«Стеллар»

Справка о заказчике

Компания «Стеллар» открылась в Ростове-на-Дону в 1994 году, а сегодня входит в тройку отечественных лидеров по производству игрушек из пластмассы. В ее ассортименте более 450 артикулов игрушек, более 500 контрагентов «Стеллар» располагается по всей России, а также в Белоруссии и Армении. Документооборот компании составляет 20 000 документов в год.

Проблема

Подготовка к налоговой проверке — неотъемлемая часть деятельности любой организации. Но налоговые риски чаще всего возникают у компаний с бумажным документооборотом. Какой бы высокой не была квалификация бухгалтера, поиск документации в большом бумажном архиве нередко затягивается на несколько часов, а иногда и дней.

Почему «Скан-Архив»

Решение было найдено после посещения бухгалтерами «Стеллар» семинара, на котором группа компаний «ГЭНДАЛЬФ» презентовала свою разработку – программу «Скан-Архив», позволяющую вести упорядоченный электронный архив прямо в «1С».

Решение

В короткие сроки «Скан-Архив» был установлен на предприятии. И вскоре после того как программа вошла в эксплуатацию, процесс подготовки к налоговым проверкам изменился. В прошлом осталось перебирание толстых папок с документацией. Теперь бумажные документы переводятся в скан-копии сразу же при получении. «Скан-Архив» распознает ключевые реквизиты или штрихкоды, а затем прикрепляет эти копии к базе «1С:Предприятие 8». Во время проверки нужный пакет документов можно выгрузить из базы через кнопку «Экспорт», задав параметры (название, вид, дату или др.). Остается распечатать его или отправить в электронном виде.

Результаты

• Сократились трудозатраты на подготовку к налоговым проверкам.
• Появилась возможность отслеживать возврат документов от контрагентов или сотрудников.
• Снизились риски штрафов за просрочку предоставления документов и за предоставление неверных данных.

Мнение заказчика «На сегодняшний день в электронный вид переведены документы за 2015 год, в течение 3 месяцев планируем внести в базу документы 2014 года. Но мы уже ощущаем, как программа «Скан-Архив» помогает нам в работе. Если раньше на сбор всех бумаг уходило около недели, то сейчас мы готовимся к проверке за 3-4 часа. А если требуется предоставить небольшое количество документов, то счет идет на минуты: выбираем нужные сканы и отправляем. Мы около 8 лет сотрудничаем с компанией «ГЭНДАЛЬФ» по сопровождению «1С», доверяем ее специалистам, и разработанный ими электронный архив полностью оправдал наши ожидания». Ольга Петровна Корниенко, бухгалтер компании «Стеллар».