Главная
Новости
Документооборот

Госдума планирует оставить бумажные архивы в прошлом

Госдума РФ вынесла на рассмотрение законопроект о введении электронного документооборота финансовых документов. Если законопроект будет принят, то при создании электронной копии документов бумажный оригинал будет достаточно хранить 1 год – обычно в этот срок могут возникать споры по документу.

Управление и отслеживание электронных копий будет осуществляться при помощи метаданных.

Какие электронные дубликаты можно будет создавать:

  • первичные учетные документы;
  • регистры бухгалтерского учета;
  • бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения, касающиеся этих данных;
  • бланки о согласии на получение материалов рекламного характера пользователями;
  • согласия на обработку персональных данных;
  • договоры оказания услуг;
  • письменные обращения в госорганы или иные структуры и др.

Электронная копия для документов, хранение которых регулируется архивным законодательством, тоже может использоваться – но хранение бумажного оригинала будет регулироваться органами архивного делопроизводства (возможно, в этом случае 1 года будет недостаточно).

Что будет, если…

  • Будут обнаружены расхождения между бумажным оригиналом и электронной копией.
    В этом случае приоритет все же будет отдан вещественному (бумажному) документу, который находится на руках физлица.
  • Устареет формат электронного документа.
    Нужно будет конвертировать старый документ в новый формат, это предусмотрено опциями таких документов. Содержимое документа от этого не изменится, но обновление формата позволит зафиксировать новые реквизиты и метаданные. Измененный вариант тоже нужно будет подписывать квалифицированной электронной подписью (КЭП) того, кто отвечает за конвертацию документа.
  • Нужно будет выдать документ третьим лицам.
  • Информационная система передачи и хранения документов позволяет выдавать документы по запросу третьим лицам. Это происходит вместе с описью документа и подтверждается усиленной КЭП того, кто выдал запрашиваемую информацию.
  • Электронный документ будет уничтожен.
  • Метаданные такого документа все равно сохранит информационная система.

Законопроект в силу еще не вступил, но очевидно указывает на тенденцию правительства все более плотно переводить бизнес на электронный документооборот. Вы можете обратиться за бесплатной консультацией в Центр консультаций по автоматизации документооборота «ГЭНДАЛЬФ».



Возврат к списку

Заказать звонок

phone

Бесплатная консультация