Главная
Новости
Документооборот

О возврате документов: рассказывает финансист

Мы рассказали о том, как проходит процесс организации документооборота глазами бухгалтера и менеджера. Но есть еще одно подразделение, которое заинтересовано в том, чтобы документы всегда были на месте. Это финансовая служба.

Если в целом посмотреть на документооборот, то документы нужны, чтобы полностью закрыть сделку. Сделка начинается с того, что вы с поставщиком договариваетесь, кто что хочет купить, и документально это оформляете. Для этого потребуется ряд документов: договор, исходящее платежное поручение, акт и т.д. Без закрывающих документов подтвердить закрытие сделки нельзя.

В финансовой службе строго контролируют, что не возникло ситуаций, когда, например, компания оплатила товар поставщикам, товары получили, но документального подтверждения нет.

Яна, менеджер финансово-экономической службы

Для того чтобы контролировать процесс документооборота, финансовая служба проводит обучения для сотрудников: как и когда возвращать документы, как вносить их в базу.

Зачем контроль над документами нужен финансовой службе

  1. В базе должны быть достоверные данные об оплатах. Это необходимо для того, чтобы финансовая служба могла построить корректный отчет о состоянии финансовых дел в компании и передать информацию руководителям и собственникам.

    Например, оплатили поставку авансом. Контролируют закупку и отгрузку менеджеры, которых волнует поставка товаров, а вот документы по этому процессу – куда меньше. Однако для финансовой отчетности этот документ очень важен, так как позволяет видеть достоверную задолженность наших поставщиков.

    Мы вычисляем финансовый результат деятельности. Эта цифра играет большую роль. И вот по нашим данным у поставщика долг – 30 млн, а по факту на 29 из них просто документов нет.

    Мы думаем: «Ого, может, с него потребовать эти деньги?» А потом оказывается, что поставщик нам ничего не должен. Поэтому с точки зрения анализа, принятия решений вовремя возвращенные документы очень важны. «Скан-Архив» помогает отслеживать, все ли документы по сделкам на месте, и не стоит ли напомнить о них менеджеру. Чтобы тот, в свою очередь, запросил документы у контрагентов.

    Яна, менеджер финансово-экономической службы

    Смотрите видео, как можно наладить систему контроля документов в компании с помощью «Скан-Архива».

  2. Документы может запросить банк. Для некоторых крупных сделок компании может потребоваться банковская гарантия. Банковскую гарантию можно получить под конкретный контракт с конкретным клиентом. А для этого нужно, во-первых, предоставить договоры с этим клиентом, а во-вторых, доказать, что компания раньше работала с этим контрагентом и выполняла обязательства.

    Банку нельзя рассказать, что мы классная крутая компания, 4 место на рынке среди франчайзи «1С», имеем больше 20 000 завершенных проектов. Им нужны доказательства по факту. Договор есть, документы есть, акт есть – значит, все выполнили. Если все наши услуги оплачены, значит мы надежный контрагент, выполняем в сроки свои контракты, значит, нам можно доверять и выдавать дальше банковские продукты.

    Когда мы делаем банковские гарантии, у нас запрашивают 5 крупнейших наших поставщиков и покупателей. Договор не так сложно найти. Но если где-то незакрытые работы, получить банковскую гарантию было бы проблематично. Однако налаженная с помощью «Скан-Архива» работа внутри компании всегда дает нам уверенность в том, что все под контролем.

    Яна, менеджер финансово-экономической службы

  3. Актуализировать финансовые данные, не обращаясь к менеджерам. Помимо анализа текущей ситуации, финансовая служба может наводить порядок и в прошлых периодах. Здесь бывают ситуации сложнее, чем в первом случае. Например, когда ответственный сотрудник уже не работает в компании и не может прояснить ситуацию со сделкой.

    Финансовая служба в нашей компании отвечает за исправления в расчетах. И иногда бывает так, что расчеты какие-то старые, непонятные. Нам рассказывают: «Мы сначала выпустили РТУ на эту сумму, отправили клиенту. А потом что-то поменяли в базе, зачем – не помним, а ответственный сотрудник уже уволился…» Но благодаря стандарту контроля документов «Скан-Архиву» всегда можно посмотреть, что было в оригинале документа – через прикрепленный скан. Ведь если клиент подписал документ, то данные в документах должны быть одинаковыми.

    Яна, менеджер финансово-экономической службы

В серии статей мы осветили, как «Скан-Архив» помог взять под контроль оборот документов в нашей компании. Хотели бы узнать, как «Скан-Архив» облегчит работу в вашей организации? Закажите индивидуальную демонстрацию возможностей программы.

Возврат к списку

Бесплатная консультация