Ранее мы писали, на что стоит обратить внимание при оформлении первичных документов в сведениях о компании и контрагенте. Сейчас коснемся не менее важного аспекта: что делать, если ошибка произошла при указании даты составления документа.
Нет даты составления первичного документа
Первичный документ без даты к учету принимать нельзя, так как дата относится к обязательным реквизитам любых документов первичного учета. Это указано в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, определение Верховного суда от 20.10.2016 № 29-АПГ16-7. Если даты не будет в товарной накладной, это будет поводом для инспекторов считать, что товар вовсе не был передан. И соотнести, к какому периоду относятся расходы, тоже невозможно.
На первичном документе на услуги стоит дата следующего месяца
Независимо от того, когда заказчик принял работы, акты при длящихся договорах лучше датировать последним днем месяца. Заказчик списывает стоимость услуг тем днем, которым датируется акт, либо последним днем отчетного периода (п. 2 и подп. 3 п. 7 ст. 272 НК).
Согласно Письму Минфина РФ от 27.07.2015 № 03-03-05/42971, расходы следует признавать в том периоде, когда были оказаны услуги. Поэтому если составлять акты на конец месяца, это поможет избежать путаницы.
Дата первичного документа не совпадает с периодом, в котором оказана услуга
Если вы оформляете акт или накладную, убедитесь, что дата документа реальна и не раньше даты, когда подписан договор: иначе можно решить, что договор подписан задним числом.
Так же стоит обратить внимание на срок оказания услуги: если он неоправданно короткий, это может вызвать подозрения в использовании мошеннической схемы. Примеры – в постановлениях арбитражных судов Восточно-Сибирского округа от 03.03.2017 № Ф02-8032/2016, Западно-Сибирского округа от 31.07.2017 № Ф04-2926/2017.
Дата счета-фактуры раньше даты накладной или акта
Это очевидно, что дата, указанная в отгрузочном счете-фактуре, не может быть раньше даты товарной накладной или акта. Иначе это прямой повод для налоговой снять расходы, что подтверждается судебной практикой (см. постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 13.05.2016 № А27-15861/2015).
Дата товарной накладной так же не может быть раньше даты товарно-транспортной или транспортной накладной.
Нарушен срок авансового отчета
Инспекторы не будут считать подтвержденными те затраты, по которым авансовый отчет составлен с опозданием. Последствием неверной даты в авансовом отчете может стать требование начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Согласно п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У и Письму Минфина РФ от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, верно будет для авансовых отчетов оформлять документ в течение трех рабочих дней с даты, когда закончился срок для возврата денег или командировка.
Нет даты утверждения авансового отчета
Если директор не утвердил авансовый отчет, то нельзя списать расходы подотчетника (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если отчет не утвержден, или не указан точная дата, когда он утвержден, инспекторы снимут расходы и начислят взносы и НДФЛ, включив полученные деньги в доход подотчетника – как в случае, указанном в постановлении ФАС Московского округа от 24.06.2009 № КА-А40/4694-09.
Путевой лист оформлен на срок больше месяца
Для путевых листов есть правило: их можно оформлять на любой срок, но только в пределах одного календарного месяца. В первичном документе следует указать данные о первом и последнем числе этого срока.
Если выписать путевой лист на два и больше месяцев, инспекторы снимут расходы, так как не смогут определить, к какому периоду они относятся (см. Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 12.02.2018 № А69-498/201).
Два номера и две даты в документе
Это допустимо, если нужно исправить первичный документ: нужно указать тот же номер и дату, что в первичном бланке, а затем дата и порядковый номер исправление второй строкой. Здесь работает правило по аналогии со счетами-фактурами (см. Письма ФНС РФ от 05.03.2018 № СД-4-3/4226 и Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-03-10/69280).
Дата документа не совпадает со сроком, в течение которого контрагент значился в ЕГРЮЛ
Верный способ дать инспекторам посчитать сделку недействительной – составить документ с датой, приходящий на срок до регистрации контрагента в ЕГРЮЛ или после его исключения. Такие документы точно следует исправить – подтверждено судебной практикой (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 22.04.2016 № Ф02-1822/2016).
В следующей статье расскажем, чем грозят ошибки в сведениях о товарах, работах, услугах.
