Производственной компании, как и всякой другой, нужно, чтобы прибыль росла, и издержки сокращались. Казалось бы, при чем тут документы и, например, работа бухгалтерии? Однако в 2021-2022 гг. компании в сфере производства продуктов питания массово автоматизирует документооборот. Рассмотрим, с чем это связано и какие конкурентные преимущества несет автоматизация. А также как правильно подобрать инструменты для автоматизации – на примере реальных предприятий.
Начнем с того, что автоматизация оборота финансовых документов необходима для решения трех основных задач:
- Обработка растущего объема документов. Количество документов увеличивается не только за счет роста объемов производства. Например, современная практика заключения краткосрочных договоров снижает риски неисполнения обязательств перед предприятием, – а вот документов становится больше. Этот объем нужно держать под контролем: отслеживать, хранить так, чтобы документы не теряли качество, легко находить в архиве.
- Контроль работы с контрагентами. Даже наладив документооборот внутри компании с помощью четких регламентов, вы никак не сможете повлиять на исполнительность ваших контрагентов. Тем не менее, автоматизированный документооборот должен помогать отслеживать возвращенные и невозвращенные документы.
- Экономия ресурсов предприятия. За любой автоматизацией должен следовать рост прибыли или сокращение издержек (иначе в ней просто нет смысла). Электронный документооборот должен снизать затраты на бумагу, курьеров, большие и оплачиваемые площади архивов, а также страховка от штрафов за утерянные или ненайденные вовремя документы.
Для того чтобы решить эти задачи, необходимо подобрать подходящую систему автоматизации документооборота. Следует обратить внимание на следующие критерии, который важны при выборе системы электронного документооборота:
- Если предприятие использует ERP (программа для автоматизации всех видов учета на производстве) или какую-то иную учетную систему, нужно убедиться, что решение для электронного документооборота интегрируется с программой.
- Решение учитывает потенциальный рост вашего документооборота. В идеале, поддерживает иерархическое структурное хранение данных, когда чаще используемые данные хранятся на более быстрых носителях (например, SSD-дисках), а реже используемая – на более вместительных и дешевых.
- Программа помогает контролировать процесс документооборота и организовать его внутри компании по единому образцу. Возможно, это будет общий установленный тип для всех документов (например, со штрихкодом при распечатке, чтобы при возврате от контрагента мгновенно прикрепить скан-копию к аналогу документа в «1С»), процедуры передачи документов, их добавления в архив, контроля их отправки и получения и т.д.
- Возможности программы учитывают удаленные подключения из других офисов, при этом сохраняя безопасность доступа к данным. Это важно, если у предприятия есть обособленные подразделения в других городах.
- В системе электронного документооборота должны быть предусмотрены возможности для автоматического распознавания и внесения бумажных документов, так как даже при переходе на ЭДО у предприятия останутся контрагенты, с которыми документооборот останется бумажным.
- Доступна возможность доработки программы под нужды организации, причем доступными силами разработчиков или обслуживающих специалистов.
- Программа должна позволять настраивать доступ к тем или иным документам и сохранять конфиденциальность секретных данных.
Чтобы принять верное решение при выборе автоматизации, следует опираться на опыт других предприятий в близкой к вашей сфере деятельности. Разберем это на примере системы для автоматизации документооборота в «1С» с помощью сертифицированного решения «1С:Совместимо» – программы «Скан-Архив».
ООО «Продимекс»
Крупнейший производитель белого сахара в России. Документооборот компании – более 1 млн документов в год, бумажный архив, занимает 140 квадратных метров.
Чего достигли благодаря внедрению «Скан-Архива»:
- Наладили автоматический поиск документов в архиве.
- В 2 раза сократили трудозатраты на подготовку к проверкам.
- Контролируют возврат документов от контрагентов.
|
Мнение заказчика «Благодаря «Скан-Архиву» трудозатраты на подготовку к проверкам сократились как минимум в 2 раза. Это при том что на предприятии установлен обычный потоковый сканер, и при увеличении четкости сканирования для распознавания документов уменьшается его скорость. Также теперь наши сотрудники могут отслеживать, все ли документы вернулись от контрагентов и были внесены в архив. Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе, что позволяет избежать спорных вопросов».
Дмитрий Могилев, |
Богородский мясокомбинат
Самое молодое мясоперерабатывающее предприятие в столичном регионе, одно из первых в отрасли, которое внедрило систему контроля безопасности и качества мясопродуктов ХАССП. Благодаря этой системе в базе данных мясокомбината хранится подробная информация о создании каждого из мясных продуктов «Окраина»: из каких ингредиентов создан конкретный батон колбасы, кто на каком этапе принимал участие в его производстве, в какой магазин он был отправлен, кто его доставил и т.п. Порядок требовалось навести и в обмене документами с контрагентами и контролирующими органами.
Чего достигли благодаря внедрению «Скан-Архива»:
- Избавились от ручного поиска документов.
- Быстро осуществляется поиск документов при камеральных проверках.
- Документы переведены в электронный вид, который упрощает работу бухгалтерии.
|
|
Мнение заказчика
«Мы решили, что необходимо приобрести электронный архив, когда в компании увеличился объем документов – за месяц вносим в базу до 40 000 бумажных документов. При выборе программы основной целью стало обеспечение быстрого поиска документов в архив для суда. Мы не рассматривали аналогов, потому что «Скан-Архив» идеально подошел для решения этой задачи. Его главным преимуществом стало избавление от ручного поиска документов! Это преимущество помогает нам при отправке камералок в суд. Также нравится возможность переводить бумажные документы в электронный вид, это значительно упростило работу бухгалтерии.
Бултенева Екатерина Евгеньевна, |
ООО «Лучший Продукт ТД»
Основное направление – оптовая продажа более 200 наименований товарных групп: молочная, творожная, сметанная продукция и сыры. Это обуславливает наличие большого количества документов, которые проходят через бухгалтерию – не менее 1 000 в месяц.
Чего достигли благодаря внедрению «Скан-Архива»:
- Минимум на 12 часов сократились трудозатраты на поиск документов в архиве.
- Ускорилась подготовка к вторичным проверкам.
- Освободилось пространство в офисе.
|
|
Мнение заказчика «Наша организация занимается торговлей, также есть склад продуктов питания, в связи с чем через бухгалтерию проходит большое количество документов – не менее 1000 в месяц. Раньше мы справлялись такими объемами самостоятельно, но приобрести «Скан-Архив» решили, когда у нас начались вторичные проверки. Теперь нам приходится перерывать архив в поисках документов, подписанных клиентами. После внедрения программы все новые документы хранятся в электронном виде – это сократило трудозатраты на поиск документов минимум на 1 день и значительно освободило пространство в офисе».
Главный бухгалтер ООО «Лучший Продукт ТД», |
Производственные компании больше всего подвержены рискам, связанным с работой с документами, в частности с подготовкой к налоговым проверкам и при взаимодействии с контрагентами. Снизить эти риски поможет продуманная автоматизация документооборота.
Смотрите, каким будет документооборот после внедрения программы для контроля документов.
