Как упростить жизнь бухгалтеру с помощью распознавания документов

1. Почему без автоматизации не обойтись
2. Какие документы можно обрабатывать
3. Распознавание первичных документов и интеграция с «1С»
4. Реальные примеры использования распознавания документов в программе «Скан-Архив»
5. А что насчет потокового сканирования?
6. Как выбрать систему распознавания документов
7. Итог: работать проще, а не больше

Если вы бухгалтер, то наверняка хотя бы раз ловили себя на мысли: «Ну почему я трачу столько времени на перепечатку счетов и актов?» День за днем, документ за документом — рутинные задачи превращаются в марафон на выносливость. Ошибки? Даже самые внимательные люди их допускают, особенно под конец рабочего дня.

К счастью, технологии уже давно готовы взять часть этой рутины на себя. Распознавание документов — это инструмент, который помогает работать быстрее, проще и, главное, с минимальными шансами на ошибку.

Почему без автоматизации не обойтись

Бумажный документооборот — это как поездка на старенькой машине. Она вроде работает, но тянет не быстро и требует много сил. А теперь представьте, что у вас электрокар, который все делает за вас: управляет, паркуется, следит за дорогой. Вот что такое автоматизация.

Системы распознавания документов умеют:

• сканировать и понимать текст на накладных, счетах-фактурах, актах и договорах.

• автоматически переносить данные в таблицы или бухгалтерские программы (например, «1С»).

• уменьшать время на ввод данных — на десятки, а то и сотни часов в месяц.

Такой подход помогает избежать не только рутины, но и человеческого фактора. Ведь система не забудет внести нужные цифры и не устанет от монотонной работы.

Для наглядности – подробное видео с демонстрацией работы программы «Скан-Архив», в основе которой лежит функционал системы распознавания.

Какие документы можно обрабатывать

Здесь все максимально просто: практически любой документ, который используется в бухгалтерии.

• Накладные: система определяет поставщика, дату, стоимость, товары — все, что вам нужно для учета.

• Счета-фактуры: реквизиты и суммы автоматически попадают в вашу базу.

• Акты выполненных работ: данные распознаются быстро и без лишней возни.

• Договоры, чеки и прочее.

Распознавание первичных документов и интеграция с «1С»

Когда на столе горы документов, а сроки поджимают, распознавание документов становится настоящим спасением. Если объяснить простыми словами, то эта технология позволяет загружать счета, накладные или акты в программу, где они автоматически «считываются». Все важные данные — даты, суммы, номера, реквизиты контрагентов — сразу попадают в вашу базу «1С», без ручного ввода.

Как это происходит?

1. Вы сканируете документ или загружаете его файл в систему.

2. Программа распознает текст, выделяет ключевые данные и проверяет их.

3. Все автоматически переносится в «1С» в нужный раздел.

Результат? Экономия времени, меньше ошибок и гораздо меньше стресса.

• Время больше не теряется впустую. Ручной ввод данных с документов занимает кучу времени. Вы сидите и перепечатываете одну накладную за другой, проверяя каждую цифру. Система распознавания делает это за секунды. Вам больше не нужно вбивать все вручную — просто загрузили документ, и он уже в «1С».

• Ошибки практически исключены. Когда нужно обработать много документов, легко где-то пропустить цифру или сделать опечатку. Система таких ошибок не допускает. Она автоматически проверяет данные и подстраивается под стандарты компании.

• Все документы под контролем. Распознанные данные сразу сохраняются в базе, их легко найти и проверить в любой момент. Вам больше не нужно листать кучу бумажных папок или искать информацию в таблицах.

Суть проста: вы тратите меньше времени на рутину, но успеваете больше. Пока система обрабатывает документы, у вас есть возможность заняться более важными задачами — анализом данных, подготовкой отчетности или планированием.

Реальные примеры использования распознавания документов в программе «Скан-Архив»

Для большей наглядности мы хотим ознакомить вас с реальными компаниями, которые воспользовались этой функцией и упростили жизнь бухгалтерам.

«Транзит-Ойл»

«Транзит-Ойл» — крупный поставщик автотоваров в Татарстане, Чувашии и Самарской области. Компания работает с 17 известными брендами, такими как ЛУКОЙЛ, NGK, Motul и другими. У них есть сеть розничных магазинов, интернет-магазин, а также филиалы в Казани, Набережных Челнах, Самаре и Чебоксарах. Ежегодно через бухгалтерию проходит огромное количество документов, и до внедрения автоматизации с этим было непросто справляться.

Всего за полгода в компании обработали больше 35 000 документов. Архив за пять лет занял небольшое помещение, и чтобы найти нужный документ, иногда уходило 3–4 дня. Контроль документов требовал много времени: операторы вручную отмечали, какие документы есть, какие нужно найти. По запросам контрагентов или налоговой оригиналы выдавали на руки, делали копии, а затем проверяли их возврат. Все это тормозило работу и бухгалтерии, и операторов.

Компания решила внедрить «Скан-Архив», чтобы ускорить работу с документами и решить проблему с хранением и поиском.

Программу установили в июле 2018 года. Сразу стало заметно, насколько быстрее и проще стало работать. Время обработки документов сократилось в три раза, подготовка к проверкам ФНС полностью автоматизировалась. Теперь отметки о наличии документов проставляются автоматически, а скан-копии хранятся прямо в базе «1С:Предприятие».

Все входящие и исходящие документы загружаются в электронный архив сразу после их получения. Это упростило доступ к документам: достаточно открыть базу, найти нужный файл, и его можно сразу отправить контрагенту или в налоговую.

• Документооборот стал оперативным.

• Документы легко находить, обрабатывать и контролировать.

• Упростилась работа с контрагентами: нужный документ всегда под рукой.

«Орелмасло»

АО «Орелмасло» — лидер в переработке рапса и подсолнечника в Центральной России. Компания перерабатывает до 215 тысяч тонн сырья в год и поставляет продукцию в страны Европы, Ближнего Востока, Азии и Китая. У них есть удаленные подразделения и представительство в Москве, что создавало дополнительные сложности в документообороте.

Каждый год в компании обрабатывают около 21 тысячи документов, из них 12 тысяч — входящие. До автоматизации подготовка к проверкам ФНС и сверки с контрагентами были настоящей головной болью. Все велось вручную, бумажные архивы занимали много места, а поиск нужных документов отнимал массу времени.

Компания решила установить «Скан-Архив», чтобы ускорить подготовку к проверкам и упростить сверки с контрагентами.

С 2019 года весь документооборот компании хранится в электронном виде. Теперь для того, чтобы найти нужный документ, не нужно копаться в бумажных реестрах — все доступно в несколько кликов. Программа фиксирует наличие оригиналов и копий, так что больше не требуется вести дополнительные записи вручную.

Кроме того, автоматизация помогла наладить обмен документами между подразделениями компании. Если раньше отправка документов из филиалов в головной офис занимала много времени, то теперь это делается практически мгновенно.

Результат

• Все документы хранятся в электронном архиве, доступ к которому можно получить из любого подразделения.

• Риски потерять данные сведены к минимуму.

• Упрощен учет первичных документов и работа с контрагентами.

А что насчет потокового сканирования?

Потоковое распознавание документов — это умная штука, которая берет на себя всю рутину по работе с бумажками. Представьте: вы загружаете в систему пачку накладных, счетов или договоров, а она сама считывает информацию и переводит ее в электронный вид. Никакого ручного ввода, никакого риска ошибиться.

Все просто, быстро и эффективно — спасибо искусственному интеллекту, который делает эту магию возможной.

Преимущества потокового сканирования

• Меньше работы, больше результата. С этой технологией можно обрабатывать сотни документов буквально за минуты. Загрузили, нажали кнопку — и все готово. Это особенно полезно, если у вас каждый день скапливаются горы бумаг. Теперь вы освобождаете время для более важных дел.

• Никаких ошибок. Мы все люди, и нам свойственно ошибаться, особенно когда устаем или торопимся. Но машина не устает и не делает опечаток. Она точно перенесет все цифры и данные в нужное место, а вы будете спокойны за результат.

• Автоматизация — это свобода. Потоковое распознавание отлично встраивается в ваши текущие процессы. Все, что раньше занимало часы, теперь делается автоматически. А это значит, что у вас больше времени на аналитику, стратегию и другие важные задачи.

В бухгалтерии эта технология вообще незаменима. Счета, акты, накладные, квитанции — все это нужно постоянно обрабатывать. Представьте, что вместо того, чтобы вручную вводить данные, вы просто сканируете документ, и система сразу переносит все в вашу бухгалтерскую программу. Это быстро, удобно и позволяет избегать авралов перед сдачей отчетов.

Если вы устали от бумажной рутины, потоковое распознавание документов — ваш верный помощник. Оно не только экономит время, но и делает вашу работу точнее. А главное — вы больше не чувствуете себя «человеком-принтером», ведь рутину выполняет программа, а вы занимаетесь важными делами.

Как выбрать систему распознавания документов

Систем на рынке много, и выбрать подходящую бывает непросто. Вот несколько советов:

1. Совместимость с «1С». Убедитесь, что система интегрируется с вашей бухгалтерской программой.

2. Поддержка разных форматов. Чем больше видов документов она умеет распознавать, тем лучше.

3. Простота использования. Не должно быть сложно: чем меньше действий, тем удобнее.

4. Техподдержка. Хорошо, если можно получить помощь, если что-то пошло не так.

Итог: работать проще, а не больше

Распознавание документов — это не просто про технологии, это про заботу о вашем времени и нервах. Такие системы делают работу бухгалтера быстрее и точнее, освобождают от рутины и помогают сосредоточиться на действительно важных задачах.

Если вы все еще думаете, стоит ли попробовать, просто представьте: вы приходите на работу, загружаете документы в систему, и через пару минут они уже в вашей базе. Вам остается только проверить. Это ли не мечта?

Автоматизируйтесь, работайте с удовольствием, а рутину оставьте современным программам.