«Севкабель»

Справка о заказчике

Группа «Севкабель» — одна из крупнейших российских компаний кабельной промышленности. На предприятиях группы выпускается около 20 тысяч марко-размеров кабельно-проводниковой продукции. Эта продукция поставляется в различные регионы и республики РФ, страны СНГ.

С 19 века «Севкабель» обеспечивает стратегически важные отрасли российской промышленности высококачественными кабельными продуктами. И для этого в своей работе использует передовые технологии. На предприятиях компании применяется новейшее оборудование ведущих мировых производителей, таких как Maillefer (Швейцария), Niehoff (Германия), Cortinovis (Италия), Rosendahl (Австрия), Sket (Германия).

Проблема

Перед IT-службой предприятия была поставлена задача с помощью современных технологий наладить работу так, чтобы в короткие сроки и с минимальными трудозатратами предоставлять документы в контролирующие органы. «Севкабель» обладает большим бумажным архивом, и ранее сотрудникам бухгалтерии приходилось тратить десятки часов на поиск документов для ФНС, ФСС, ПФР и других организаций.

Почему «Скан-Архив»

«Севкабель» постоянно совершенствует не только производственные, но и бизнес-процессы. И при выборе программного обеспечения отдает предпочтение отечественным разработчикам. Так, для организации управленческого и бухгалтерского учета «Севкабель» на протяжении многих лет использует программы фирмы «1С», следовательно, и решение электронного архива должно было легко интегрироваться в учетную программу. По этим параметрам был выбран «Скан-Архив» от «ГЭНДАЛЬФ».

Решение

IT-служба выбрала программу «Скан-Архив», разработанную компанией «ГЭНДАЛЬФ», отметив ее важную особенность. Ее легко можно встроить в «1С:Управление производственным предприятием» и с ее помощью прикрепить скан-копии бумажных документов к действующим документам базы.

В течение недели «Скан-Архив» был установлен, сотрудники обучены, вскоре после этого были внедрены дополнительные рабочие места и программа начала использоваться. Сейчас на предприятии идет работа по внесению в электронный архив информации за прошлый период, что делается автоматически с помощью потокового сканера.

Результаты

• упростился обмен документами между подразделениями. Доступ к упорядоченному электронному архиву имеют сотрудники разных отделов и им не приходится запрашивать друг у друга документы и ожидать их предоставления.
• на подготовку отчетности уходит не весь день, как ранее, а порядка 30 минут, ведь каждый документ в базе можно найти за пару кликов мыши.
• возможность программы контролировать наличие подписанных документов от контрагентов. Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе «Скан-Архива», что позволяет избежать спорных вопросов и штрафов.
• организация работы бухгалтерии даст руководству предприятия уверенность, что при любой проверке контролирующих органов документы будут предоставлены вовремя и безошибочно.

Мнение заказчика Руководством нашей компании была поставлена задача о создании электронного архива бухгалтерских документов, который бы позволил в короткие сроки и незначительными трудозатратами предоставлять сканированные копии документов в контролирующие органы по требованию. Путем интернет-поиска было найдено решение - программа «Скан-Архив», которая обладала несомненным плюсом - возможностью встраивания в нашу действующую программу 1С:УПП и прикрепления скан-копий к действующим документам базы. Бухгалтеры интенсивно вводят данные за весь 2015 г. Процесс идет успешно. Начальник отдела сопровождения и разработки «1С» ГК «СЕВКАБЕЛЬ»    Крыль А.Р.