Почему велосипед не едет, а ваша автоматизация документооборота не работает

Бывает так: надо добраться из пункта А в пункт Б на велосипеде. Задача простая, вот только с инструментами беда, нет у велосипеда сиденья, или цепи, или руля, или вовсе –колес. И вместо того, чтобы быстрее добраться к желаемой цели, приходится взваливать велосипед на себя и тащить вперед, выбиваясь из сил.

То же самое с внедрением инноваций в компанию: иногда кажется, что сейчас вместо решения подсунут велосипед без колес и работа станет не проще, а сложнее. Несмотря на все рекламные обещания.

Чтобы этого избежать, нужно заранее понимать, из чего состоит «целый велосипед» – то есть какие решения будут работать в комплексе и полностью охватывать проблему. Рассмотрим это с точки зрения перехода на электронные документы в компании.

Колеса. Программа для обмена электронными документами

Кто будет использовать: бухгалтер, менеджер, делопроизводитель.

Для каких организаций: средний-крупный бизнес, если есть много поставщиков, клиентов.

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) зачастую совсем не прихоть, а жизненная необходимость: сейчас налоговики, другие контролирующие органы, крупные контрагенты ставят условием обмен документами в электронном виде. Звучит ультиматум: либо будут электронные документы, либо сделки не будет. Или отчетность не примем в ином виде, кроме как электронном.

В общем, без решений для ЭДО автоматизация «далеко не уедет».

Решения:
«1С–ЭДО» – позволяет сформировать, подписать и отправить пакет документов в три касания. Электронный документооборот между организациями исключает вероятность несоответствий с данными контрагента и сокращает расходы на материалы и курьерскую отправку. Сервис включен в пакет информационно-технического сопровождения 1С:ИТС.
«1С-Отчетность» – сервис для отправки электронной отчетности, сформированной в «1С», в ФНС и другие контролирующие органы.

Цепь и педали. Программа для контроля возврата документов

Кто будет использовать: главный бухгалтер, финансовый директор, руководители подразделений, менеджеры.

Для каких организаций: средний-крупный бизнес, у которого большой поток первичных документов от контрагентов, наличие филиалов.

Каким бы прогрессивным ни был переход на электронные документы, от бумажных документов в ближайшее врем все равно никуда не деться. Бессмысленно пытаться обогнать конкурентов, если в вашем механизме не связаны автоматизацией и электронный, и бумажный документооборот.

В процесс бумажного обмена тоже можно добавить прозрачность и контроль: если вести в учетной программе архив скан-копий бумажных документов. Архив позволит отследить, какие из документов вернулись от контрагентов (с печатью и подписями, как положено), а какие значатся в базе, но так и не были получены от поставщика или от менеджера.

После получения бумажные документы сканируются, сканы прикрепляются к базе. Теперь при запросе от налоговой их можно выгрузить по одному или пакетом, отобрав документы по нужным параметрам. Работа с электронным архивом займет от нескольких минут до получаса, в то время как набор бумажных документов занял бы несколько дней.

Решение:
«Скан-Архив» – программа, обеспечивающая стандарт контроль возврата документов от контрагентов филиалов и сотрудников. С помощью реестра вы сможете отслеживать, где находится документ, и кто из сотрудников работал с ним в последний раз. Также «Скан-Архив» обеспечивает создание единого хранилища документов в «1С». Еще одно преимущество, которое приносит контроль документооборота вместе с программой – это возможность быстро выгружать документы из «1С», ускоряя подготовку к проверкам ФНС.

Руль. Программа для ведения бизнес-процессов в организации

Кто будет использовать: руководители подразделений, менеджеры, все сотрудники.

Для каких организаций: средний-крупный бизнес, у которого много внутренних согласований и бизнес-процессов.

Хорошо, когда велосипед едет быстро, но это совершенно бессмысленно, если он едет не в ту сторону. Поэтому внутри компании процессы обмена документами и общая работа над ними тоже должны быть налажены. Простой пример: в большой компании нередки случаи, когда из-за бюрократии или, наоборот, хаоса в регламентах, бухгалтерия не получает вовремя документы, даже если контрагентом они переданы в срок.

Помимо этого, все заявления, деловая переписка между сотрудниками, документы по проекту или договоры – все это превращается в тонны бумаги, ежедневно вращающейся внутри компании.

Решение:
«1С:Документооборот» предоставит вам возможность организовать работу с важными документами, упорядочить реестр и автоматизировать делопроизводство. Решение интегрируется в «1С» и позволяет легко организовать:

• учет поступающих и исходящих документов от организаций и обращений от физических лиц;
• создание и распространение организационно-распорядительных, информационно-справочных и других внутренних документов;
• введение в работу утвержденных шаблонов документов и файлов;
• объединение документов в комплекты;
• хранение и сравнение версий файлов;
• контроль исполнительской дисциплины.

Сидение. Программа для автоматического ввода первичных документов.

Кто будет использовать: бухгалтер, оператор «1С».

Для каких организаций: бизнес любого размера, у которого много товарной номенклатуры.

Признаем – без сидения, в принципе, можно куда-то уехать. Но как же это будет неудобно….

Бизнес, который работает с большим количеством поступающих документов, тратит очень много ресурсов на перенос данных с бумаги в базу «1С». Этот процесс можно автоматизировать и заставить программу просто распознавать сканы ТОРГ-12 и счетов-фактур.

Решение:
«Скан-загрузка документов» – экономит время оператора: вместо механической работы по переносу данных он сканирует накладную, а программа распознает ее и загружает в учетную систему. Это решение уменьшает количество ошибок и снижает риск получения штрафа при налоговой проверке.

Очевидно, что автоматизация документооборота требует комплексного подхода. Даже если мы не будем утрировать и признаем, что приведенные нами решения эффективны и по отдельности, именно при совмещении их в единой системе можно получить наивысший результат автоматизации. А вот о том, как оптимально вписать каждую деталь этого «велосипеда» в ваши бизнес-процессы, вам больше расскажут эксперты по внедрению этих решений.

Заказать консультацию