Функциональное дополнение «Контроль комплектности возвращаемых документов» для программы «Скан-Архив» поможет пользователю самостоятельно настраивать перечень документов, которые необходимо получить от конкретного контрагента. Обработка при формировании отчета оповестит пользователя различными цветовыми блоками о том, какие документы необходимо вернуть для полного комплекта.
Для корректной работы функционального дополнения к «Скан-Архиву» необходимо произвести первоначальную настройку комплектности объектов архивирования. Данные настройки выполняются, как правило, один раз и используются в будущем на постоянной основе.
Для «Контроля комплектности возвращаемых документов» полным комплектом документов будут считаться те, к которым будут прикреплены документы с типами печатных форм, которые указаны в окне настроек комплектности. Например, для документа «Поступление товаров и услуг» полный комплект документов — это «ТОРГ-12», «УПД». Для работы обработки необходимо указать дату, с которой будут применяться настройки комплектности для документов, например, 01.01.2017.
Основная форма обработки «Контроль комплектности возвращаемых документов» состоит из следующих полей отбора документов:
- «Организация» — отбор документов по организациям;
- «Ответственный» — отбор документов по ответственным;
- «Виды объектов» — в данном поле указываются документы, по которым выполнены настройки комплектности, например, «Реализация (акты, накладные);
- «Период» — отбор документов за указанный период времени.
Для формирования отчета необходимо нажать на кнопку «Выполнить». Поля отбора для формирования отчета указывать не обязательно, в таком случае, отчет будет сформирован по всем документам за все время.
Сформированный отчет состоит из различных цветовых обозначений колонки «Комплектность», где:
- Красным цветом в колонке «Комплектность» обозначаются документы, к которым не было прикреплено ни одного скана с типом печатной формы из комплектности.
- Желтым цветом в колонке «Комплектность» обозначаются документы, к которым были прикреплены скан-образы не в полном объеме, например, когда в настройках комплектности указаны «ТОРГ-12», «Счет-фактура» и «УПД», а к документу был загружен только скан-образ с типом печатной формы «ТОРГ-12».
- Зеленым цветом в колонке «Комплектность» обозначаются документы, к которым были прикреплены скан-образы со всеми типами печатных форм, указанными в настройках комплектности для данного документа.
- В колонке «Примечания» указывается значение «Есть неизвестный ТПФ» в том случае, если к документу был прикреплен скан с пустым типом печатной формы.
Таким образом, с помощью функционала обработки вы сможете получать наглядные данные по комплектам документов и оперативно контролировать заполняемость вашего архива.
