Меньше всего хочется делать ошибки, когда речь заходит о документах. Без них ни деньги не получить, ни налоги вернуть, ни в суде выиграть. Один из важных реквизитов документа — печать.
Важных, но... не обязательных?
Разберемся.
Нужна ли печать организации
ООО и акционерные общества имеют право не иметь печатей. Это законно с 7 апреля 2015 г. (ст. 2 и 6 Закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ).
Соответственно, с тех пор как право вступило в силу, печать перестала быть обязательным реквизитом первичных документов (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Чем можно заменить печать?
- Квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Подпись ответственного лица.
Хотите всегда быть на 100% уверенными, все ли документы от контрагентов у вас в архиве?
В этом поможет стандарт контроля документов «Скан-Архив». Смотрите, как он работает, прямо сейчас!
Если печать у организации была, а теперь от нее решили отказаться, нужно правильно оформить это решение.
1. Особо оговорить это в уставе.
Пример формулировки об отсутствии печати в уставе организации:
«Общество не имеет круглой печати, служащей для его идентификации путем указания на ней полного фирменного наименования на русском языке и местонахождения Общества. Общество может иметь и использовать в своей работе штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также может иметь зарегистрированные в установленном порядке товарные знаки и другие средства индивидуализации. Порядок использования средств идентификации общества определяется настоящим уставом и локальными нормативными актами Общества».
2. При утверждении шаблонов первичной бухгалтерской документации и др. документов проконтролируйте отсутствие на бланках пометок «М.П.».
3. В адрес контролирующих органов стоит направить сопроводительное письмо о принятии такого решения. Уведомление об отказе использования печати целесообразно направить и в адрес постоянных контрагентов, поскольку на первичных документах печати не будет.
Оставили печать! Когда использовать?
Если продолжаете использовать печать, то ее необходимо ставить, если документ предусматривает ее наличие, или же по требованию контрагента. Вот документы, где печать обязательна:
- трудовая книжка (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Правительства РФ от 10.10.03 г. № 69) — если у вас еще есть бумажные;
- акт о несчастном случае на производстве (ст. 230 ТК РФ);
- бланки строгой отчетности (пп. 3 и 13 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6.05.08 г. № 359);
- двойное складское свидетельство (ст. 338, 913 ГК РФ);
- выписки по счету депо и закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательств (Федеральный закон от 16.07.98 г. № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)»);
- учредительные документы, представляемые для государственной регистрации прав на недвижимое имущество (Федеральный закон от 21.07.97 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»);
- документы, предоставляемые в таможенные органы (Федеральный закон от 27.11.10 г. № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ»);
- платежные документы на перечисление денежных средств (п. 5.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций»).
Обратите внимание: налоговые органы вправе требовать проставления печати, если общество не отказалось от ее использования (Письмо Минфина РФ от 16.02.2016 № 03-02-07/1/8575).
Нужна ли печать ИП
Требование к предпринимателям использовать печать не предусмотрено законодательством. Это подтверждает УФНС по Москве в Письме от 28.02.2006 № 28-10/15239. Когда печати нет, оформленные документы действительны без оттиска.
Но если печать у бизнесмена есть, безопаснее ставить оттиск на документах, где этот реквизит обязателен.
Нужно подписывать эти документы, ставить печати, сканировать документы? У нас есть отличный инструмент-доработка для «1С», который поможет вам в этом и освободит ваше время!
Проверено: время на работу с документами сократится до 40%.
Что делать, если потеряли печать
В случае, если печать утеряна, нужно следовать такому порядку действий (Рекомендации описаны в Письме Минфина РФ от 31.01.2011 № 03-02-07/1-26):
- Издать Приказ о неиспользовании украденной печати;
- Изготовить новую печать, которая бы отличалась от потерянной;
- Издать Приказ об использовании новой печати, проставить на нем оттиск новой печати;
- Оформить карточку с образцами подписей и оттиском печати и представить ее в банк. Если куда-то представляли ранее копию карточки с образцами подписей и печати, нужно изготовить новые копии и заменить старые.
Как избежать мошенничества с печатью, если та утеряна или украдена:
- Разместить информацию о краже печати и недействительности удостоверенных ею документов с даты кражи в «Вестнике государственной регистрации» или местном СМИ, в котором публикуют информацию о регистрации, ликвидации и фактах хозяйственной жизни юрлиц.
- Уведомить письмом партнеров по бизнесу о необходимости проверки поступающих от компании документов со старым оттиском, в том числе датированных ранее даты утери/кражи печати, отправить им копию приказа об использовании новой печати с образцом оттиска.
- Изменить оттиск. Можно поменять расположение защитных линий или шрифт.
Также вам будет полезно: как правильно подписывать первичные документы.
