Контроль документооборота с помощью настройки интеграции ЭДО с «1С»: подробнее о доработке

Каждый день бухгалтеры и другие сотрудники компании работают с кучей документов. Это накладные, счета, акты и другие важные бумаги, которые необходимы для правильных расчетов и отчетности.

Но что происходит, если вдруг какой-то документ теряется или его неправильно обработают? Это может привести к штрафам, потерям денег и юридическим проблемам. Поэтому важно, чтобы в компании была хорошая система, которая поможет вовремя вернуть и обработать все документы.

Если в компании нет четкой и удобной системы для контроля документов, это может привести к ряду серьезных проблем, которые затруднят работу сотрудников и могут повлиять на бизнес в целом. Давайте разберемся, что именно может произойти.

Какие проблемы могут возникнуть

Если в компании нет четкой и удобной системы для контроля документов, это может привести к ряду серьезных проблем, которые затруднят работу сотрудников и могут повлиять на бизнес в целом.

Давайте разберемся, что именно может произойти.

Представьте ситуацию, когда бухгалтеру нужно найти один важный документ, но он не может его найти. Например, это может быть акт выполненных работ, который нужен для отчета или расчета налогов. Без системы управления документами бухгалтер тратит много времени, чтобы найти этот документ в куче бумажек или среди электронной почты.

Это время уходит впустую, и процесс обработки информации замедляется. В результате – задержки в работе, недовольство клиентов, и, возможно, нарушение сроков подачи отчетности.

В каждой компании часто бывает так, что документы хранятся в разных местах, особенно если организация работает как с бумажными, так и с электронными документами. Например, бумажные документы могут храниться в архиве на складе, а электронные копии – на почте или в разных папках на компьютере.

Сотрудники, которым нужно найти документ, вынуждены переходить от одного хранилища к другому, что значительно увеличивает время поиска. Это особенно тяжело для сотрудников, которые работают в нескольких местах одновременно. Такой беспорядок не только затрудняет поиск, но и повышает риск ошибок.

Если документы не находятся в одном месте и не обновляются вовремя, это может привести к ситуации, когда используются устаревшие или неправильные данные. Например, если бухгалтер не может найти последнюю версию счета-фактуры, а вместо этого находит старую, это может привести к ошибкам в расчетах, наложению штрафов или проблемам с контрагентами. Ошибки в документах могут стать причиной неэффективной работы и даже юридических последствий.

Один из самых больших рисков – это потеря документов. Если документы не отслеживаются, не классифицируются должным образом, они могут быть утеряны или повреждены. Например, бумажные документы могут быть случайно выброшены, забыты в каком-то шкафу или повреждены.

Электронные документы также могут быть потеряны из-за технических сбоев, вирусов или неправильного сохранения. Если документы теряются, это может привести к неполным отчетам, пропущенным платежам или невыполненным обязательствам перед контрагентами.

Когда документы не систематизированы, время, необходимое для подготовки отчетности, значительно увеличивается. Если бухгалтеру нужно собрать все необходимые документы для налоговой проверки или аудита, он может потратить часы, а то и дни, пытаясь собрать все файлы и убедиться, что ничего не упущено.

Это не только занимает много времени, но и повышает вероятность ошибок, ведь все эти документы приходится искать вручную. Важно, чтобы все документы были легко доступны, чтобы подготовка к проверке была быстрой и без лишних усилий.

Без единой системы управления документами сотрудники могут случайно удалить или не учесть какие-то важные файлы. Например, один сотрудник может случайно удалить электронную версию договора, а другой забудет прикрепить сканированную копию счета. Если нет четкой системы контроля, такие ошибки могут стать частыми, что приведет к потере данных или нарушению рабочих процессов.

Все эти проблемы могут повлиять на репутацию компании, ее финансовую стабильность и способность вести бизнес. Если документы теряются или обрабатываются не вовремя, это может вызвать недовольство клиентов и партнеров, а также привести к штрафам и судебным разбирательствам.

Например, если компания не может предоставить вовремя необходимые документы на запрос налоговой инспекции, ей могут выписать штраф. В долгосрочной перспективе это может повлиять на доверие к компании и ее отношения с партнерами.

Когда в компании нет правильной системы для управления документами, сотрудники теряют много времени на рутинные задачи. Например, они постоянно проверяют, где находится тот или иной документ, обрабатывают одни и те же данные несколько раз или обращаются за помощью к коллегам, чтобы узнать, кто работал с нужным документом.

Все эти действия мешают сосредоточиться на более важных и стратегических задачах, таких как улучшение бизнеса или поиск новых клиентов.

Зачем нужно объединять бумажные и электронные документы и как это сделать

Когда бумажные и электронные документы хранятся в разных местах, поиск нужного файла превращается в настоящее испытание. Например, бухгалтер может искать одну бумагу в архиве, а сотрудник, работающий с электронными версиями, — в другом месте на компьютере.

Это занимает время и увеличивает шанс, что что-то будет упущено или потеряно. Если все документы собраны в одном месте, найти нужную информацию можно в пару кликов.

• Если все документы собраны в одной системе, сотрудники не тратят время на поиск в разных местах. Например, когда бумажные документы отсканированы и загружены в систему, они становятся доступными для поиска точно так же, как и электронные.

• Это упрощает работу и ускоряет процессы. Кроме того, такие системы часто помогают автоматизировать обработку документов, уменьшая количество рутины и ошибок.

К примеру, в этой задаче помогает интеграция «Скан-Архива» с системой ЭДО. Эта доработка позволяет легко работать с документами как в электронном, так и в бумажном формате.

Все документы можно централизованно отслеживать, не путаться и не терять важные данные. Когда бумажные документы сканируются, они сразу становятся частью единой системы и становятся доступными для всех сотрудников.

Как работает доработка с интеграцией «Скан-Архива» и ЭДО

Когда компания работает с ЭДО, часто приходится сталкиваться с документами, которые содержат несколько слоев данных: текст, изображения, гиперссылки и другие элементы. В отличие от стандартных файлов, где все данные обычно объединяются в одном слое, поддержка нескольких слоев данных позволяет системе работать с такими документами более эффективно.

В обычных документах текст и изображение часто идут в одном файле, что затрудняет поиск. Но теперь программа умеет распознавать текст, даже если он находится в изображении. Это дает возможность искать по содержимому документа, даже если он был сохранен изначально как картинка.

Многие документы содержат активные гиперссылки, ведущие на другие ресурсы или связанные документы. Эта доработка позволяет системе не только распознавать текст, но и обрабатывать гиперссылки, что важно для работы с такими документами.

В документах могут встречаться вложения, такие как дополнительные изображения, файлы или другие документы. Система теперь может работать с такими вложениями, что важно при обработке официальных отчетов или других специфических документов, которые могут включать дополнительные материалы. Это позволяет программе не только обрабатывать основной документ, но и работать с дополнительными файлами, встроенными в него, обеспечивая полное и точное управление документами.

Преимущества доработки ЭДО + «Скан-Архив»

Перечислим самые важные.

• Полноценная работа с сложными файлами. Теперь можно без проблем работать с документами, которые содержат несколько слоев информации — изображения, текст и ссылки — без потери данных и ошибок в процессе обработки.

• Ускорение процессов. Время на загрузку, распознавание и прикрепление документов стало значительно короче. Это помогает ускорить работу и улучшить производительность.

• Бесшовная интеграция с ЭДО. Теперь «Скан-Архив» и ЭДО работают в едином рабочем процессе, что позволяет быстро и легко управлять всеми документами, независимо от их формата.

• Удобство для компаний с активным документооборотом. Для компаний, работающих с большим объемом документов через ЭДО, эта доработка значительно снижает нагрузку на сотрудников, делая работу с документами более простой и быстрой.

Применение в бизнес-процессах

Эта доработка особенно полезна для компаний, которые используют ЭДО для обмена юридическими и финансовыми документами. Поддержка многослойных файлов помогает быстрее и точнее обрабатывать такие документы, что критично для бизнеса.

1. Ускорение обработки документов. Благодаря улучшенной обработке многослойных файлов, такие документы, как контракты или счета, можно быстро обрабатывать, минимизируя ошибки и ускоряя процессы согласования.

2. Интеграция в бизнес-процессы. «Скан-Архив» становится важной частью работы компании, не просто храня документы, но и помогая в их дальнейшей обработке. Это улучшает организацию работы и повышает прозрачность всех этапов.

3. Единый архив. Все документы теперь хранятся в одном месте, что упрощает поиск и доступ, улучшая эффективность работы сотрудников.

4. Повышение общей эффективности. Благодаря улучшенной обработке и хранению документов, компания экономит время и ресурсы, позволяя сосредоточиться на более важных задачах.