Сейчас об оценке эффективности того или иного рабочего процесса вспоминают чаще всего только перед внедрением программного обеспечения, призванного этот процесс автоматизировать. Но даже разработчики программ признают, что автоматизация – не панацея. Например, если учет документооборот ничем не регламентирован, слабо контролируется или, наоборот, излишне бюрократизирован, то переход на электронную версию обмена документа обойдется гораздо дороже и не спасет от ошибок.
Каким образом можно провести оценку документооборота, чтобы найти слабые места и улучшить весь процесс?
Этап оценки
Ниже приведен список утверждений, которые помогут провести оценку вашего документооборота. Если утверждение верно для вашей организации, считайте его как «0», если неверно – «1». Результаты суммируйте.
- В вашей организации есть документ, регламентирующий документооборот.
- Каждый новый сотрудник, даже если он не работает напрямую с документами, должен быть ознакомлен с регламентом/правилами работы с документами.
- За учет документооборота у вас отвечает только 1 или 2 человека.
- В компании есть ответственный, который контролирует учет документооборота, и имеет право изменять правила движения и обработки документов внутри компании.
- Ежемесячные объем документов, как входящих, так и исходящих, не превышает 500 листов.
- Разные подразделения компании руководствуются едиными правилами обработки документов, либо же правила одного подразделения не противоречат правилам другого.
- В согласовании документов участвуют не больше четырех человек.
- В компании внедрен электронный документооборот.
- В компании ведется электронный реестр поступивших и исходящих документов.
- В компании есть электронный архив.
От 0 до 4 баллов – документооборот в вашей компании хорошо налажен. Если вам потребуется дальнейшая автоматизация учета документов, у вас не возникнет трудностей на этапе оценки документооборота.
От 5 до 7 баллов – у документооборота в вашей компании есть критические точки, которые потребуют исправления в ближайшее время. В противном случае даже без необходимости автоматизации будут возникать трудности: потерянные документы, ошибки при обработке, бюрократизм.
От 8 до 10 баллов – критическое состояние документооборота, которое может значительно повлиять на все бизнес-процессы компании. Просмотрите советы ниже, которые смогут помочь вам исправить ситуацию.
Регламентация документооборота
Чем больше организация, тем больший поток информации ей приходится постоянно обрабатывать. Чем больше сотрудников этим занимается, тем больше вариантов обработки документов мы получаем. Если где-то возникает «затор» или ошибка, требуется много времени, чтобы вычислить причины их возникновения и исправить. И это не гарантирует, что ошибка не повторится в будущем.
Без регламента документооборота в компании:
- запутаны маршруты прохождения документов, они часто теряются;
- отсутствует четкая номенклатуры дел;
- возникают проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета;
- невозможно установить взаимосвязи между документами;
- невозможно получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.
Соответственно, регламентация документооборота – важный этап жизни любой организации, в штате которой больше сотрудников, чем директор и бухгалтер.
Для разработки регламента в первую очередь необходимо:
- Разработать единые формы первичных документов, которые будут проверены на практике – они должны содержать только самую необходимую информацию.
- Минимизировать этапы согласования и количество документов, требующих утверждения. Для этого привлеките к разработке регламента руководителей разных отделов и закрепите за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать.
Контроль документооборота
После того, как вы ввели регламент по работе с документами, необходимо убедиться, что он соблюдается, а при соблюдении – эффективен.
Признаки эффективного использования регламента по учету документооборота:
- К общему регламенту для всей компании добавлены инструкции с конкретными ситуациями для конкретных подразделений компаний и/или для конкретных видов документов, которыми в любой момент может воспользоваться любой сотрудник.
- В компании регулярно проводятся тренинги по использованию регламентов, где ответственные за контроль соблюдения регламентов отвечают на вопросы сотрудников. Если вопросов оказывается много или они повторяются, в регламент вносятся соответствующие поправки.
- В регламент включены ситуации особого контроля для документов. Например, все поступившие документы регистрируются, а потом передаются заместителю директора. Он распределяет документы по исполнителям и ставит пометку «К», если требуется особый контроль. Это означает, что к указанной на документе дате необходимо отчитаться об исполнении документа письменно или по электронной почте, указав, какие действия предприняты, каковы результаты и какие проблемы возникли. Только после отчета по данному документу будут осуществляться дальнейшие действия.
- После внедрения регламента оценивается время на обработку документов. Вначале оно может быть большим, чем до внедрения правил учета документов, но затем должно значительно сократиться (действия по регламенту доведены до автоматизма). Если этого не произошло в течение контрольного срока (например, двух месяцев), то регламент неэффективен.
Например, создайте рабочую группу, которая будут работать по новому регламенту. Необходимо оценить, сколько времени уходит на оформление и согласование документов и внести изменения, если время превышает допустимый предел. Для этого посчитайте, сколько документов вы обрабатываете в месяц, умножьте на время обработки и вычислите процент от рабочего времени сотрудника, работающего с документами. Если в обязанности сотрудника входят задачи помимо обработки документов, то полученный процент не должен превышать 20%.
