02.11.2016

Автоматизация документооборота: выбираем программу за 5 шагов

Автоматизация документооборота: выбираем программу за 5 шагов

«Нам нужна автоматизация документооборота!» – если вы услышали эту фразу от своего руководителя или главного бухгалтера, то этот текст точно для вас. Мы разберемся, как выбрать нужную программу, какие вопросы нужно задать бухгалтеру, чтобы не попасть впросак и обязательно ли платить большие деньги за большой функционал? Мы расписали для вас путь выбора нужной программы по шагам.


Шаг №1

Спросите у ваших бухгалтеров, что такое автоматизация документооборота. То есть, как они понимают ее функции, какие задачи должна выполнять программа. Зачастую руководитель, который ставит задачу, не знает всех проблем, с которыми стакивается бухгалтерия при работе с документами.


Шаг №2

Определите вид нужной программы. Посмотрите обзоры в Интернете, почитайте статьи экспертов (не рекламные) и только после этого встречайтесь с консультантом. Этот шаг поможет вам критически оценить информацию консультантов и отсеять дорогие и не нужные вам решения.


Шаг №3

Усвоив полученную информацию, выберите решение для автоматизации документооборота, которое легко встраивается в учетную систему вашей организации. Обратите внимание на интерфейс пользователя – в идеале это должна быть простая в использовании программа (если, конечно, вы не хотите проводить часы, обучая ваших бухгалтеров).


Шаг №4

Оценивайте предложенный функционал по потребностям заказчика. Одни решения выделяются благодаря текстовому поиску (распознавание скан-копии документов), другие за счет эффективного хранения документации (скан-образы документов хранятся прямо в базе). Делайте упор на те функции, которые важны, чтобы не увеличить стоимость решения в несколько раз.


Шаг №5

Проверьте выбранное решение в действии. Автоматизация документооборота – дело не только сложное, но и затратное. Поэтому производители подобных программ всегда предлагают демоверсии или сдают программу в аренду на пробный период. Эта возможность помогает оценить все возможности программы и принять взвешенное решение.



Самое главное – не торопитесь с выбором программы, потому что принятое вами решение повлияет не только на работу бухгалтерии, но и на деятельность организации в целом.

Возврат к списку

Заказать звонок

phone

Бесплатная консультация