Документооборот – это одна из самых больших проблем для любой компании, особенно когда речь идет о большом потоке документов и множестве контрагентов. С каждым новым партнером и поставщиком сложность увеличивается.
Закон подлости здесь работает на полную: если удастся собрать все документы от 99 контрагентов, запрос по встречной проверке может прийти по сделке с сотым. Это сложно предсказать, но результат всегда один – документация начинает теряться, и приходится постоянно контролировать возврат.
Ситуация усложняется, если каждый месяц в компанию поступает несколько тысяч документов. В таких условиях важно следить не только за тем, что они приходят в нужном количестве и в правильной комплектности, но и за сроками их возврата. При этом часто бывает так, что даже если срок не прописан в договоре, всегда существуют разумные границы для возврата документов.
Сложности, с которыми сталкиваются компании
- Неопределенность: часто невозможно точно гарантировать, что все документы, которые ожидаются от контрагента, поступят вовремя и в полном комплекте. Это особенно актуально, когда проходят налоговые проверки или проверка по встречным актам.
- Потери времени: представьте, сколько времени тратится на поиск документов, особенно в случае, если их большое количество. Вручную контролировать каждый возврат – это не только сложно, но и очень затратно по времени.
- Человеческий фактор: даже с хорошей организацией можно столкнуться с проблемой забытых документов. Контрагенты могут забыть вернуть бумагу, потерять ее или просто не заметить. Все это может привести к рискам и штрафам.
Задача по контролю документов становится настоящим вызовом, когда речь идет о больших объемах и сложной системе взаимодействия с контрагентами.
Как найти документ в «1С» без проблем
Проблемы с контролем документов могут иметь серьезные последствия для компании. Если не обеспечить своевременный возврат всех документов, это грозит как финансовыми потерями, так и юридическими рисками. Особенно остро ситуация проявляется, когда наступает момент проверок, и нужно предоставить все документы в срок.
Риски и последствия
- Штрафы и санкции: при отсутствии нужных документов или их несвоевременном возврате компания может столкнуться с штрафами. В налоговых проверках особенно важно подтвердить все финансовые операции. Если документы не окажутся на месте, это может привести к серьезным последствиям, включая дополнительные расходы.
- Задержки в финансовых операциях: отсутствие документов может замедлить процессы, связанные с расчетами и отчетностью. Если компании не удастся предоставить все нужные документы в срок, это может нарушить график платежей и привести к задержкам в финансовых операциях.
- Репутационные потери: если по вине компании не предоставлены документы для налоговых или иных проверок, это может привести к потере доверия со стороны партнеров, клиентов и даже государственных органов.
В дополнение к прямым финансовым последствиям, такие ситуации могут подорвать репутацию компании. Важность правильного контроля документов нельзя недооценивать. Каждое упущение, потеря или задержка может обернуться негативными последствиями, которые потребуют много времени и усилий для исправления.
Что обычно мешает обеспечить возврат документов
Когда речь идет о контроле документов, большинство компаний сталкиваются с рядом препятствий, которые затрудняют решение проблемы. Основные сложности связаны с человеческим фактором и отсутствием должной автоматизации процессов. Даже если задачи кажутся вполне выполнимыми, ручной труд и неэффективные инструменты часто приводят к большим потерям времени и усилий.
Что мешает решить проблему
- Ручная работа: большинство компаний по-прежнему полагаются на ручной учет документов. Это означает, что каждый документ нужно отслеживать вручную, проверять его статус и следить за сроками возврата. В условиях большого потока документов такой подход становится неэффективным и часто приводит к ошибкам.
- Человеческий фактор: даже с лучшей организацией документации всегда остается риск того, что кто-то забудет или ошибется. Например, менеджер может забыть передать документ бухгалтеру, а бухгалтер – упустить нужный файл из виду. В этих случаях контроль за возвратом документов становится практически невозможным без дополнительных усилий.
- Отсутствие интеграции: многие компании не используют системы, которые могли бы автоматизировать процесс учета и контроля документов. Без интеграции с такими инструментами, как «1С», сотрудники вынуждены полагаться на разрозненные данные и отдельные документы, что только усложняет работу и увеличивает вероятность ошибок.
Такие барьеры сдерживают рост и развитие бизнеса. Они забирают много времени, а результат часто не оправдывает усилий. Важно понимать, что без грамотного подхода к автоматизации и систематизации документооборота компания рискует потерять время, деньги и репутацию.
Решение: внедрение «Скан-Архива»
Чтобы решить все вышеописанные проблемы, важно внедрить систему, которая будет контролировать документооборот, автоматизировать процессы и минимизировать ошибки. «Скан-Архив» – это именно такой инструмент. Он позволяет не только упорядочить хранение документов, но и значительно упростить их отслеживание и возврат. С помощью программы можно:
1. Контролировать весь поток документов
Все документы – как входящие, так и исходящие – проходят через систему и становятся доступными для учета и поиска. Все это происходит без лишних усилий с вашей стороны.
Пример: каждый документ, который поступает в компанию, автоматически получает штрихкод. При этом система сама распознает форму документа, его реквизиты и прикрепляет его к соответствующему контрагенту в базе данных «1С». Это значит, что бухгалтеру больше не нужно тратить время на вручную поиск и проверку документов.
2. Автоматически отслеживать возврат документов
Система помогает отслеживать возврат каждого документа, а когда документ возвращается в бухгалтерию, «Скан-Архив» сразу распознает его и прикрепляет к карточке контрагента в «1С». Программа в любой момент покажет, какие документы еще не вернулись, а какие находятся на месте.
Пример: ваша компания работает с несколькими контрагентами, и каждый из них должен вернуть определенные документы. С «Скан-Архивом» вы сможете моментально проверить, вернули ли контрагенты все нужные бумаги. Программа покажет, кто из сотрудников или контрагентов не выполнил свои обязательства по возврату документа.
3. Упрощение поиска документов
Благодаря встроенной системе поиска, сотрудники точно знают, как найти документ в «1С» в считанные секунды по любому критерию: дате, типу, номеру контрагента или ключевым словам. Все документы оцифровываются и становятся доступными для быстрого поиска.
Пример: вам нужно найти договор с конкретным контрагентом, заключенный в прошлом месяце. Вместо того, чтобы перерывать кучу бумажных документов или пытаться найти его в электронной почте, вы просто вводите нужные параметры в систему, и программа покажет вам точное местоположение документа.
4. Контроль местоположения оригиналов документов
Когда бумажный документ отправляется на хранение, система дает возможность указать, где именно он хранится: в каком архиве, на каком стеллаже или в каком филиале. Это позволяет всегда точно знать, где находятся оригиналы документов, и легко найти их при необходимости.
Пример: в компании есть несколько отделов и филиалов, и документы хранятся в разных местах. С помощью «Скан-Архива» вы сможете указать, в каком филиале находится тот или иной оригинал, и в случае необходимости быстро найти его.
5. Потоковая обработка документов
«Скан-Архив» позволяет легко загружать большое количество документов одновременно через потоковый сканер. Это значит, что даже если у вас приходит сотни документов в день, они будут сразу оцифрованы, отсортированы по типам и прикреплены к нужным объектам в системе.
Пример: вам нужно быстро обработать 500 документов, поступивших за день. Вместо того, чтобы каждый документ вводить вручную, вы просто загружаете их в систему, и она автоматически распознает их тип и содержание, классифицирует и прикрепит к нужным карточкам в «1С».
6. Автоматическое распознавание текстов с помощью OCR
«Скан-Архив» использует технологию оптического распознавания символов (OCR), что позволяет извлекать текст из изображений и сканированных документов. Это значит, что не только загруженные документы, но и те, что имеют текст, можно искать по ключевым словам.
Пример: вы получили договор в формате скана. С помощью OCR программа распознает текст на документе, и если вам нужно найти его позже по какому-либо ключевому слову или фразе, система найдет этот договор, даже если вы не помните его точное название.
Все эти функции помогают снизить нагрузку на сотрудников, исключить ошибки, ускорить процесс работы с документами и подготовку к проверкам. Внедрение «Скан-Архива» позволяет вам полностью контролировать документооборот в компании, сэкономить время и силы, а главное – обеспечить бесперебойный процесс возврата документов и их хранения.
Преимущества использования «Скан-Архива»
«Скан-Архив» не просто помогает хранить документы, а автоматизирует процессы, ускоряет работу с документами и значительно упрощает их управление. Ниже – ключевые преимущества, которые дают программе реальную ценность для бизнеса.
1. Подготовка к проверкам без стресса
Благодаря интеграции с «1С», вся документация автоматически попадает в единое хранилище, и нужные документы можно найти за несколько секунд. Программа устраняет все проблемы с поиском и сбором документов для проверки – они всегда под рукой, в любой момент можно сделать запрос и подготовить пакет документов за считанные минуты.
В момент проверки вам нужно быстро предоставить все договоры за последний год. Вместо того чтобы искать их по бумажным архивам, вы просто вводите нужные параметры в поисковой строке, и все договоры появятся на экране.
2. Точное местоположение документов
Теперь можно точно знать, где находятся оригиналы документов, даже если они распределены по нескольким архивам или офисам. Вы можете указать, в каком филиале или на каком стеллаже хранится каждый документ, что ускоряет поиск и минимизирует риск потерь.
Если документ хранится в одном из нескольких подразделений компании, система покажет, в каком именно офисе или комнате находится оригинал. Таким образом, вам не придется тратить время на поиски по всему архиву.
3. Упрощенный доступ к документам для сотрудников
С помощью «Скан-Архива» все документы доступны для просмотра и работы без необходимости искать бумажные копии. Система предоставляет доступ к документам из любой точки, что особенно важно для сотрудников, работающих удаленно или в разных офисах.
Если сотруднику из другого города нужно получить информацию по договору, он может легко найти нужный документ в системе, не дождавшись, пока кто-то из коллег отправит его по почте.
4. Исключение ошибок и потерь
Каждое действие с документом фиксируется в системе, что минимизирует вероятность ошибок, часто возникающих при ручном учете. «Скан-Архив» автоматически отслеживает все документы и их местоположение, исключая случайные пропуски или ошибки.
Если документ еще не вернулся в бухгалтерию, система напомнит об этом и покажет, кто за него отвечает, что значительно снижает вероятность пропусков или ошибок.
5. Экономия места и ресурсов
«Скан-Архив» помогает сократить потребность в физическом хранении документов, переводя их в электронный формат. Это позволяет освободить место, сэкономить на аренде и уменьшить затраты на управление бумажными архивами.
Вместо того чтобы хранить сотни коробок с документами, все данные оцифровываются и хранятся в едином хранилище. Это экономит место и упрощает доступ к ним.
Эти преимущества делают «Скан-Архив» идеальным инструментом для любой компании, стремящейся оптимизировать свой документооборот, повысить эффективность и сократить риски, связанные с потерей документов.
Возврат документов с помощью «Скан-Архива» – посмотрите сами
Чтобы на собственном опыте убедиться, как «Скан-Архив» может упростить работу с документами и оптимизировать процессы в вашей компании, мы приглашаем вас на демонстрацию программы.
Что вы получите от демонстрации
- Практическое знакомство с функционалом программы. Мы покажем, как быстро и удобно можно управлять документами, отслеживать их возврат и интегрировать с «1С:Предприятие».
- Четкое понимание, как ускоряется процесс подготовки к проверкам. Вы увидите, как за несколько минут можно подготовить все нужные документы, не перерывая кучу архивов и не тратя время на поиск.
- Доступ к демонстрации в реальном времени. Наш специалист проведет онлайн-презентацию, и вы сможете вживую увидеть, как работает система. Даже не нужно выходить из кабинета – достаточно всего лишь включить компьютер.
Почему стоит принять участие
- Время – ценный ресурс, и «Скан-Архив» позволяет его экономить, ускоряя процессы и снижая риски.
- Понимание того, как будет работать программа в вашей конкретной ситуации, поможет оценить, насколько она подходит для вашего бизнеса.
- Вы получите ответы на все вопросы, связанные с интеграцией и функционалом программы.
Не упустите возможность оценить 100% контроль финансовых документов с «Скан-Архивом».
