02.11.2016

Выход из кризиса: транспортные компании используют электронный документооборот с контрагентами

Выход из кризиса: транспортные компании совершенствуют документооборотНесмотря на заверения Главы Минэкономразвития России Алексея Улюкаева о том, что кризис в стране окончен («Московский комсомолец», 20 мая 2016 г.), большинство компаний продолжают поиски антикризисных решений. Для крупных компаний транспортно-логистической отрасли эффективным решением стала автоматизации одного из самых ресурсоемких процессов – систему обмена документами.

Как показывает практика, в этой ситуации недостаточно внедрения электронного обмена документами, так как ЭДО – процесс двусторонний, и требует подключения к системе также контрагентов, которых у транспортной компании могут насчитываться тысячи. Отправка отчетности в электронном виде несколько разгрузила «бумажный поток», которым приходится оперировать бухгалтерам, однако контролирующие органы продолжают запрашивать товарно-транспортные накладные и другие документы за большой период. Если учесть, что ТТН обычно хранятся в архиве в бумажном виде, подобные запросы дорого обходятся организации: с одной стороны, сотрудники тратят время на поиск, расшивку и сканирование нужных документов, с другой – каждый потерянный, испорченный или просто непредставленный вовремя документ грозит дополнительными проверками и штрафом.


Опыт транспортной компании в организации документооборота

Как решить проблемы с большим объемом обрабатываемых бумажных документов, отказаться от работы в бумажном архиве, дорого обходящейся компании? Сотрудники компании «Донтрансэкспресс» сначала использовали традиционные методы: вели реестры, делали описи, группировали данные. Однако это стало лишь дополнительной работой и не решало, или решало не полностью, перечисленные выше проблемы.

Помогла программа, которая позволяет создать электронный архив документов организации в «1С» и при необходимости выгружать и отправлять в контролирующие органы и контрагентам скан-копии нужных документов – «Скан-Архив».

Главный бухгалтер ООО «Донтрансэкспресс» поделилась опытом внедрения «Скан-Архива» в своей организации:

«Когда нам рассказали о возможности выгрузки «первички» из «1C» – сразу даже не поверили. Решили посмотреть на разработку своими глазами. К нам приехала сотрудница компании «ГЭНДАЛЬФ» со своим оборудованием и провела демонстрацию работы программы. Это было именно то, что нам нужно.

Мы приобрели программный продукт, который нам устанавливали также сотрудники компании «ГЭНДАЛЬФ». Конечно, были проблемы на этапе встраивания, не сразу все начало корректно работать.

Потребовались и донастройки, и переустановки. Все эти проблемы были оперативно решены сотрудниками «ГЭНДАЛЬФА». Они не только встроили программу, но и научили нас ею пользоваться на наших реальных документах.

Хочется отметить простоту и удобство работы с программой, ее высокую адаптацию к различным: сферам деятельности незаменимость для контроля за документами и скорость формирования отчетов».



Проверив эффективность решения на собственном опыте, ООО «Донтрансэкспресс» рекомендовало программу «Скан-Архив» к применению для контроля за документами, а также для предприятий любой сферы деятельности для подготовки отчетов в ФНС и встречных проверках.


Признаки компаний, которым необходима автоматизация документооборота

  1. Компания растет и расширяет рынок обслуживания и сбыта, планируется появление региональных представительств – если система обмена документами не была налажена на начальном этапе, с ростом компании будет расти и количество жалоб клиентов из-за слабого контроля отправляемых и получаемых документов со стороны компании.
  2. Компания не желает терять клиентов из-за нарушаемых сроков выполнения работ в связи с несвоевременным предоставлением документов.
  3. Компания не планирует затраты на расширение штата сотрудников, отвечающих за контроль документов – в этом случае автоматизация документооборота будет более выгодным решением. Чем больше сотрудников компании изначально занимались работой с бумажными документами, тем быстрее окупится внедрение электронного архива в связи со значительной экономией времени на процесс поиска и отправки документов.

Один из самых простых способов оценить рентабельность решений для автоматизации документооборота – посчитать количество выписываемых бухгалтерией документов. Это можно сделать с помощью бесплатных программ-обработок для «1С» («Подсчет документов»). На основании полученных данных стоит принять решение: когда и каким образом будет реорганизован архив организации.

Готовы использовать выгодное решение для оптимизации документооборота транспортной компании, хотите создать электронный архив документов организации? Оставьте заявку в форме ниже или по телефону 8 (863) 300-10-11, чтобы заказать демонстрацию программы «Скан-Архив».


Возврат к списку

Бесплатная консультация