Госдума планирует оставить бумажные архивы в прошлом

Госдума РФ вынесла на рассмотрение законопроект о введении электронного документооборота финансовых документов. Если законопроект будет принят, то при создании электронной копии документов бумажный оригинал будет достаточно хранить 1 год – обычно в этот срок могут возникать споры по документу.

Управление и отслеживание электронных копий будет осуществляться при помощи метаданных.

Какие электронные дубликаты можно будет создавать:

• первичные учетные документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения, касающиеся этих данных;
• бланки о согласии на получение материалов рекламного характера пользователями;
• согласия на обработку персональных данных;
• договоры оказания услуг;
• письменные обращения в госорганы или иные структуры и др.

Электронная копия для документов, хранение которых регулируется архивным законодательством, тоже может использоваться – но хранение бумажного оригинала будет регулироваться органами архивного делопроизводства (возможно, в этом случае 1 года будет недостаточно).

Что будет, если…

• Будут обнаружены расхождения между бумажным оригиналом и электронной копией.
  В этом случае приоритет все же будет отдан вещественному (бумажному) документу, который находится на руках физлица.
• Устареет формат электронного документа.
  Нужно будет конвертировать старый документ в новый формат, это предусмотрено опциями таких документов. Содержимое документа от этого не изменится, но обновление формата позволит зафиксировать новые реквизиты и метаданные. Измененный вариант тоже нужно будет подписывать квалифицированной электронной подписью (КЭП) того, кто отвечает за конвертацию документа.
• Нужно будет выдать документ третьим лицам.
• Информационная система передачи и хранения документов позволяет выдавать документы по запросу третьим лицам. Это происходит вместе с описью документа и подтверждается усиленной КЭП того, кто выдал запрашиваемую информацию.
• Электронный документ будет уничтожен.
• Метаданные такого документа все равно сохранит информационная система.