Первичные документы – основа-основ при ведении хозяйственной жизни предприятия. Ошибки в первичке способны либо обрушить дальнейший учет как карточный домик, либо, как минимум, доставить немало неприятных хлопот.
В серии статей мы рассмотрим, на что стоит обратить внимание при оформлении первичных документов, чтобы не столкнуться с вопросами от налоговой инспекции. Начнем с того, как должны быть правильно оформлены название и номер первичного документа.
Ошибка № 1. Название первичного документа нетипично или вовсе отсутствует
Название первичного документа – это обязательный реквизит согласно ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, это же подтверждает Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 21.09.2016 № Ф06-12689/2016. Поэтому первичный документ без названия инспектор посчитает недействительным.
Нетипичное название можно использовать, компания вправе называть собственные бланки, как считает нужным. Но эти названия нужно утвердить в приложении к учетной политике. И, чтобы исключить споры, безопаснее все-таки использовать общепринятые названия.
Ошибка № 2. Номер первичного документа не указан
В некоторых типовых первичных документах, например, в кассовых, номер – обязательный реквизит, без него документ будет считаться недействительным. Необязателен номер в актах и накладных, но, как показала судебная практика (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 22.03.2018 № А63-623/2017) отсутствие номеров в таких документов может стать поводом для более тщательной проверки при попытке обосновать такими документами затраты или вычеты.
Даже если номер не входит в обязательный реквизит первичного документа, лучше все-таки использовать нумерацию. Это не только снизит шанс на вопросы от инспекции, но и позволит систематизировать учет и проще находить нужные бумаги.
Ошибка № 3. Организация на «упрощенке» использует УПД С названием «счет-фактура» не в статусе первичного документа
Если компании на УСН использует универсальный передаточный документ (документ, объединяющий первичный документ и счет-фактуру), то называть УПД «счетом-фактурой» можно только в статусе первичного документа. Это не приводит к обязанности начислять НДС. В документе следует проставить статус «2», указывать налоговую ставку и сумму НДС не следует. Об этом говорится в приложении 2 к письму ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.
Ошибка № 4. Оказывать услуги или работы без первичного документа (акта)
Законодательством предусмотрена обязанность использовать акты при оказании услуг или выполнении работ – например, при строительном подряде, производственных услугах или работах (п. 4 ст. 753 ГК РФ, п. 2 ст. 272 НК РФ). Согласно Письму Минфина от 13.11.2009 № 03-03-06/1/750, исключение составляют услуги связи, аренды и лизинга.
Если акт не предусмотрен по закону, то учесть расходы можно на основании иных документов. Согласно ст. 999, 1008 ГК РФ услуги перевозки подтвердит третий экземпляр ТТН, агентские и комиссионные услуги – отчет агента или комиссионера. А в Письме Минфина от 04.05.2012 № 03-03-06/1/226 оказание услуг предлагают подтвердить договором, счетом на оплату и платежными документами.
В следующей статье – как верно указывать данные о контрагенте в первичном документе.
