Внедрение программы позволило автоматизировать обработку первичных документов и синхронизировать их электронный архив с базой контрагентов в «1С». Возможность быстрого поиска отсканированных документов позволяет сотрудникам компании готовиться к налоговым проверкам до 15 раз быстрее, чем до внедрения программы.
«Феникс+» - один из крупнейших в стране производителей бумажно-беловой канцелярии и товаров для школы и офиса. Компания проводит оптовые и оптово-розничные поставки по всем регионам РФ и странам СНГ. Клиентская база «Феникс+» в несколько тысяч предприятий обуславливает необходимость ежедневной обработки документов. От бухгалтерской службы компании поступил запрос на автоматизацию обработки «первички» и оптимизацию работы с архивом.
Для этих целей было решено использовать программу «Скан-Архив» для создания электронного архива документов в «1С». Разработчик решения – компания «ГЭНДАЛЬФ». Внедрением и настройкой ПО занималась IT-служба «Феникс+».
Теперь процесс обработки и учета первичных документов на предприятии строится следующим образом: бухгалтер, имеющий доступ к программе, загружает партию бумаг в потоковый сканер, затем программа считывает номер, штрихкод и текст документа и прикрепляет его к необходимому разделу в базе «1С:Управление торговлей 8». Файл доступен для поиска в «1С» и в «Скан-Архиве». Отсканированные копии можно выгрузить из электронного архива в любой момент. Эта возможность помогает при подготовке пакета бумаг к встречным налоговым проверкам. Если ранее бухгалтеру приходилось искать документы в бумажном архиве до 8 часов, то сейчас подготовиться к проверке можно в течение часа.
Сотрудники также использует функцию контроля возврата документов: «Скан-Архив» позволяет проверить, прислал контрагент необходимую бумагу или нет.
IT-директор «Феникс+» Дмитрий Александрович Скрипник поделился впечатлениями о работе программы:
|
«Решение выполняет свою основную задачу – быстро обрабатывает первичные документы и добавляет их в базу «1С». Данная автоматизация снижает трудозатраты бухгалтеров: за месяц через программу проходит порядка 1 500 документов, а ранее эти накладные обрабатывались вручную. Некоторое время после внедрения мы печатали документы в «1С:Торговля и склад 7.7», но не так давно перешли на «восьмерку». Это позволило ускорить поиск документов в базе при сканировании за счет использования распознавателя штрихкодов». |
