Где ваш документ? Адресное хранение как инструмент для точного учета и безопасности

Время – ценный ресурс, особенно когда речь идет о документах. Множество организаций сталкиваются с проблемой правильного и эффективного хранения информации, которая в любой момент может понадобиться для бухгалтерии, кадрового учета или административных нужд.

Но как решить эту задачу так, чтобы все было организовано просто и надежно? Решение – адресное хранение в «1С».

Проблемы хранения документов

Представьте себе офис, в котором десятки, а то и сотни папок с документами, горы бумаг, записки и отчеты, которые нужно хранить, организовывать и в любой момент быть готовым предоставить. Столкнулись с этим? Ведь в реальной жизни поиск нужного документа в таком хаосе — это не просто неудобно. Это чревато большими проблемами. Особенно если речь идет о документах, которые необходимо хранить по закону.

Если у вас нет четкой системы, в любой момент может случиться неприятная ситуация: документ, который должен быть под рукой, исчезает, или его просто невозможно найти в нужный момент. Срок хранения какой-то документа давно истек, а вам срочно нужно его проверить или передать для анализа. И вот вы начинаете искать… и теряете время, которое вам уже никто не компенсирует.

Что еще хуже — в случае проверки или любого другого контроля, вам предъявят требования по тому, как документы хранятся, сколько времени хранятся, и насколько они доступны. И если какой-то документ не был найден или не вернулся на место — это не просто неудобство. Это штрафы, санкции, а иногда и гораздо более серьезные последствия для компании.

Риски несоответствия требованиям законодательства

Бывают ситуации, когда документы нужно хранить не только по внутренним стандартам компании, но и по требованиям закона. А вот если документы не могут быть найдены вовремя или неправильно хранятся, это неминуемо приведет к юридическим последствиям. Тот же Налоговый кодекс или законы, регулирующие хранение первичных документов, требуют точности, дисциплины и организации. Не соблюдение этих норм может привести к штрафам, санкциям и даже судебным разбирательствам.

Неорганизованное хранение — это прямой путь к правовым проблемам, что может поставить под угрозу финансовую стабильность компании и ее репутацию. Невозможность своевременно представить нужный документ проверяющим органам — это не просто неудобство. Это серьезные риски для бизнеса.

Адресное хранение документов в «1С»

Адресное хранение — это система, при которой каждый документ получает точную информацию о своем местоположении. Это может быть как физическое место хранения (например, офис, стеллаж или полка), так и виртуальное (например, место в цифровом реестре). В программе «Скан-Архив» адресное хранение позволяет вести учет всех оригиналов документов, даже если они были перемещены с основного места хранения.

Пользователи программы могут всегда найти информацию о том, где в настоящий момент находятся бумажные оригиналы документов, даже если они были изъяты и перемещены. Для того чтобы найти нужный пакет документов, достаточно в программе заполнить реквизиты искомых документов, и система отобразит точное местоположение каждого оригинала.

Операции с реестром документов

В программе «Скан-Архив» осуществляется управление реестрами документов, что включает в себя создание, добавление, перенос и уничтожение документов, а также отслеживание их местоположения. Рассмотрим основные объекты и операции, доступные пользователю:

1. Места хранения реестров

Места хранения — это справочник, который позволяет хранить информацию о местоположении реестров оригиналов документов. Этот справочник иерархический, что дает возможность создавать систему хранения с неограниченным количеством уровней. Например, можно указать следующую структуру хранения: город / офис / комната / стеллаж / полка. Это позволяет детально и точно определить, где именно находится документ.

2. Реестры

Реестр — это справочник, который хранит данные о самих реестрах, а также информацию о документах, включенных в них. Каждый реестр имеет свои реквизиты, такие как место хранения, дата передачи в архив, срок хранения и опись документов, включенных в реестр. Все эти данные можно легко просматривать и изменять в программе.

В реестре отображаются следующие данные:

• Организация — обязательное поле для заполнения.

• Место хранения реестра — полный путь к месту хранения оригиналов документов.

• Дата передачи в архив — дата, когда реестр был передан на хранение.

• Срок хранения — срок, на который документы из реестра подлежат хранению.

• Опись документов — список всех документов, включенных в реестр.

• Ответственный — лицо, ответственное за хранение реестра.

3. Операции с реестром документов

С помощью документа «Операция с реестром» можно отразить в базе данные о всех операциях, которые выполняются с реестром (или набором документов) в целом:

• Передача реестра в архив — это операция, которая фиксирует передачу реестра на хранение, где указывается дата передачи, срок хранения и место хранения.

• Перенос реестра — эта операция позволяет изменить место хранения реестра. Это может быть полезно в случае, если документы нужно переместить в другой офис или помещение.

• Уничтожение реестра — операция, фиксирующая факт уничтожения реестра документов после истечения срока их хранения.

Из формы документа «Операция с реестром» можно распечатать выполненную операцию с реестром и его текущее состояние.

4. Операции с документами реестра

Документ «Операция с документами реестра» служит для отражения операций по изменению состава реестра. С помощью этого документа можно проводить следующие операции:

• Создание реестра — создается новый реестр, в который добавляются документы. Для этого заполняются обязательные поля: организация, место хранения реестра, код реестра и его имя. Также устанавливаются дата передачи в архив и срок хранения.

• Добавление документа в реестр — операция, при которой в реестр добавляется новый документ. В табличной части указывается, какие документы будут включены в реестр.

• Временное изъятие документа из реестра — если документ был временно изъят, его местоположение и статус будут отражаться в системе.

• Возврат документа в реестр — когда документ возвращается в реестр, это фиксируется в базе данных.

• Удаление документа из реестра — если документ больше не должен находиться в данном реестре (например, его перенесли в другой реестр), его удаляют из текущего реестра.

Для каждой операции можно распечатать соответствующий отчет, который будет содержать информацию о выполненной операции и текущем состоянии реестра.

5. Журнал операций реестров

Журнал операций реестров позволяет отслеживать все действия с реестрами и документами, включая добавление, изъятие и удаление. В журнале можно настроить фильтры, чтобы просматривать только те операции, которые необходимы для анализа.

Учет сроков хранения и уничтожение документов

Система учета, реализованная в «Скан-Архиве», помогает эффективно управлять сроками хранения и своевременно уничтожать документы, которые больше не имеют юридической ценности. Например, если в архиве уже нет места для новых документов, можно с помощью программы определить, какие реестры оригиналов можно уничтожить, так как их срок хранения истек.

Почему «Скан-Архив» так удобен?

Программа позволяет не только легко находить и отслеживать документы, но и выполнять несколько операций с ними, включая:

• Добавление документов в реестр – можно быстро внести новые документы и указать информацию о сроках хранения.

• Изъятие документов – если какой-то документ был временно изъят, это отразится в реестре.

• Перенос и уничтожение – по истечении срока хранения документ можно перенести в архив или уничтожить.

• История изменений – в любой момент можно просмотреть историю изменений состава реестра.

С помощью этих функций можно легко отслеживать и контролировать все документы, откуда бы они ни приходили.

ООО «ТехноПак» – пример успешной реализации системы адресного хранения

Приведем пример реального кейса успешного внедрения решения для адресного хранения документов с помощью «Скан-Архив».

Проблема

Компания «ТехноПак» сталкивалась с большими трудностями в управлении потоком документов. Каждый месяц в компанию поступало около 10 000 документов, включая бухгалтерские, налоговые и юридические документы, а также накладные и акты. Хранить и отслеживать такие объемы документов на бумажных носителях становилось все сложнее.

К тому же, процесс подготовки к налоговым и внутренним проверкам занимал много времени и требовал участия нескольких сотрудников.

Почему выбрали «Скан-Архив»

До решения этой проблемы, руководство компании решило внедрить систему адресного хранения документов с помощью программы «Скан-Архив». Главной задачей было улучшение контроля за документацией и создание удобной системы поиска и учета для сотрудников компании.

В частности, требовалось обеспечить быструю и точную информацию о местоположении каждого оригинала документа, независимо от того, где он находится – в офисе, в архиве или у конкретного сотрудника.

Реализация

Внедрение «Скан-Архива» позволило организовать систему адресного хранения, при которой каждый документ в базе данных получает точную информацию о своем местоположении. В программе создается иерархическая структура хранения, где можно указать, в каком офисе, комнате, на какой полке или стеллаже хранится оригинал документа. Это значительно упрощает поиск и учет документов, особенно при необходимости быстрой подготовки к проверкам.

Программа также интегрируется с системой «1С», что позволило автоматически обновлять информацию о местоположении и статусе документов. Это устранило необходимость ручного ввода данных и минимизировало ошибки.

Результаты

После внедрения «Скан-Архива» компания «ТехноПак» значительно упростила процессы работы с документацией.

1. Время подготовки к проверкам снизилось в 10 раз. Если ранее подготовка могла занять несколько дней, теперь на это достаточно 1–2 часов, и выполнить ее может любой бухгалтер, без привлечения других сотрудников.

2. Ускорился процесс поиска документов. Теперь достаточно ввести реквизиты документа в систему, чтобы сразу узнать, где он находится.

3. Система адресного хранения позволила избежать проблем с утерей или недооставлением документов.

В компании также заметно улучшился общий документооборот: с внедрением системы удалось избавиться от бумажных носителей и полностью перевести документацию в электронный формат, что ускорило процессы взаимодействия между отделами.

Организация эффективного хранения документов – это не только требование законодательства, но и необходимость для ускорения работы всех бизнес-процессов. Благодаря «Скан-Архиву» вы можете оптимизировать все процессы, связанные с учетом и хранением информации, не теряя время на бумажную работу и поиски в переполненных архивных папках.

Перевод всех документов в электронный формат, их систематизация и автоматизация процессов с помощью «Скан-Архива» значительно упростит жизнь вашему бизнесу. Про удобна, безопасна и соответствует всем современным требованиям по защите данных и контролю за их хранением.