Налоговая запрашивает документ. Бухгалтер идет к менеджеру, тот – к своему стажеру, а дальше выясняется, что контрагент – Васин, и Вася уволился месяц назад. Звонят Васе. Вася говорит – все сдавал в бухгалтерию Карине, а в бухгалтерии всю жизнь – только Анастасия Сергеевна и Катя. Начинают искать по всей компании Карину, находят внучатую племянницу генерального директора, которая проходила практику в бухгалтерии зимой. Карина уже уехала учиться в Лондон и все происходившее зимой для нее забыто как страшный сон.
В общем, Карину нашли, документы – нет. Дальше придется искать ответ на вопрос – а кто и как будет отвечать будет за потерянные документы? Тут уже деваться некуда, придется действовать по закону.
А по закону вот как:
Отсутствие или непредставление первичных документов – это правонарушение, за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность (ст. 106 НК, ст. 2.1 КоАП). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета считают грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов, и ответственность за такое нарушение предусмотрена в ст.120 НК РФ.
Штрафы за отсутствие первичных документов
- За нарушение в рамках одного налогового периода – 10 000 руб.
- Если нарушение обнаружено в другом налоговом периоде – 30 000 руб.
Это значит, что первичку лучше проверять и находить сразу. Лучше проводить плановые мероприятия по сбору первичных документов ежемесячно и ежеквартально.
Если занизили налоговую базу – оштрафуют на 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. Будет обидно, если налогов выходило даже меньше минимальной суммы, но обычно по таким вопросам тщательно проверяют более крупные компании.
Как за отсутствие первички ответят должностные лица
Для должностных лиц предусмотрена административная ответственность – штраф на сумму от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, которые необходимы для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Если суд посчитает, что имеет место грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, то назначат штраф в размере от 5000 до 10 000 руб.
Хуже, если нарушение обнаружат повторно: штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет.
Поэтому, если вы уже обожглись на молоке, лучше начать дуть на воду. Проверьте, удобен ли вам процесс документооборота в компании? Стоит ли дополнительно организовать работу менеджеров, которые получают документы от контрагентов? Или начать стоит с автоматизации контроля возврата документов?
Если ваша организация относится к субъектам малого и среднего предпринимательства, то инспекторы могут заменить административный штраф должностному лицу на предупреждение, если:
- нарушение совершили впервые;
- нет материального ущерба;
- нет угрозы возникновения природных или техногенных чрезвычайных ситуаций;
- нет вреда или угрозы жизни и здоровью людей, животным и растительности, окружающей среде, памятникам истории и культуры, безопасности России.
Об этом говорится в ч. 3 ст. 1.4, ч. 3 ст. 3.4, ч. 3.5 ст. 4.1, ст.4.1.1 КоАП РФ. Но на то будет добрая воля инспектора.
Кто и кому назначает наказание за отсутствие первичных документов
Заявление на то, чтобы нарушитель понес ответственность, подает налоговая инспекция, а наказание назначает уже суд (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).
Виновный в правонарушении устанавливается индивидуально.
Обычно суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18). Субъектом такого правонарушения обычно признают главного бухгалтера или бухгалтера с правами главного.
Руководитель организации тоже может быть признан виновным, если:
- в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда от 09.06.2005 № 77-ад06-2);
- учет и расчет налогов вела специализированная организация (п. 26 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18);
- причина нарушения – письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18).
Что делать, если первичные документы утеряны
Шаг 1. Расследовать факт пропажи документов, которые подтверждают отраженные в учете операции: установить, кто из сотрудников должен был получить документы, были ли они вообще запрошены у контрагента. Можно попробовать запросить документы у контрагента повторно, в 2 из 3 случаев это решит проблему.
Шаг 2. Если простые методы не помогли, переходим к официальным. Официально это оформляется так: сотрудник, который обнаружил пропажу, должен написать служебную записку. На основании этой записки издается приказ руководителя, в котором назнчается комиссия по расследованию пропажи. Комиссия проводит расследование, результат оформляет актом.
В акте описываем обстоятельства пропажи документов. Если произошла форс-мажорная ситуация: например, офис с архивом был затоплен, горел или был ограблен, то соответствующие службы должны это подтвердить. Например, заверить опись имущества, пострадавшего в катастрофе.
Зачем нужна комиссия?
Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК). Распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.
Если оригиналы документов так и не были найдены, то у контрагента следует запросить дубликат документов.
