Сканирование в «1С»: как строительная компания наладила работу с документами

• Что такое сканирование документов и почему это важно
• Как выглядела работа бухгалтерии строительной компании до изменений
• Что изменилось после внедрения «Скан-Архива» и интеграции с «1С»
• Итоги: что дала автоматизация
• Почему стоит задуматься об этом сейчас

В строительстве скорость — не просто конкурентное преимущество, а необходимость. Когда идет несколько проектов одновременно, бухгалтерия становится ключевым звеном: от ее работы зависит, будут ли вовремя оплачены материалы, подписаны акты и закрыты объекты.

Пока одни закупают, доставляют и строят, в офис поступают сотни документов — счета, накладные, акты, договоры. Каждый из них нужно учесть, внести в учетную систему, передать дальше. Если это делается вручную — начинаются проблемы: теряются бумаги, возникают ошибки, затягиваются сроки.

Вот почему строительная компания из нашего примера решила отказаться от бумажного документооборота и перейти на потоковое сканирование с автоматическим распознаванием. Это позволило упростить процессы и встроить всю работу с первичкой прямо в «1С».

Что такое сканирование документов и почему это важно

Сканирование документов — это процесс перевода бумажных оригиналов (счетов, актов, договоров, заявок) в цифровой формат. Но важно понимать: это уже не про просто «положили на сканер, получили картинку». Сегодня сканирование — часть полноценной системы обработки и хранения данных.

Современные решения работают так: сканер захватывает изображение, а дальше включается распознавание — технология, которая извлекает текст, суммы, реквизиты и превращает их в структурированные данные. Эти данные сразу попадают в нужные поля в «1С» или другую учетную систему.

Почему это нужно?

• Вы экономите время. Не надо вручную вводить десятки строк — все подтягивается автоматически.
• Снижается количество ошибок. Система не перепутает ноль и букву О, не забудет указать ИНН или сумму.
• Ничего не теряется. Все файлы хранятся в электронном архиве, в нужном формате (pdf или другом).
• Упрощается контроль. Видно, где находится каждый документ, кто его просматривал и когда он был загружен.

Особенно важно это в компаниях, где большой поток первички — например, в строительной сфере. Там каждый день — десятки поставок, актов, оплат. Без автоматизации документооборота сотрудники тратят часы на рутину. А с системой — работают на результат.

Сканирование — это не просто про цифры. Это про порядок, скорость и уверенность, что каждый документ будет учтен и доступен в нужный момент.

Как выглядела работа бухгалтерии строительной компании до изменений

Чем больше объектов в работе, тем больше документов. Компания росла, появлялись новые подрядчики, увеличивалось количество платежей. А в бухгалтерии — все по-старому: бумажные акты, счета в почте, договоры на флешке. Нужный документ приходилось искать по разным каналам: что-то в архиве, что-то на столе, что-то у прораба.

Бухгалтеры тратили время не на обработку, а на поиск. Задерживались оплаты. Документы могли попасть в систему с ошибками: из-за ручного ввода или устаревших версий. Иногда платеж возвращался из-за неверной суммы или даты — и весь процесс приходилось запускать заново.

При передаче между отделами файлы терялись или попадали в систему с опозданием. В таких условиях проконтролировать документооборот было сложно. Руководство искало решение, которое позволит упростить и стандартизировать работу, не увеличивая штат.

Что изменилось после внедрения «Скан-Архива» и интеграции с «1С»

Решением стал сервис «Скан-Архив». Его настроили на потоковое сканирование входящих документов и автоматическую загрузку в «1С». Теперь работа устроена по-другому.

• Документ поступает на сканер, проходит через систему распознавания, и данные сразу вносятся в «1С».
• Поиск занимает секунды — все хранится в цифровом архиве.
• У каждого файла есть статус и история обработки.
• Ошибки исчезли: система распознавания проверяет поля и не допускает неточностей.
• Согласование происходит прямо в системе, без бумажных версий.

За счет автоматической обработки бухгалтерия тратит на ввод данных в 70% меньше времени. Все документы хранятся в системе, в нужном формате — в том числе pdf. Доступ имеют все нужные отделы: бухгалтерия, снабжение, проектный офис.

Итоги: что дала автоматизация

С момента запуска прошло всего несколько недель, но эффект оказался заметным:

• Скорость обработки документов выросла в 3 раза.
• Количество ошибок практически сошло на нет.
• Вся информация по сделкам — под рукой.
• Снизились задержки по платежам.
• Сотрудники стали меньше отвлекаться на рутину и больше заниматься аналитикой.

Теперь бухгалтерия работает не «вдогонку», а управляет процессами. Нет спешки, нет путаницы, нет ненужных пересмотров — только четкий и прозрачный документооборот, встроенный в работу всей организации.

Почему стоит задуматься об этом сейчас

Если в вашей компании все еще кипы бумажных счетов и ручной ввод данных в «1С», это не просто неудобство — это риск. Ошибки, задержки, потеря документов и времени. Переход на электронный формат — это несложный шаг, который дает быстрый результат.

Скан, сканер, распознавания, файлы, данные — все это давно работает на бизнес. Просто нужно внедрить это у себя.