18.07.2017

Оцените документооборот своей компании

Сейчас об оценке эффективности того или иного рабочего процесса вспоминают чаще всего только перед внедрением программного обеспечения, призванного этот процесс автоматизировать. Но даже разработчики программ признают, что автоматизация – не панацея. Например, если учет документооборот ничем не регламентирован, слабо контролируется или, наоборот, излишне бюрократизирован, то переход на электронную версию обмена документа обойдется гораздо дороже и не спасет от ошибок.

Каким образом можно провести оценку документооборота, чтобы найти слабые места и улучшить весь процесс?


Этап оценки

Ниже приведен список утверждений, которые помогут провести оценку вашего документооборота. Если утверждение верно для вашей организации, считайте его как «0», если неверно – «1». Результаты суммируйте.


  1. В вашей организации есть документ, регламентирующий документооборот.
  2. Каждый новый сотрудник, даже если он не работает напрямую с документами, должен быть ознакомлен с регламентом/правилами работы с документами.
  3. За учет документооборота у вас отвечает только 1 или 2 человека.
  4. В компании есть ответственный, который контролирует учет документооборота, и имеет право изменять правила движения и обработки документов внутри компании.
  5. Ежемесячные объем документов, как входящих, так и исходящих, не превышает 500 листов.
  6. Разные подразделения компании руководствуются едиными правилами обработки документов, либо же правила одного подразделения не противоречат правилам другого.
  7. В согласовании документов участвуют не больше четырех человек.
  8. В компании внедрен электронный документооборот.
  9. В компании ведется электронный реестр поступивших и исходящих документов.
  10. В компании есть электронный архив.

От 0 до 4 баллов – документооборот в вашей компании хорошо налажен. Если вам потребуется дальнейшая автоматизация учета документов, у вас не возникнет трудностей на этапе оценки документооборота.

От 5 до 7 баллов – у документооборота в вашей компании есть критические точки, которые потребуют исправления в ближайшее время. В противном случае даже без необходимости автоматизации будут возникать трудности: потерянные документы, ошибки при обработке, бюрократизм.

От 8 до 10 баллов – критическое состояние документооборота, которое может значительно повлиять на все бизнес-процессы компании. Просмотрите советы ниже, которые смогут помочь вам исправить ситуацию.


Регламентация документооборота

Чем больше организация, тем больший поток информации ей приходится постоянно обрабатывать. Чем больше сотрудников этим занимается, тем больше вариантов обработки документов мы получаем. Если где-то возникает «затор» или ошибка, требуется много времени, чтобы вычислить причины их возникновения и исправить. И это не гарантирует, что ошибка не повторится в будущем.

Без регламента документооборота в компании:

Соответственно, регламентация документооборота – важный этап жизни любой организации, в штате которой больше сотрудников, чем директор и бухгалтер.

Для разработки регламента в первую очередь необходимо:


Контроль документооборота

После того, как вы ввели регламент по работе с документами, необходимо убедиться, что он соблюдается, а при соблюдении – эффективен.

Признаки эффективного использования регламента по учету документооборота:


Правильно налаженный учет документооборота – это гарантия того, что сделки будут реже срываться из-за нарушенных сроков, налоговая будет вовремя получать запрошенные пояснения, а компания не погрязнет в тормозящем работу бюрократизме. Если вы чувствуете, что внедрения регламента и контроля его соблюдения для вас недостаточно, обратитесь к специалистам по автоматизации документооборота: они смогут провести полный анализ ваших бизнес-процессов.

Возврат к списку


Заказать звонок