«Скан-Архив» – программа для контроля возврата документов, удобного хранения электронных копий документов и поиска их в базе «1С».
Опишем основные функциональные возможности «Скан-Архива» всех версий:
- Штрихкодирование входящих и исходящих документов.
В «Скан-Архив» включена возможность настройки штрихкодирования документов, распечатываемых из данной учетной базы. На каждой странице распечатываемого документа размещается два штрихкода: один кодирует объект базы (документ или элемент справочника), к которому должен быть прикреплен скан этого документа, другой указывает номер текущей страницы.
Штрихкод объекта печатается в соответствии со стандартом Code128. Штрихкод номера страницы – по стандарту Code39.
Оба штрихкода выводятся в колонтитулы печатного документа, чтобы не требовалось изменять макет печатной формы.
- Автоматическое потоковое сканирование с помощью потокового сканера или импорт заранее отсканированных документов.
«Скан-Архив» может обрабатывать сканы в форматах JPG, PNG, BMP, TIF, PDF, включая многостраничные сканы в форматах PDF и TIF.
При сканировании сканы сохраняются только в виде одностраничных файлов-картинок (JPG, TIFF, BMP, PNG). Сканирование непосредственно в многостраничные файлы (PDF, TIF) невозможно, поскольку для правильного хранения и обработки необходимо сгруппировать в один многостраничный файл страницы, относящиеся к одному документу — а такая группировка возможна только после идентификации соответствующих объектов в базе. Но возможно настроить преобразование сканов в многостраничный формат при завершении сеанса – это позволит хранить и обрабатывать уже прикрепленные сканы в виде многостраничных файлов (PDF, TIF).
- Автоматическое прикрепление скан-образов к объектам (документам, справочникам) в учетной информационной базе на основании ранее внесенных в документ штрихкодов.
Штатная процедура «Скан-Архива» обрабатывает штрихкоды, которые печатаются средствами самого «Скан-Архива». Но процедура обработки штрихкодов реализована в модуле «1С» и может быть самостоятельно доработана программистом «1С» для обработки других штрихкодов (например, если в учетной базе штрихкодирование уже реализовано до внедрения «Скан-Архив»). Поддерживаются основные типы одномерных штрихкодов: Code39, Code128, EAN-8, EAN-13. Двумерные штрихкоды (в т.ч. QR-коды) не поддерживаются.
- Просмотр, распечатка, выгрузка прикрепленных скан-образов.
- Экспорт скан-образов для объектов, отобранных по определенным критериям отбора.
- Отчеты для контроля полноты скан-архива.
- Возможность автоматизировать прикрепление скан-образов документов без использования штрихкодов (например, для входящих документов, или для документов, распечатанных до внедрения штрихкодирования). Данная возможность основана на более интеллектуальных алгоритмах идентификации по ключевым полям (по номеру и дате документа) и требует предварительной настройки правил обработки сканов. Настройка может быть выполнена самостоятельно, без участия программиста «1С».
Порядок настройки описан в документе «Руководство по установке и настройке» (входит в поставку «Скан-Архива»).
- Возможность настройки нескольких ключевых полей сразу для каждого правила обработки сканов.
- Расширенные настройки идентификации по ключевым полям: объединение нескольких правил обработки сканов.
- Средства для автоматического обнаружения печатей на скан-образах.
- Работа с реестрами документов, т.е. группировки бумажных документов при передаче от менеджеров оператору «Скан-Архива» и обратно. Доступно только при встраивании «Скан-Архива» в конфигурацию учетной базы.
- Адресное хранение бумажных документов (возможность отражения в скан-архиве данных о физическом расположении бумажных оригиналов). Доступно только при встраивании «Скан-Архива» в конфигурацию учетной базы.
