29.04.2019

9 советов, как упростить работу с первичкой. Часть 2

Упростить работу с документами первичного учета можно несколькими способами. Можно изменить бланки, объединить несколько документов в один, а от некоторых видов первичных документов можно отказаться совсем. Продолжаем серию советов для тех, кто хочет навести порядок в своем документообороте.

На этот раз расскажем, стоит ли менять формы для работы с контрагентами, и, если менять, то как делать это правильно.


Совет № 3. Используйте унифицированные формы для документов, которыми обмениваетесь с контрагентами

Все первичные документы можно условно разделить на два вида:

Из двухсторонних форм первички чаще всего встречаются товарная накладная (ТОРГ-12), и акт приема-передачи ОС-1 (основные средства). Самое важное в двухсторонних документах то, что они подтверждают расходы или доходы, а потому форма таких документов должна устраивать и ваших контрагентов, и контролирующие органы.

А потому для этих документов лучше всего использовать унифицированные формы, чтобы не смущать ни тех, ни других.

ТОРГ-12, например, очень часто используется и привычна для всех. Если отправить контрагенту товарную накладную по своей форме, тот может попросить выписать первичный документ по форме ТОРГ-12. Налоговую тоже может заинтересовать, почему компанию не устраивает стандартная форма, и это привлечет ненужное внимание. В стандартной форме же уже есть все обязательные реквизиты и придираться к ней не будут.

К чему относитсяХозяйственная операцияТиповая форма
Основные средстваПрием ОС
Передача (продажа, мена, дарение)
ОС-1
ОС-1а
ОС-1б
Поступление оборудованияОС-14
Монтаж оборудованияОС-15
ОС-16
УчетОС-6
РемонтОС-3
ЛиквидацияОС-4
ОС-4а
ОС-4б
МатериалыПриемка материаловМ-4
М-7
ОтпускМ-8
Передача в другое подразделениеМ-11
Отпуск на сторонуМ-15
СписаниеМБП
МБ-8
ТоварыОтгрузкаТОРГ-12
Приемка товаров, когда есть расхождения с документами поставщикаТОРГ-2

Совет № 4. Если меняете формы первичных документов – избавляйтесь от лишних реквизитов

Если вас не убедил прошлый совет, и все же хотите изменить первичные документы «под себя», начните с тех реквизитов в документах первичного учета, которые вы вообще не используете.

При этом проследите, чтобы лишние реквизиты:

  1. Не относятся к обязательным.
  2. Не могут потенциально пригодиться вам в будущем, чтобы не дорабатывать форму снова.
  3. Не были нужны контрагенту. Да, НДС в товарной накладной не нужен организации на УСН, но не спешите убирать этот реквизит – если поставщик платит НДС, ему эта графа нужна.

После разработки такой формы ее стоит согласовать с контрагентами. Так, при отгрузке индивидуальную форму вашей организации лучше указать в приложении к договору, чтобы потом не возникало вопросов.


Узнайте больше о современной работе с документами.
Смотрите запись вебинара «Новый стандарт контроля финансовых документов в «1С»
Смотреть вебинар

Можно застраховать себя от случаев, когда контрагент откажется принимать вашу форму документа и потребует унифицировать первичный документ. На этот случай в учетной политике организации можно прописать право использовать унифицированные формы при требовании от контрагента.

Вот примеры граф, которые можно удалить из ТОРГ-12:


Совет № 5. Обоснуйте измененную форму документа для контрагента

Вероятность того, что, когда вы измените форму, от ваших контрагентов последуют вопросы, довольно высока. Предупредить контрагента о смене формы первичного документа – не только правило хорошего тона, но и залог более лояльных отношений на будущее. Заодно вы сможете увидеть, правомерны ли ваши изменения (например, вы пытаетесь убрать из формы графу, важную для контрагента).

Если контрагенты просят все равно использовать унифицированные формы, можно пойти им навстречу. На этот случай можно прописать в учетной политике следующее:

«Для подтверждения фактов хозяйственной жизни используются формы документов, перечень которых приведен в Приложении 1 к настоящему Приказу. По требованию контрагента могут использоваться унифицированные формы, приведенные в Приложении 2 к настоящему Приказу».

Еще больше советов – в следующей статье, где мы расскажем, как можно изменять внутренние документы.


Возврат к списку