12.09.2018

Для чего вам нужен электронный архив?

Архив архиву рознь. В одном электронном архиве хранятся только электронные документы, в другом – оцифрованные аналоги бумажных документов. Так какой именно электронный архив вы хотите внедрить на своем предприятии? Это будет зависеть от проблемы, которую вы хотите решить.

Проблема № 1. Внутренний документооборот бюрократизирован, документы теряются, согласование затягивается, бумажные оригиналы найти сложно, данные хранятся разрозненно.

Решение: оперативный архив электронных документов

С этим архивом предприятие начинает переход на внутренний электронный документооборот. Многие бизнес-процессы переводятся в электронный вид (если это юридически возможно), например, на корпоративные порталы. Если какие-то документы поступают в бумажном виде (допустим, извне), они оцифровываются и в дальнейшем внутри компании используют уже их электронную копию. Бумажные оригиналы отправляются в архив на долговременное хранение, чтобы не затрачивать усилия для их извлечения.

Важно при этом учесть, что хранятся и упорядочиваются такие документы с помощью специальных программ, которые упрощают поиск нужных сканов и позволяют настраивать доступ для отдельных пользователей, а не просто сохраняются в папку на сервере.

Проблема № 2. Затруднен документооборот с контролирующими органами, готовить документы по запросам налоговой приходится долго, перерабатывая большой объем бумажных документов.

Решение: финансовый архив.

В этом случае решением будет электронный архив, который напрямую взаимодействует с учетной программой организации. Например, если фирма использует «1С» для ведения учета и все бухгалтерские документы создаются с помощью этой программы, идеальным решением будет программа, встраиваемая в «1С» для создания архива прямо в программе. Сканы бумажных документов будут связаны с документами «1С», что облегчит бухгалтеру сбор всех необходимых документов для ФНС или других контролирующих органов.

Проблема № 3. Трудности с бумажным архивом: аренда помещения стоит дорого, искать и извлекать нужные экземпляры трудно и дорого, есть риск того, что документы испортятся/выцветут со временем.

Решение: архив долговременного хранения.

Чтобы сократить взаимодействие с бумажным архивом, имеющиеся бумажные документы, сроки хранения которых превышают 3-5 лет, оцифровываются, а бумажные оригиналы перемещают в удаленный архив или сдаются на хранение в аутсорсинг (в зависимости от того, что экономически выгоднее). В итоге, даже если понадобился старый, но редко используемый документ организации, копию его можно мгновенно извлечь из электронного архива, а не тратить время и силы на поиск его в бумажном архиве. Кроме того, электронная копия документа сохраняет свой первоначальный вид: веди она не выгорит на солнце, как это часто бывает, например, с чеками.

Расставьте приоритеты и выберите архив который точно решит вашу проблему, чтобы не тратить время на программные продукты, которые не соответствуют вашим целям.

Возврат к списку