Хранение сканов документов в «1С» или как никогда не переживать при проверке

Сегодня, когда бизнес все чаще сталкивается с проверками и необходимостью поддержания порядка в документации, вопрос контроля за возвратом документов от контрагентов становится особенно актуальным.

Вопрос, который должен беспокоить каждого бухгалтера: все ли документы вернулись от контрагентов и попали в архив? Проблема в том, что использование привычных методов — таблиц, реестров, штрихкодирования — часто не решает задачу в полной мере. К тому же, эти методы могут требовать много времени и усилий на ручную проверку.

Как же проще всего держать контроль? Ответ прост: хранение сканов в «1С». Это решение значительно облегчает задачу, позволяя вам легко проверять возврат документов и быть уверенными в их наличии — даже если предстоит налоговая проверка.

Почему хранение сканов в «1С» — это решение?

Когда приходит время для подготовки к налоговой проверке, одним из первых шагов, которые нужно сделать, — это удостовериться в том, что все документы вернулись от контрагентов и попали в архив.

Если вы используете электронный архив в «1С», это перестает быть проблемой. И даже если на вас надвигается налоговая проверка в конце месяца, вы можете быстро и без лишних усилий проверить, какие документы находятся в вашем архиве.

Вместо того чтобы выгружать огромные документы вручную или полагаться на сомнительные таблицы, вы сможете в считанные минуты получить всю информацию прямо из «1С» с помощью встроенного отчета.

Как это помогает контролировать возврат документов?

Простая и понятная процедура.

• Отбор документов — отбираем нужные документы, выбрав параметры для отчетности: контрагенты, типы документов и периоды.
• Выгрузка и анализ — вы сразу видите, какие документы вернулись, а какие нет. В отчете будет видно, какие из них были сканированы, а какие — нет.
• Автоматическая пометка проблемных документов — программа покажет, если каких-то документов не хватает или если к ним не приложены нужные документы (например, печати или доверенности).

Когда все эти действия происходят автоматически, вы тратите минимум времени на поиск и проверку, а результат всегда под рукой.

Как это поможет при подготовке к проверке?

Проверка, которая может быть как запланированной, так и неожиданной, не будет вас пугать, если вы заранее проведете контроль документов. Благодаря отчету вы можете:

• легко проверить, какие документы находятся в архиве, а какие еще нужно запросить у контрагентов;
• убедиться, что все документы от контрагентов вернулись в срок и находятся в нужной форме;
• быстро подготовить все документы к проверке, не тратя время на дополнительные запросы или переоформления.

При подготовке к проверке вы можете отобрать документы по конкретному периоду, задав временные рамки. После этого отчет покажет как включенные, так и невключенные в «Скан-Архив» документы. Просто нажмите «Выполнить», и программа отобразит все операции, которые происходили с документами за указанный период.

В отдельной колонке будет указано, был ли создан скан-образ документа с помощью «Скан-Архива». Таким образом, вы сразу увидите, каких документов нет в архиве.

Кроме того, отчет покажет пометки, оставленные при сканировании: например, если у документа нет печати или если к нему прилагается доверенность. Также, из этого отчета можно напрямую открыть сами документы, щелкнув на «Типы печатной формы» — «Печать» — «Просмотр скан-образа».

Если вам нужно увидеть только те документы, которые еще не были возвращены контрагентом, просто уберите галочку «Включенные в СА» и нажмите «Выполнить». Программа выведет только те документы, которых у вас нет.

Их можно будет сразу запросить у контрагентов, что даст вам уверенность в том, что к проверке все будет готово — все документы на месте.

Подведем итог: преимущества хранения сканов в «1С»

• Контроль возврата документов — все в одном месте, без необходимости вручную искать или выгружать файлы.
• Подготовка к проверке — быстро проверяйте, какие документы находятся в архиве и какие нужно запросить у контрагентов.
• Эффективность — автоматический процесс, который экономит время и силы.

Чтобы минимизировать риски и подготовиться к проверкам с уверенностью, важно начать использовать «1С» для хранения сканов документов. Это упрощает процесс и позволяет сэкономить много времени, оставив вам больше ресурсов для других задач.