14.02.2019

В чем разница: электронный документ или скан-копия?

Что такое электронный документ?

Чтобы ответить на вопрос, обратимся к Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Согласно п. 11.1 ст. 2, электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Только те электронные документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Что такое скан-копия документа?

Скан-копия – это электронный образ документа, который уже есть на бумаге. А электронный документ – это документ, которого на бумаге никогда не было.

Проще говоря, документ, оформленный на бумаге, не будет считаться оригиналом, если вы сделаете его скан-копию. Соответственно, не будет считаться оригиналом и электронный документ, если вы его распечатаете его на бумаге.

Важно ли для инспекторов, электронный документ или электронная копия?

Следует понимать, что при электронном документообороте (ЭДО) в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.

Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).

Если вы оформляете документ в бумажном/электронном виде, заверяя его собственноручной/квалифицированной электронной подписью, такой экземпляр и будет являться подлинником.

В соответствии с пунктом 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» подлинником считается первый или единичный экземпляр документа.

Узнайте за 5 минут, как собирать документы от контрагентов прямо в «1С» - смотрите видеоролик!



Возврат к списку

Заказать звонок

phone