Как из-за ошибок в работе с документами можно оказаться на грани банкротства — и как этого избежать

Первичные документы — это все те счета, накладные и акты, на основе которых строится вся бухгалтерия. Если вы не отслеживаете их вовремя или неправильно прикрепляете к учетным записям, проблемы не заставят себя ждать. Например, если пропустите счет-фактуру или забудете прикрепить накладную к сделке, в отчетности могут появиться расхождения, и это приведет к штрафам и дополнительным проблемам.

В этой статье мы расскажем о проблеме и о том, как ее можно решить с помощью одной доработки.

Проблемы, которые возникают при большом объеме документов

Когда компания растет, документов становится гораздо больше. Это хорошо, но с этим приходит и проблема. Документы теряются, их сложно отслеживать, особенно когда они проходят через несколько человек. Например, когда накладные не прикрепляются вовремя или остаются «висеть» в пустых папках на компьютере, это создает путаницу.

Как это влияет на бухгалтерию, аудит и отчетность?

Проблемы с документами могут вызвать серьезные проблемы на этапе подготовки отчетности. Когда документация не учтена или потеряна, компании становится сложно предоставить точные данные, а значит, и бухгалтеру сложнее посчитать налоги и собрать всю информацию. Это также создает проблемы при аудиторских проверках, потому что бухгалтеры не могут найти нужные документы вовремя.

Когда документы не «на месте», готовить отчетность становится настоящим кошмаром. В результате компаниям приходится тратить время и деньги, чтобы восстановить утраченные данные, что влияет на бизнес в целом.

Как отсутствие системного контроля влияет на работу и бизнес-процессы

Каждая компания сталкивается с огромным количеством документов, которые нужно правильно учитывать и обрабатывать. Без должного контроля над этим процессом возникает целая цепочка проблем, начиная от потери времени и заканчивая финансовыми потерями. Это может существенно затормозить работу всей компании, повысить риски ошибок, штрафов и сделать бизнес менее эффективным.

Примеры из реальной практики показывают, как отсутствие системного контроля сказывается на бухгалтерии и бизнес-процессах в целом. Пора разобраться, как именно это влияет на работу компании и что можно сделать, чтобы избежать этих проблем.

1. Увеличение времени обработки и сверки документов

Когда система учета не настроена должным образом, на обработку и сверку документов уходит в разы больше времени. Например, в компании по оптовой продаже товаров бухгалтеры каждый день тратят по несколько часов на поиск нужных накладных и счетов.

Эти документы хранятся в разных папках, на разных компьютерах, а процесс поиска не автоматизирован. В результате, вместо того чтобы заниматься другими важными задачами, сотрудники теряют время на то, чтобы просто найти нужные бумаги.

2. Риски штрафов и финансовых потерь из-за ошибок и потери документов

Ошибки в учете документов или их потеря — это всегда риск штрафов и других финансовых потерь. Например, одна компания, продающая оборудование, не прикрепила счета-фактуры к сделкам вовремя.

В итоге, при налоговой проверке они не смогли предоставить нужные документы, и это привело к штрафу в 200 000 рублей. Все это можно было бы избежать, если бы была внедрена система, которая бы автоматически отслеживала каждый документ и его состояние.

3. Трудозатраты сотрудников на ручной поиск и обработку документов

Когда документооборот не автоматизирован, сотрудники компании тратят огромное количество времени на ручной поиск и обработку документов.

Пример: в логистической компании бухгалтеры тратили до 4 часов в день на то, чтобы вручную прикреплять накладные и счета к учетным записям в системе. Это не только снижает эффективность работы, но и создает дополнительные затраты на труд, которые могли бы быть направлены на более продуктивные задачи.

4. Сложности подготовки отчетности и аудита

Когда документы не организованы и не прикреплены должным образом, подготовка отчетности и проведение аудита становятся настоящей проблемой. В одном случае, компания по строительству не могла вовремя предоставить нужные документы для аудита, так как они просто не были прикреплены в систему учета.

В итоге бухгалтерия потратила недели на восстановление и поиск данных, что повлияло на сроки сдачи отчетности и привело к дополнительным штрафам.

Как «Скан-Архив» решает задачу контроля и учета первичных документов

Когда компания растет, количество документов, которые необходимо обработать и учесть, увеличивается в разы. Без автоматизации этого процесса появляется риск потери времени, ошибок и, как следствие, штрафов и дополнительных затрат. В таких случаях на помощь приходит

«Скан-Архив» — программа, встроенная в «1С», которая решает проблему контроля и учета первичных документов, обеспечивая прозрачность и упрощая работу бухгалтерии.

1. Автоматизация процесса возврата и хранения первичных документов

«Скан-Архив» автоматизирует все этапы работы с первичными документами. Это означает, что процесс возврата и хранения документов происходит без необходимости вручную прикреплять их к учетным записям.

2. Интеграция с «1С» для единого информационного пространства

Программа «Скан-Архив» полностью интегрируется с «1С», создавая единое информационное пространство для учета и хранения документов. Благодаря такой интеграции, все данные, включая документы и транзакции, автоматически синхронизируются. Это значительно сокращает время на поиск нужной информации, устраняет возможность ошибок при вводе данных и помогает сэкономить время на обработку отчетности.

3. Повышение прозрачности и скорости работы с документами

«Скан-Архив» улучшает прозрачность работы с документами. В программе можно легко отслеживать каждый этап их обработки: от поступления до прикрепления к учетным записям. Это дает возможность контролировать, на каком этапе находится документ и кто за него отвечает.

Такой подход повышает скорость работы, ведь все процессы автоматизированы. Например, в компании по оптовым продажам внедрение «Скан-Архива» позволило сократить время обработки документов с нескольких дней до нескольких часов, что существенно ускорило весь процесс.

4. Контроль статусов и ответственности на каждом этапе обработки

Программа позволяет отслеживать статус каждого документа на всех этапах его обработки. Для каждого этапа можно назначить ответственного сотрудника, что обеспечивает четкий контроль за выполнением задач. Если какой-то документ зависает на определенном этапе, это легко обнаружить и быстро решить проблему.

Доработка «Присоединение документов к реализации» — техническое решение

Компаниям, которые работают с большим объемом документов, важно иметь систему, которая поможет автоматизировать процесс прикрепления этих документов к учетным записям. Программа «Скан-Архив» решает эту задачу, обеспечивая автоматическое присоединение документов в «1С», таких как счета-фактуры, к основным учетным записям, например, к реализации товаров или услуг. Это не только ускоряет работу бухгалтерии, но и исключает возможность ошибок, связанных с ручным прикреплением документов.

Что это за доработка

Основная цель доработки — автоматизировать процесс присоединения документов к учетным записям в «1С». Например, счет-фактура автоматически прикрепляется к реализации товара, что значительно упрощает процесс учета и ускоряет рабочие процессы. Теперь бухгалтерам не нужно вручную прикреплять документы к соответствующим сделкам, что экономит время и повышает точность.

Как работает присоединение документов

• Документы основания. В программе «Скан-Архив» можно настроить автоматическое присоединение документов, таких как счет-фактура, к основным учетным записям в «1С». Это позволяет ускорить процесс учета, так как документы автоматически прикрепляются к сделке или операции в «1С».
• Варианты работы:
  • Простой вариант. Документ, например, счет-фактура, автоматически прикрепляется к одному объекту, например, к реализации. Это достаточно для большинства стандартных случаев.
  • Сложный вариант. Для более сложных ситуаций, когда необходимо прикрепить один документ к нескольким объектам (реализация, акт выполненных работ, накладная), система предлагает кнопку «Обработать двойные связи». После нажатия эта кнопка автоматически дублирует строки в «1С» и связывает один документ с несколькими объектами, устраняя необходимость в дополнительной ручной работе.

Преимущества доработки

• Автоматизация документооборота. Система автоматически прикрепляет документы к учетным записям в «1С», что экономит время и исключает возможность ошибок, которые могут возникнуть при ручном связывании документов.
• Удобство для бухгалтеров. Бухгалтерам не нужно искать и прикреплять каждый документ вручную. Это упрощает и ускоряет процессы документооборота и подготовки отчетности, позволяя сократить рабочие часы и повысить точность.
• Обработка двойных связей. Механизм «Обработать двойные связи» позволяет прикрепить один документ к нескольким учетным объектам одновременно. Это особенно полезно в случаях, когда один документ относится к нескольким сделкам или актам.

Влияние на бизнес-процессы

• Ускорение процессов. Благодаря автоматическому присоединению документов, сотрудники тратят гораздо меньше времени на обработку и привязку документов. Это значительно ускоряет бизнес-процессы, особенно когда речь идет о большом объеме сделок и документов.
• Упрощение отчетности. Вся информация о присоединенных документах теперь доступна в отчетах. Это упрощает контроль, делает процесс подготовки отчетности более прозрачным и значительно сокращает вероятность ошибок при подготовке финансовых отчетов.

Интеграция с другими системами

«Скан-Архив» интегрируется с «1С», что позволяет сохранять все документы и их связи непосредственно в этой системе. В зависимости от потребностей клиента могут быть выполнены дополнительные настройки для интеграции присоединенных файлов и корректной работы с отчетами, где эти документы будут учитываться.

Пример внедрения доработки — кейс клиента

Компания, занимающаяся оптовой продажей строительных материалов, ежедневно обрабатывает тысячи сделок с множеством документов, таких как счета-фактуры, накладные и акты выполненных работ.

Каждый заказ требует прикрепления нескольких документов к учетным записям в системе «1С», что создает дополнительные трудозатраты для бухгалтерии и других сотрудников. В связи с увеличением объемов бизнеса, компания столкнулась с проблемами в учете документов, потерей времени на их обработку и повышенным риском ошибок.

Особенности документооборота и задачи клиента

Документооборот в компании был сложным и трудоемким. Каждый день сотрудники компании занимались ручным прикреплением документов, что приводило к задержкам и путанице. Система учета была перегружена, а при высоком объеме работы вероятность ошибок, потерь документов и несвоевременной отчетности возрастала.

Задача компании заключалась в автоматизации процесса присоединения документов к сделкам, что позволило бы ускорить обработку, минимизировать человеческие ошибки и улучшить контроль за документацией.

Как была внедрена доработка и интегрирована в процессы клиента

В рамках решения этой задачи была внедрена доработка «Присоединение документов к реализации» с интеграцией программы «Скан-Архив» в «1С». В компании настроили автоматическое присоединение документов к сделкам в системе.

Теперь все счета-фактуры и накладные автоматически прикрепляются к соответствующим записям в «1С» без участия сотрудников. Для более сложных случаев, когда один документ должен быть прикреплен сразу к нескольким объектам (например, реализация и накладная), был настроен механизм «Обработать двойные связи», что позволяло автоматизировать этот процесс.

Процесс интеграции проходил в несколько этапов.

1. Установка и настройка «Скан-Архив» в «1С».
2. Настройка автоматического присоединения документов в систему, включая создание связей для документов с несколькими объектами.
3. Обучение сотрудников работе с новой системой, настройка отчетности.

Результаты: ускорение обработки, снижение ошибок, улучшение контроля и отчетности

После внедрения доработки компания заметила значительные улучшения:

1. Ускорение обработки документов. Автоматизация присоединения документов сократила время на их обработку на 50%. Бухгалтерам больше не нужно вручную искать и прикреплять каждый документ, что ускорило весь процесс.
2. Снижение ошибок. Ручной ввод данных был исключен, что привело к значительному снижению числа ошибок при прикреплении документов. Все документы теперь автоматически прикрепляются к соответствующим записям в «1С», и все связи между ними сохраняются.
3. Улучшение контроля. Система позволяет отслеживать статусы документов на всех этапах их обработки. Теперь каждый сотрудник знает, кто отвечает за документ и на каком этапе он находится. Это улучшило контроль за документооборотом и исключило случаи потери или задержки документов.
4. Улучшение отчетности. Система интегрировала все документы в единую учетную систему, что позволило значительно упростить подготовку отчетности. Все данные о документах автоматически учитываются, и отчетность готовится быстрее и точнее.

Благодаря внедрению доработки «Присоединение документов к реализации», компания существенно улучшила эффективность работы бухгалтерии и других сотрудников, снизила вероятность ошибок и повысила скорость обработки документов.

Автоматизация документооборота позволила компании сократить время на обработку документов и улучшить качество отчетности, что повысило общую продуктивность бизнеса.

Влияние доработки на бизнес-процессы

Внедрение доработки «Присоединение документов к реализации» с автоматическим прикреплением документов в «1С» значительно улучшает рабочие процессы в компании. Этот инструмент упрощает документооборот, повышает скорость обработки и снижает риски ошибок.

• Ускорение обработки документов. Автоматическое прикрепление документов к сделкам сокращает время на их обработку. Бухгалтерия больше не тратит часы на вручную прикрепление документов, что ускоряет все процессы в компании.
• Снижение ошибок. Автоматизация процесса исключает человеческий фактор. Документы прикрепляются без ошибок, что улучшает точность учета и снижает риски штрафов.
• Улучшение контроля. Теперь каждый документ отслеживается на каждом этапе. Это повышает прозрачность работы и устраняет проблемы с потерей документов.
• Упрощение отчетности. Вся информация о документах доступна сразу, что ускоряет подготовку отчетности и делает процесс более точным и прозрачным.
• Повышение эффективности сотрудников. Бухгалтеров не нужно тратить время на рутинные задачи, что позволяет им сосредоточиться на более важных аспектах работы, повышая общую продуктивность.
• Улучшение взаимодействия между отделами. Автоматизация помогает улучшить взаимодействие между различными подразделениями компании, устраняя задержки и недоразумения.