Работа с документами – одна из самых трудоемких сфер предприятия, из-за чего главы компаний стремятся упростить документооборот и перевести его в цифровой вид.
Однако для автоматизации документооборота определены нормы в законодательстве РФ. Эти нормы в какой-то мере противоречивы и порой имеют лишь рекомендательный характер, но ознакомиться с ними перед внедрением электронной системы документооборота нужно обязательно.
Отдельных стандартов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, поэтому в список входят и нормативные документы для «классического» делопроизводства.
- Федеральные законы об электронной цифровой подписи (№1-ФЗ от 10.01.2002), об информации и ее защите (№149-ФЗ), о персональных данных (№152 и №363-ФЗ) и так далее.
- Постановления федерального и региональных правительств, отраслевые правила и требования.
- ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 51141-98, Р 6.30-2003 и др.
Эти документы учитывают разработчики программного обеспечения для электронного документооборота. Так как рекомендации не всегда ясны и могут в разных документах быть непоследовательными, то компании стараются создавать свои СЭД максимально адаптивными и гибкими.
Что важно учитывать, опираясь на законодательство
- Правила работы с электронными подписями (уровни защиты, обновление сертификатов, какая подпись сделает документ юридически значимым).
- Сочетаемость системы для работы с финансовыми или кадровыми документами с юридически значимым документооборотом.
- Все официальные электронные бумаги организации должны быть легитимны, достоверность их можно легко определить.
Как выбрать подходящую СЭД
- Определите требования к СЭД, учитывая особенности вашего бизнеса.
- Изучите рейтинги СЭД и анализируйте отзывы.
- Посмотрите презентации СЭД.
- Протестируйте СЭД на примере вашего бизнеса.
- Подберите команду для внедрения СЭД.
Особенности внедрения СЭД
Когда дело доходит до внедрения системы электронного документооборота (СЭД), перед вами встает выбор: доверить этот процесс внутренним специалистам или привлечь внешнюю компанию. У каждого подхода есть свои плюсы и минусы.
Внутренние специалисты
Плюсы:
- Знание специфики бизнеса. Ваши сотрудники хорошо понимают внутренние процессы, культуру компании и могут настроить СЭД с учетом всех нюансов.
- Более тесное взаимодействие. Внутренние специалисты всегда на месте, и можно оперативно вносить изменения и адаптировать систему под новые требования.
- Экономия на оплате услуг. Поскольку вы используете собственных сотрудников, можно сэкономить на привлечении внешних подрядчиков.
Минусы:
- Внутренние специалисты могут не обладать достаточным количеством знаний о внедрении СЭД, что увеличивает риск ошибок и задержек.
- Поручение проекта внутренним сотрудникам может отвлекать их от основных обязанностей, что скажется на общей эффективности работы.
- Внутренние специалисты могут не знать всех возможностей и новейших технологий, доступных на рынке, что может ограничить функционал внедряемой системы.
Внешняя компания
Плюсы:
- Высокая экспертиза и опыт. Специализированные компании обладают большим опытом в внедрении СЭД и могут предложить лучшие практики и решения.
- Быстрое внедрение. Внешние специалисты сосредоточены только на этом проекте, что ускоряет процесс внедрения.
- Доступ к новейшим технологиям. Внешние компании часто в курсе последних трендов и могут предложить современные решения, которые вы могли бы упустить.
Минусы:
- Услуги внешней компании могут потребовать дополнительных затрат, особенно если проект сложный. Однако стоит учитывать перспективу: с успешным внедрением все окупится.
- Внешним специалистам может потребоваться время, чтобы понять специфику вашего бизнеса, что может затянуть процесс адаптации системы под ваши нужды. В таком случае важно правильно описать задачу.
- Если в будущем потребуется доработка или поддержка, вы можете оказаться зависимы от той же компании. С другой стороны, как правило, компании предоставляют возможность техподдержки на определенный период со скидкой, что довольно выгодно.
В конечном итоге, выбор зависит от ваших приоритетов и ресурсов. Если вам важно знание бизнеса и тесное взаимодействие, возможно, стоит задействовать внутренних специалистов. Если же вам нужны скорость, опыт и доступ к новейшим технологиям, лучше обратиться к внешней компании.
