Проверка ФНС налоговая: как подготовиться и избежать штрафов

Типы налоговых проверок ФНС: что нужно знать
Камеральная проверка ФНС: что проверяет ФНС и как подготовиться
Использование технологий для успешного прохождения проверки ФНС
Как взаимодействовать с ФНС и снижать риски при проверках

Если вы работаете финансовым директором или главным бухгалтером, то наверняка знаете: налоговые проверки – это неотъемлемая часть работы. И хотя они всегда были серьезным испытанием для бизнеса, в 2025 году подготовка к ним становится еще важнее.

Во-первых, с 1 января 2025 года вступает в силу ряд изменений в налоговом законодательстве. Компании на упрощенной системе налогообложения теперь обязаны платить НДС, а это значит, что ФНС получит дополнительный повод для пристального внимания. Во-вторых, цифровизация налогового контроля идет полным ходом: налоговики все активнее анализируют отчетность в режиме реального времени, выявляя несоответствия еще до начала проверок.

Частота проверок тоже растет. Даже если компания не попадает под выездную проверку, ее декларации проходят камеральный контроль, а в случае несоответствий ФНС запрашивает пояснения или дополнительные документы. И если не уделять должного внимания налоговой отчетности, можно легко попасть под пристальное внимание инспекции.

Но есть хорошая новость: к проверке можно и нужно готовиться заранее. В этой статье мы разберем, какие виды налоговых проверок существуют, как избежать ошибок и снизить риски, какие технологии помогут упростить процесс, и как правильно выстроить общение с ФНС.

Главная цель – не просто пройти проверку, а сделать так, чтобы ваш бизнес работал спокойно, без штрафов и доначислений.

Типы налоговых проверок ФНС: что нужно знать

Финансовые директора и главные бухгалтеры прекрасно знают, что налоговая отчетность – это не просто цифры в декларациях, а потенциальный источник головной боли, если инспекторы ФНС решат проверить компанию. Но каких проверок стоит ожидать и чем они отличаются?

ФНС использует два основных вида проверок:

Камеральная проверка – это стандартная процедура, которая проводится без выезда инспекторов в офис компании. Проверяются налоговые декларации и отчеты, а также их соответствие информации, уже имеющейся у ФНС. Если налоговики находят несоответствия или ошибки, они могут запросить пояснения или дополнительные документы.

Камеральные проверки затрагивают всех налогоплательщиков, но если отчетность в порядке, компания может даже не заметить, что проверка прошла.

Выездная проверка – гораздо более серьезное мероприятие. В этом случае налоговые инспекторы приезжают в офис компании и изучают всю бухгалтерскую и налоговую документацию за несколько лет. Как правило, выездные проверки назначают, если у налоговой есть основания считать, что компания занижает налоги или использует рискованные схемы.

Статистика говорит сама за себя: вероятность доначислений по итогам таких проверок достигает 98%.

Как часто компании сталкиваются с проверками?

Камеральные проверки проводятся в отношении всех налогоплательщиков после подачи деклараций. То есть каждая компания так или иначе проходит их несколько раз в год.

Выездные проверки касаются далеко не всех. ФНС использует 12 критериев риска, чтобы определить, стоит ли проверять компанию. Например, если у компании несколько лет подряд убытки, низкая налоговая нагрузка или высокие вычеты по НДС, это может стать причиной повышенного внимания со стороны налоговой.

Чтобы избежать лишних вопросов со стороны ФНС, компаниям стоит заранее:

Регулярно проверять соответствие налоговой нагрузки отраслевым показателям.
Следить за тем, чтобы все расходы были документально подтверждены.
Обеспечить прозрачность финансовых операций, особенно при работе с контрагентами.

Камеральные проверки избежать невозможно, но можно сделать так, чтобы они проходили без проблем. С выездными проверками сложнее, но при грамотной подготовке их можно минимизировать или хотя бы встретить во всеоружии.

Камеральная проверка ФНС: что проверяет ФНС и как подготовиться

Камеральная проверка – это первая линия налогового контроля, с которой сталкиваются все компании. После подачи декларации ФНС автоматически начинает ее проверку на соответствие внутренним данным налоговой службы. Проверка ФНС (налоговая) в этом случае проводится без выезда инспекторов и охватывает только поданную отчетность, но ошибки или несоответствия могут привести к неприятным последствиям – от требования пояснений до вызова на разбор ситуации.

Что именно проверяет ФНС при камеральной проверке?

Главная цель камеральной проверки – выявить ошибки, нарушения или признаки занижения налоговой базы. В первую очередь налоговики проверяют:

Корректность деклараций – соответствие налоговой отчетности расчетам, сделанным внутри ФНС. Например, налоговики сверяют данные о выручке, поступлениях НДС и прочих налогах с информацией, уже имеющейся у них.
Соблюдение сроков подачи отчетности – даже если ошибки нет, просрочка декларации может привести к штрафу.
Достоверность заявленных данных – если налоговики видят резкое снижение налоговой нагрузки, высокие вычеты по НДС или непропорциональные расходы, они могут запросить пояснения.
Соответствие налоговых данных отраслевым показателям – ФНС анализирует налоговую нагрузку компаний по каждой отрасли, и если у бизнеса показатели сильно отклоняются от средних значений, это может вызвать вопросы.

Как избежать проблем при камеральной проверке?

Самый простой способ избежать лишних вопросов от налоговой – качественная налоговая отчетность без ошибок и расхождений. Для этого:

Делайте сверку перед подачей декларации. Используйте сервисы ФНС или бухгалтерские программы, чтобы проверить соответствие данных перед отправкой.

Соблюдайте сроки подачи отчетности. Любая задержка грозит штрафами, а в некоторых случаях – дополнительным вниманием со стороны инспекторов.

Следите за налоговой нагрузкой. Если ваша налоговая нагрузка ниже среднеотраслевых показателей, подготовьте пояснения заранее, чтобы при необходимости объяснить ситуацию.

Оперативно реагируйте на запросы ФНС. Если налоговая требует пояснений, отвечайте в срок, не игнорируйте письма. Быстрая и аргументированная реакция снижает риск дальнейших проверок.

Используйте автоматизированные решения. Программы «1С» или решения вроде «Скан-Архива» позволяют быстро проверять соответствие данных, вести учет первичной документации и избегать ошибок.

Как «Скан-Архив» помогает в подготовке к проверкам?

Одна из частых проблем при проверках – отсутствие или несоответствие первичных документов. ФНС запрашивает копии договоров, актов, накладных, а бухгалтерия тратит часы (а иногда и дни) на их поиск. Здесь на помощь приходит «Скан-Архив» – программа, которая позволяет:

Автоматически присваивать штрих-коды каждому документу, что делает их быстрый поиск в системе предельно простым.
Контролировать возврат документов от контрагентов, сотрудников и подразделений компании, снижая риск потери важных бумаг.
Хранить отсканированные версии документов в единой базе, что избавляет от необходимости искать бумажные оригиналы по папкам.
Формировать отчеты о наличии и отсутствии документов, что позволяет заранее выявить потенциальные проблемы перед налоговой проверкой.

Использование «Скан-Архива» не только помогает подготовиться к камеральной проверке, но и значительно облегчает процесс работы с документами, снижая вероятность штрафов и доначислений.

Смотрите, как работает программа, бесплатно! Мы предлагаем бесплатную демонстрацию работы «Скан-Архива»

Смотреть демонстрацию

Камеральная проверка – это рутинный процесс, но если компания не уделяет должного внимания отчетности, он может превратиться в серьезную проблему. Чем внимательнее бухгалтерия относится к подготовке налоговых деклараций, тем меньше вероятность того, что проверка ФНС налоговая приведет к штрафам и доначислениям.

ФНС проверка налогов – это не повод для паники, если компания заранее подготовлена. Налоговая служба работает по четким алгоритмам, и если бизнес соответствует всем требованиям, проверка пройдет спокойно и без последствий. Главное – выстроить систему внутреннего контроля, которая позволит держать бухгалтерию в порядке и минимизировать риски.

Использование технологий для успешного прохождения проверки ФНС

Современный налоговый контроль становится все более автоматизированным. ФНС активно использует цифровые инструменты для анализа данных, и бизнесу тоже пора адаптироваться. Автоматизация налогового учета помогает не только упростить работу бухгалтерии, но и снизить риск ошибок, которые могут привести к штрафам.

Как технологии помогают избежать проблем при проверке?

Автоматизация отчетности в «1С» – программы бухгалтерского учета, такие как «1С:Бухгалтерия», позволяют минимизировать ручной ввод данных, а значит, сокращают вероятность ошибок. «1С» автоматически формирует налоговые декларации, рассчитывает суммы налогов и предупреждает о возможных несоответствиях еще до подачи отчетности.

Электронный документооборот (ЭДО) – ФНС уже давно призывает бизнес переходить на электронный документооборот, и в 2025 году это становится не просто удобством, а необходимостью. ЭДО помогает:

быстро предоставлять документы по запросу налоговой
исключить потерю или порчу важных бумаг
уменьшить риск расхождений между данными компании и данными ФНС

Системы контроля возврата финансовых документов – одна из распространенных проблем – несвоевременный возврат первичных документов от контрагентов, что может вызвать вопросы у ФНС. Здесь поможет «Скан-Архив» – система, которая фиксирует факт передачи документов и контролирует их наличие.

Проверка контрагентов – сделки с неблагонадежными партнерами – один из факторов риска при проверке ФНС. Используйте сервисы проверки контрагентов, например, «Прозрачный бизнес» от ФНС или сторонние системы аналитики.

Контроль налоговой нагрузки – цифровизация налогового контроля означает, что налоговая инспекция сравнивает показатели вашей компании со среднеотраслевыми. Чтобы не оказаться под пристальным вниманием, полезно использовать встроенные в «1С» или внешние сервисы для расчета налоговой нагрузки.

Почему автоматизация важна?

Снижается вероятность ошибок в отчетности.
Упрощается хранение и предоставление документов при проверке.
Улучшается контроль над налоговыми рисками.
Экономится время бухгалтерии на подготовку отчетов.

Технологии не избавляют от необходимости следить за налоговым учетом, но значительно упрощают этот процесс. Компании, которые используют цифровые инструменты, проходят налоговые проверки быстрее и с меньшими потерями.

Как взаимодействовать с ФНС и снижать риски при проверках

Даже если у компании идеальный порядок в отчетности, важно уметь правильно вести диалог с налоговой инспекцией. Ошибки в коммуникации могут привести к дополнительным вопросам, запросам документов и, в худшем случае, к выездной проверке.

Как правильно вести себя при проверке?

Сохраняйте спокойствие и четко соблюдайте регламент. Налоговая проверка – это не повод для паники.
Не давайте больше, чем требуют. ФНС вправе запрашивать только те документы, которые непосредственно касаются проверки.
Готовьте аргументированные пояснения. Если ФНС обнаружила расхождения или требует объяснений, отвечайте четко, без эмоций.
Фиксируйте все запросы и ответы. Вся переписка с налоговой должна быть документально зафиксирована.
Не игнорируйте вызовы в налоговую. Если компанию или руководителя приглашают в ФНС для дачи пояснений, лучше не откладывать визит.
Следите за корректностью общения сотрудников с налоговиками. Инспекторы могут запрашивать информацию у бухгалтеров, кадровиков и даже рядовых сотрудников.
Используйте ЭДО для оперативного обмена документами. Если у компании налажен электронный документооборот, это значительно ускоряет процесс предоставления документов.

Как минимизировать риски штрафов?

Готовьте документы заранее, чтобы при запросе ФНС они были в полном порядке.
Оперативно отвечайте на запросы, не затягивая с ответами.
Используйте четкие и обоснованные аргументы в случае расхождений в отчетности.
Ведите учет всех взаимодействий с ФНС.

Правильное поведение при налоговой проверке – это не только возможность избежать штрафов, но и способ сформировать у инспекторов впечатление о компании как о добросовестном налогоплательщике. А значит, снизить вероятность дополнительных проверок в будущем.

Проконсультируйтесь с нашими экспертами: они ответят на все ваши вопросы по работе с финансовыми документами!

Получить консультацию