Главная
Новости
Документооборот

Что делать, если первичка опаздывает

Бывают случаи, когда первичный документ приходит со значительным опозданием – их налоговый период уже закрыт. Или его надо закрыть, а документов нет на руках.

Случится это может как по вине контрагента, который не торопился с отправкой документов, так и сотрудника, который недоглядел и не запросил вовремя нужный документ. Так что разбираться будем сразу с двумя задачами: что делать в сложившейся ситуации и как не допустить, чтобы она повторялась.


Можно ли оформить первичные документы в одностороннем порядке

Если вернуть первичку от контрагента не вышло, расходы можно оформить без участия контрагента. У налоговой все равно могут остаться вопросы, и не всегда удастся уменьшить налогооблагаемую базу за счет этих документов, но это лучше, чем ничего.

Если документа от продавца нет, то расходы можно признать путем начисления резерва предстоящих расходов. При этом соответствующие обязательства вашей компании учитываются по правилам ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы».

Пример

В I квартале 2020 года компания отремонтировала помещение магазина. С подрядчиком заключен договор на сумму 800 000 рублей без НДС, который оплачен авансом. Помещение уже эксплуатируется, но акт о завершении работ по договору с подрядчиком в бухгалтерию так и не попал.


На основании ПБУ 8/2010 бухгалтер может составить справку о признании оценочного обязательства, куда вносятся следующие записи:

  • Дт 44 Кт 96 — 800 000 руб. – признаны расходы ремонт (на основании справки бухгалтера).

В этом случае мы рассчитываем, что акт к нам вернется, и мы увидим, какая дата в нем указана. Если акт датирован задним числом, то есть представлен с опозданием, то дату поступления акта нужно зафиксировать – например, посредством надписи: «Поступил в бухгалтерию 25.06.2020, принял главный бухгалтер Сидорова М.А. подпись» (по аналогии с разъяснением Департамента финансов г. Москвы из Письма от 14.08.2015 № 140-04-20-190/15). Во втором случае в акте может стоять дата его фактического представления, тогда дополнительно оформлять это не нужно. Но в обоих случаях на дату поступления акта резерв следует списать проводкой:

  • Дт 96 Кт 76 — 800 000 руб. – признана кредиторская задолженность перед подрядчиком.

Еще один способ – оформить неотфактурованную поставку. Такими поставками считаются материальные запасы, которые поступили в организацию, но документов, принятых для расчетов с поставщиком, на них нет.

Чтобы принять такие активы на склад, нужно составить акт о приемке материалов и оприходовать их по счетам учета материальных запасов (в зависимости от назначения принимаемых материальных запасов). Как это сделать, описано в разделе V Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

В случае оформления неотфактурованной поставки первичный документ (акт о приемке материалов) будет односторонним, то есть составленным без участия поставщика. Тем не менее, такие запасы списывают в общеустановленном порядке.


Для приема неотфактурованной воспользоваться актами по унифицированным формам:

  • № М-7 «Акт о приемке материалов» (утв. постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а);
  • № ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» (утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132).

Не забудьте отправить экземпляр этого документа поставщику и напомнить ему о том, что ждете от него акт!

Пример

В производственную компанию поступила партия сырья без товаросопроводительных документов. Сырье оприходовано как неотфактурованная поставка и сразу же направлено на переработку. Договорная цена партии – 120 000 рублей, в том числе НДС 20 000 рублей.


Как это оформить бухгалтеру:

  • Дт 10 субсчет «Неотфактурованные поставки» Кт 60 — 100 000 руб. – оприходовано сырье;
  • Дт 19 субсчет «Неотфактурованные поставки» Кт 60 — 20 000 руб. – выделен НДС, причитающийся поставщику;
  • Дт 20 Кт 10 субсчет «Неотфактурованные поставки» — 100 000 руб. – сырье передано в производство.

После поступления отгрузочных документов на материалы, которые были приняты в порядке неотфактурованной поставки, цены в ранее сделанных записях о поступлении материалов корректируются. Для этого делаются предварительные расчеты, оформленные в бухгалтерскую справку, и выясняются взаимоотношения с поставщиком. В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

  • Дт 10 Кт 10, субсчет «Неотфактурованные материалы» – отражена стоимость неотфактурованных материалов после получения расчетных документов поставщика;
  • Дт 10 (60), Кт 60 (10) – скорректирована стоимость материалов после получения расчетных документов поставщика согласно бухгалтерской справке.

Суммы сложившейся разницы между учетной стоимостью оприходованных материальных запасов и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором поступили расчетные документы. Причем данная корректировка производится независимо от того, числятся ценности на счетах учета имущества или уже использованы в хозяйственной деятельности организации, как в нашем примере.


Обратите внимание: вычет НДС в отсутствие счета-фактуры поставщика невозможен. Именно поэтому важно добиться возврата первичных документов от поставщика!



Можно ли признать расходы без первички

Без первичных документов расходы можно будет признать только в некоторых случаях.

Для этого обратимся к пп. 3 п.7 ст.  272 Налогового кодекса РФ, согласно которому можно устанавливать даты осуществления некоторых внереализационных и прочих расходов без связи с документальным подтверждением исполнения сделок. В этом случае ряд расходов может быть признан на дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или на последнее число отчетного (налогового) периода.

Важно: такой порядок применим для расходов на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги), если только такие работы (услуги):

  • не носят производственного характера (п. 2 ст. 272 НК РФ);
  • это услуги аренды или лизинга;
  • это услуги банков по ежемесячному обслуживанию счета (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

В остальных случаях для признания расходов акт обязателен (п. 2 ст. 272 НК РФ).


Что делать с отчетностью, если первичка пришла позже

Допустим, контрагент оказал нам услуги производственного характера в I квартале 2020 года, а акты по ним поступили в бухгалтерию позже срока представления декларации по налогу на прибыль за этот отчетный период.

Неотражение соответствующих расходов привело к излишней уплате налога на прибыль. Как задекларировать такие расходы? Пояснение дано в Письме Минфина РФ от 24.03.17 № 03-03-06/1/17177: ст. 54 НК РФ распространяется на периоды, в которых имеется налоговая база, а именно – выявлено денежное выражение прибыли. Если же в текущем отчетном периоде получен убыток, то налоговая база признается равной нулю (п. 8 ст. 274 НК РФ).

В таком случае перерасчет налоговой базы текущего отчетного периода невозможен – ведь уменьшать ее уже нельзя.

Следовательно, если по итогам полугодия компания получила убыток, то необходимо сдать уточненную налоговую декларацию за I квартал в порядке п. 1 ст. 81 НК РФ.


Как избавиться от опаздывающей первички

Чтобы первичные документы возвращались вовремя, в компании должен быть установлен стандарт контроля возврата документов. Процесс документооборота с контрагентами автоматизируется с помощью «1С» и программы «Скан-Архив».

В таком случае контроль за первичными документами может быть установлен в соответствии с налоговыми периодами: с помощью программы мы делаем отбор по датам документов, которые внесены в базу, затем проверяем, оригиналы каких документов уже вернулись в бухгалтерию, а какие необходимо запросить. В этом случае риск того, что про какую-то первичку просто забудут, будет сведен к минимуму.

Как это работает, смотрите на видео.

Также стоит установить правила внутри компании с ответственностью за несвоевременную передачу в бухгалтерию первичных документов. Например, предусмотреть в положении о премировании, что за непередачу документов работник может быть лишен премии (см. Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1).


Возврат к списку

Заказать звонок

phone

Бесплатная консультация