и ресурсов уходит на то, чтобы вручную перенести данные с бумажных носителей в «1С». Но этот процесс можно сделать гораздо проще и удобнее, если использовать программу для автоматического распознавания и загрузки документов, таких как ТОРГ-12 и счета-фактуры.
Решение:
«Скан-загрузка документов» – инструмент, который значительно облегчает жизнь операторам и бухгалтерам. Вместо того чтобы вручную вводить данные из каждой накладной, вы просто сканируете документ, а программа автоматически распознает его и загружает в учетную систему. Это не только ускоряет процесс обработки документов, но и значительно снижает вероятность ошибок, что в конечном итоге помогает избежать неприятных ситуаций, таких как штрафы при налоговых проверках.
Автоматизация документооборота требует комплексного подхода. Конечно, СЭД и остальные представленные решения отлично работают само по себе, но настоящий успех приходит тогда, когда все эти элементы интегрированы и работают вместе. Такой подход позволяет не только упростить работу, но и существенно повысить эффективность всего бизнеса.
