Главная
Новости
Документооборот

Как проверить, все ли документы из комплекта вернулись в бухгалтерию

Функциональное дополнение «Контроль комплектности возвращаемых документов» для программы «Скан-Архив» поможет пользователю самостоятельно настраивать перечень документов, которые необходимо получить от конкретного контрагента. Обработка при формировании отчета оповестит пользователя различными цветовыми блоками о том, какие документы необходимо вернуть для полного комплекта.

Для корректной работы функционального дополнения к «Скан-Архиву» необходимо произвести первоначальную настройку комплектности объектов архивирования. Данные настройки выполняются, как правило, один раз и используются в будущем на постоянной основе.

Для «Контроля комплектности возвращаемых документов» полным комплектом документов будут считаться те, к которым будут прикреплены документы с типами печатных форм, которые указаны в окне настроек комплектности. Например, для документа «Поступление товаров и услуг» полный комплект документов — это «ТОРГ-12», «УПД». Для работы обработки необходимо указать дату, с которой будут применяться настройки комплектности для документов, например, 01.01.2017.

Основная форма обработки «Контроль комплектности возвращаемых документов» состоит из следующих полей отбора документов:

  • «Организация» — отбор документов по организациям;
  • «Ответственный» — отбор документов по ответственным;
  • «Виды объектов» — в данном поле указываются документы, по которым выполнены настройки комплектности, например, «Реализация (акты, накладные);
  • «Период» — отбор документов за указанный период времени.

Для формирования отчета необходимо нажать на кнопку «Выполнить». Поля отбора для формирования отчета указывать не обязательно, в таком случае, отчет будет сформирован по всем документам за все время.

Сформированный отчет состоит из различных цветовых обозначений колонки «Комплектность», где:

  1. Красным цветом в колонке «Комплектность» обозначаются документы, к которым не было прикреплено ни одного скана с типом печатной формы из комплектности.
  2. Желтым цветом в колонке «Комплектность» обозначаются документы, к которым были прикреплены скан-образы не в полном объеме, например, когда в настройках комплектности указаны «ТОРГ-12», «Счет-фактура» и «УПД», а к документу был загружен только скан-образ с типом печатной формы «ТОРГ-12».
  3. Зеленым цветом в колонке «Комплектность» обозначаются документы, к которым были прикреплены скан-образы со всеми типами печатных форм, указанными в настройках комплектности для данного документа.
  4. В колонке «Примечания» указывается значение «Есть неизвестный ТПФ» в том случае, если к документу был прикреплен скан с пустым типом печатной формы.

Таким образом, с помощью функционала обработки вы сможете получать наглядные данные по комплектам документов и оперативно контролировать заполняемость вашего архива.

Заказать доработку

Возврат к списку

Бесплатная консультация