Главная
Новости
Документооборот

Как контролировать сроки, в которые должны вернуться документы

Специальный отчет «Контроль сроков возврата документов» оповестит вас цветовым сигналом о наличии или отсутствии документов от конкретного контрагента.

Требуемые документы могут разниться в зависимости от контрагента. Поэтому, в отличие от отчета в базовой комплектации программы «Скан-Архив», отчет в новом функциональном дополнении позволяет прописать набор документов, который требуется получить от конкретного контрагента.

Запуская данный отчет регулярно, пользователь сможет самостоятельно выявлять проблемных контрагентов и планировать работу менеджеров.

Настройки комплектности объектов архивирования

Для корректной работы функционального дополнения к «Скан-Архиву» необходимо произвести первоначальную настройку комплектности объектов архивирования. Данные настройки выполняются, как правило, один раз и используются в будущем на постоянной основе.

Для обработки «Контроль сроков возвращаемых документов» первым делом необходимо будет включить расширенные настройки комплектности в справочнике «Настройка Скан-Архива» для отображения дополнительных настроек, таких как «Период возврата», «День месяца возврата» и «Контрагент».

Для работы обработки необходимо указать дату, с которой будут применяться настройки комплектности для документов, например, 01.01.2016. В «Период возврата» указывается количество дней, через которое необходимо вернуть документ после его создания, в «Дата месяца возврата» указывается число, к которому необходимо будет вернуть документ (если документ создан 05.05.2020, а в данное поле будет указано число 9, то документ необходимо будет вернуть к 09.05.2020). В поле «Контрагент» указывается контрагент или группа контрагентов, к которым данная настройка по возвратам будет применена.

Почему полезно функциональное дополнение «Контроль сроков возврата документов»

Форма обработки «Контроль сроков возвращения документов» состоит из полей отбора:

  • «Организация» — отбор документов по организации;
  • «Ответственный» — отбор документов по ответственному;
  • «Контрагенты» — отбор документов по контрагентам;
  • «Виды объектов» — в данное поле указываются документы, по которым выполнены настройки комплектности документов, например «Реализация (акты, накладные);
  • «Период» — отбор документов за указанный период.

Для формирования отчета необходимо нажать на кнопку «Выполнить». Поля отбора для формирования отчета указывать не обязательно, в таком случае, отчет будет сформирован по всем документам за все время.

Сформированный отчет состоит из различных цветовых обозначений колонки «Срок возврата ПФ», где:

  1. Примечание «Срок возврата ПФ не контролируется» означает, что настройки комплектности к документу не действуют, так как настройка актуальна с более поздней даты, чем дата создания документа.
  2. Красным цветом в колонке «Дата возврата ПФ» обозначаются документы, которые не вернулись и их срок возврата просрочен.
  3. Зеленым цветом в колонке «Дата возврата ПФ» обозначаются документы, которые вернулись и срок сдачи еще не наступил (т.е. досрочно или в срок).
  4. Голубым цветом в колонке «Дата возврата ПФ» обозначаются документы, которые вернулись не в полном объеме, но срок сдачи еще не прошел и не скоро наступит;
  5. Желтым цветом в колонке «Дата возврата ПФ» обозначаются документы, которые вернулись не в полном объеме, но срок сдачи скоро наступит (3 дня).
  6. Белым цветом в колонке «Дата возврата ПФ» обозначаются документы, которые не вернулись и их срок возврата не скоро наступит.

Продемонстрированный отчет поможет вам упростить процесс контроля сроков возврата документов с детализацией по каждому контрагенту.

Заказать доработку

Возврат к списку

Бесплатная консультация