Улучшение работы с документами через штрихкодирование

Многие крупные компании встречаются с трудностями в контроле за документами, что может привести к штрафам, недопониманиям, снижению эффективности. Но все это касается бизнес-процесса, который еще не автоматизирован или не автоматизирован полностью.

Внедрение штрихкодов в работу крупной компании значительно улучшает обращение с документами. Каждый документ получает уникальный штрихкод, что позволяет легко его отслеживать, находить и учитывать. Такая система уже активно используется многими компаниями для повышения эффективности и продуктивности работы.

Далее мы расскажем, какие виды штрихкодирования бывают и почему они очень полезны для работы компании.

Преимущества штрихкодирования

• Лучший контроль за информацией. Штрихкод делает каждый документ уникально идентифицируемым, что облегчает хранение, поиск и доступ. С помощью специализированных сканеров и программ время на поиск и организацию документов сокращается, а ошибки сводятся к минимуму.
• Эффективность бизнес-процессов. С штрихкодами ускоряется обработка информации. Сотрудники могут быстро опознать документ без необходимости ручного ввода данных, что особенно важно для оперативной работы, например, при обработке заказов.
• Повышение контроля и отслеживаемости. Штрихкоды позволяют детально отслеживать каждое движение документа. Это обеспечивает полный контроль над жизненным циклом документа, помогает минимизировать риски потери или неправильного использования.
• Меньше ошибок, больше точности. Автоматизация считывания информации уменьшает вероятность ошибок при ручном вводе данных. Это повышает точность информации и помогает в принятии правильных решений.
• Улучшение аналитики и отчетности. Штрихкодирование упрощает сбор данных и создание детальных отчетов о движении и обработке документов, что дает управлению компании ценные аналитические данные для оптимизации процессов.

Технологии штрихкодирования

Штрихкодирование значительно упрощает идентификацию и отслеживание документов в организациях. Существует несколько типов штрихкодов, каждый из которых подходит для различных задач. Разберем основные из них:

• EAN-13. Этот штрихкод преимущественно используется в розничной торговле для маркировки товаров. Он содержит 13 цифр, которые информируют о производителе и конкретном товаре.

• CODE-39. Этот тип штрихкода часто применяется для маркировки логистических и складских единиц. Он может включать в себя буквы, цифры и специальные символы, что делает его универсальным для разнообразных задач идентификации.

• CODE-128. Этот штрихкод идеально подходит для логистики и производства благодаря своей высокой плотности данных. Он позволяет кодировать большие объемы информации, что особенно важно при комплексных логистических операциях.

• QR-коды и Data Matrix. Эти два типа штрихкодов могут содержать много информации и используются для самых разных целей, включая ссылки на веб-страницы, передачу контактных данных или хранение дополнительной информации о товаре. QR-коды особенно популярны благодаря своей способности быть отсканированными с помощью смартфонов, что делает их идеальными для интерактивного взаимодействия с клиентами.

Каждый из этих типов штрихкодов наносится на документы или товары с помощью специализированного оборудования, и для их считывания требуется специальное программное обеспечение. Эти технологии позволяют оптимизировать управление информацией и повышать эффективность бизнес-процессов, делая их более быстрыми и надежными.

Методы нанесения штрихкодов на документы и использование специализированного оборудования

Способы нанесения штрихкодов

• Печать на документе. Штрихкоды часто печатаются непосредственно на документах при помощи обычных принтеров. Этот метод позволяет интегрировать штрихкоды в текст или изображения документов, делая их частью официальных бумаг.
• Использование этикеток. Если документы требуют частой замены штрихкодов или их перемещения, на них наклеивают специальные этикетки с штрихкодами. Это обеспечивает гибкость и возможность обновления информации без перепечатывания всего документа.

Инструменты для работы со штрихкодами

• Специализированное программное обеспечение. Программы, такие как «Скан-Архив», предоставляют функционал для создания, печати и сканирования штрихкодов, а также автоматизации управления документами. Это упрощает интеграцию штрихкодов в рабочие процессы и улучшает управление данными.
• Оборудование для печати и сканирования. Для работы с штрихкодами используются специализированные принтеры и сканеры, а также мобильные устройства, поддерживающие считывание штрихкодов. Эти устройства помогают обеспечить эффективное внедрение штрихкодов в бизнес-процессы, облегчают их применение и поддержку на всех уровнях организации.

Как работает штрихкодирование в программе «Скан-Архив»

Система «Скан-Архив» использует штрихкодирование для улучшения управления документами в организациях, делая процессы более эффективными и надежными. Как это работает?

• Сканирование документов. Документы сканируются через специализированные сканеры или многофункциональные устройства. «Скан-Архив» автоматически распознает штрихкоды на документах, которые были ранее загружены в базу данных и возвращены после подписания, облегчая их последующую загрузку в базу «1С».

• Автоматическое распознавание и маркировка. Если сканируемый документ не имеет штрихкода, система распознает его по данным контрагента, дате и номеру. После распознавания система автоматически наносит штрихкод, что ускоряет его дальнейшее распознавание и обработку.

• Управление документацией. «Скан-Архив» позволяет полностью контролировать документооборот, включая поиск, просмотр, редактирование и передачу документов. В системе можно делать отметки о недостающих сканах или отсутствующих подписях, что упрощает анализ и принятие мер по недостающим документам.

• Безопасность и конфиденциальность. Только авторизованные сотрудники имеют доступ к документам, это строго регламентировано. Оператор «Скан-Архива» отвечает за все ключевые операции с документами, такие как их добавление или удаление, что обеспечивает защиту от ошибок и потери информации.
• Автоматизация и отчетность. Штрихкодирование в программе автоматизирует рутинные задачи управления документами, сокращая время и затраты. Система также позволяет отслеживать, кто и когда взял документы и не вернул их, что помогает оптимизировать взаимодействие между отделами и повышает общую эффективность работы.

Автоматизация работы с документами – это то, что сегодня нужно каждому бизнесу. Время, когда бумаги обрабатывались вручную, ушло в прошлое. Штрихкодирование помогает быстро находить и отслеживать документы, но это только один из способов упростить работу.

Для настоящей оптимизации нужен комплексный подход, который как раз реализован в программе «Скан-Архив». Это решение объединяет все необходимое: сканирование, штрихкодирование, хранение данных и их организацию. «Скан-Архив» легко интегрируется с существующими системами и автоматизирует рутинные задачи, что экономит время и деньги.

С такой системой вы не только упрощаете работу, но и повышаете точность обработки данных. В итоге бизнес работает быстрее и эффективнее, что особенно важно в нашем быстром мире.