Ваша СЭД будет работать по закону?

Работа с документами – одна из самых трудоемких сфер предприятия, из-за чего предприятия стремятся упростить документооборот и перевести его в «цифровой» вид. Однако для автоматизации документооборота определены нормы в законодательстве РФ. Эти нормы в какой-то мере противоречивые и порой имеющие лишь рекомендательный характер, но ознакомиться с ними перед внедрением электронной системы документооборота нужно обязательно.

Отдельных стандартов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, поэтому в список входят и нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди них:

• Федеральные законы об электронной цифровой подписи (№ 1-ФЗ от 10.01.2002), об информации и ее защите (№ 149-ФЗ), о персональных данных (№ 152 и № 363-ФЗ) и так далее.
• Постановления федерального и региональных правительств, отраслевые правила и требовани.;
• ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 51141-98, Р 6.30-2003 и другие.

Эти документы учитывают разработчики программного обеспечения для электронного документооборота. Так как рекомендации не всегда ясны и могут в разных документах быть непоследовательными, то компании стараются создавать свои СЭД максимально адаптивными и гибкими.

Что важно учитывать, опираясь на законодательство:

• Правила работы с электронными подписями (уровни защиты, обновление сертификатов, какая подпись сделает документ юридически значимым).
• Сочетаемость системы для работы с финансовыми или кадровыми документами с юридически значимым документооборотом.
• Все официальные электронные бумаги организации должны быть легитимны, достоверность их можно легко определить.

Проверьте эти нюансы, прежде чем начинать автоматизацию документооборота.