Закрывающие документы для бухгалтерии: рассказывает эксперт

Подготовка закрывающих документов входит в спектр обязательств организации, выступающей стороной в какой-либо сделке. Такой документ является крайне важным, поскольку он необходим в бухгалтерском и налоговом учете. Чтобы правильно закрыть сделку недостаточно просто провести оплату по ней. Без закрывающих документов организация не сможет полноценно отчитаться о затратах, или объяснить их экономическую выгоду.

В современных условиях почти каждое предприятие использует программное обеспечение, такое как «1С», для автоматизации учета и обработки документов, что значительно облегчает работу с большим объемом первичных документов и РПД (расходно-приходных документов).

При этом внедрение софта с функциями распознавания документов и мобильным сканером позволяет быстро вводить бумажные документы в электронный архив, снижая риск ошибок и упрощая контроль хранения документов.

Закрывающие документы по окончании сделки

Закрывающие документы нужны, чтобы закрепить факт прекращения сделки официально. Если такая бумага подписана, это обозначает, что обе стороны удовлетворены и работы завершены. Такой документ должен быть в письменном виде, и внесенным в учет.

В современных компаниях, включая ООО и дочерние предприятия, часто используется мобильное сканирование документов для быстрой загрузки сканов в электронный архив, что позволяет хранить первичные документы в базе и облегчает долговременное хранение.

Какие документы считаются для бухгалтерии закрывающими, приведем список:

• Акт выполненных работ, который подтверждает, что конкретное действие совершено и получен ожидаемый результат.
• Разные виды накладных.
• Счет-фактура.

Использование специализированного софта и сканера с функцией распознавания текста значительно упрощает процесс обработки страниц документов и снижает риски ошибок при ведении бухгалтерского учета.

Нужны закрывающие документы и по оказываемым услугам. В такой ситуации для закрытия сделки используют акт выполненных работ (либо акт оказанных услуг). Такой документ выполняет несколько функций:

• подтверждает, что сделка осуществлена;
• удостоверяет факт исполнения обязательств сторонами договора;
• указывает на отсутствие претензий по объему и качеству выполненных работ у принимающей стороны;
• фиксирует отсутствие у сторон каких-либо претензий, касающихся выполненной работы или оказанной услуге.

Если нет документов, которые закрывают сделку, затраты по ней не получится признать в налоговом учете. Когда такой бумаги нет, а в бухгалтерском учете операция числится как завершенная, последствия могут быть такими:

• доначисление налогов по прибыли или НДС;
• штраф за нарушение норм учета;
• снижение репутации компании.

Ведение электронного архива на базе современных программ позволяет обеспечить контроль над документооборотом, а также упрощает доступ к нужным страницам и документам в любой момент.

Закрывающие документы НДС – счета-фактуры. Их содержание строго унифицировано. Счета-фактуры выступают в качестве обоснования в учете количества отчислений (как уплачиваемых, так и возмещаемых). На то, чтобы составить и внести в учет счет-фактуру у организации есть 5 дней с момента отгрузки товара.

В современных ООО внедрение систем с возможностью распознавания текста на сканах счетов-фактур и РПД значительно ускоряет обработку таких документов и сокращает время на их ввод в базу данных.

Использование электронных документов позволяет сократить объем бумажных носителей и обеспечивает долговременное хранение информации в удобной базе с быстрым поиском по страницам.

Документы, закрывающие сделку, несут в себе еще одну важную функцию, с помощью них можно контролировать процессы, происходящие в рамках договорных обязательств. Например, с помощью них можно понять, какие оплаты уже совершены, а какие нет, сколько товаров доставлено и так далее.

Современный софт для работы с электронными документами включает инструменты контроля и интеграции с бухгалтерскими системами, что позволяет предприятиям эффективно управлять документооборотом и минимизировать ошибки при работе с платежами.

Когда речь идет о платежах, в качестве закрывающих документов могут быть использованы:

• чеки;
• квитанции платежные поручения;
• банковские выписки;
• кассовые ордера;
• авансовые отчеты;
• справка о подтверждающих документах.

Мобильный сканер и система распознавания документов помогают быстро фиксировать платежные документы и интегрировать копии документов в «1С», в общий архив предприятия, облегчая хранение и поиск необходимых страниц и текстов.

Как формируются закрывающие документы для бухгалтерии

Закрывающие документы (акты, накладные) оформляют с обязательным включением в их содержание следующих реквизитов:

• дата создания документа;
• наименование формы (например, «Накладная», «Акт выполненных работ»);
• название поставщика продукции (исполнителя работ);
• характеристика предмета договорных отношений (перечисление товаров, услуг, работ);
• единицы измерения поставленных изделий;
• стоимость единицы товара (услуги, вида работ) и общая сумма;
• подписи ответственных лиц с расшифровками должностей и Ф.И.О.

Внедрение систем с использованием мобильного сканера и программ для распознавания текста позволяет оперативно создавать сканы документов и загружать их в электронный архив, что значительно упрощает долговременное хранение и поиск необходимых страниц и текста.

В современной практике нет строго определенной формы, например, накладных, актов оказания услуги или выполненных работ и других закрывающих документов. Законодательством установлено – организация оставляет за собой право самостоятельно определять формы подобных документов. Есть лишь спектр базовых требований к реквизитам, который содержится в законе «О бухгалтерском учете».

Однако существуют и некоторые общепринятые нормы, к слову, строго ими пользовались до 2013 года. Они доступны и представлены в соответствующих документах, стандартизированные формы первичной документации содержаться в бухгалтерских программах по умолчанию.

Многие предприятия, включая ООО и дочерние организации, используют «1С» и другой специализированный софт для работы с первичными документами и РПД, что помогает стандартизировать процесс формирования и хранения документов в базе.

Непосредственно в договоре можно за ранее обозначить, какие документы будут выступать в качестве завершающих по сделке. Может быть за ранее обозначена форма, структура, обязательные содержательные элементы, сроки предоставления таких документов.

Использование электронных систем документооборота гарантирует контроль над документооборотом и обеспечивает защиту долговременного хранения документов, что особенно важно при аудите и проверках.

Оптимизация работы с закрывающими документами

Современные крупные компании проводят большое количество различных сделок, транзакций, операций. Помимо большого количества первичной документации, различных актов, по каждому договору необходимо подготовить закрывающие документы, о важности которых мы рассказали в данной статье.

Для предприятий, в том числе если это ООО или компании с дочерней организацией, внедрение мобильного сканера и систем распознавания текста значительно облегчает обработку бумажных и электронных документов, сокращая время на ввод данных в базу.

Чтобы справиться с таким объемом бумаг, в том числе закрывающих сделки, необходим современный подход к обработке и хранению документов. Решением большинства проблем является внедрение электронного архива документов.

Такой архив позволяет обеспечить долговременное хранение сканов документов и обеспечивает быстрый доступ к нужным страницам и текстам в любой момент, что критично для эффективного контроля и аудита.

Такая система имеет сразу несколько весомых преимуществ:

• скорость обработки информации;
• надежность хранения;
• минимизация количества ошибок;
• увеличение прибыли компании, как следствие всего этого.

Современный софт и сканер с распознаванием текста позволяют избежать ошибок при работе с РПД и первичными документами, что повышает качество ведения учета на предприятии. Лидером среди подобных решений потребителями признан «Скан-Архив» от ГЭНДАЛЬФ. С этой системой вы получите существенную оптимизацию своих бизнес-процессов. Расскажем о ней подробнее.

Как работает «Скан-Архив» — ваш надежный помощник в контроле документов

«Скан-Архив» — это современное решение для компаний с большим объемом финансовых и бухгалтерских документов. Его основная задача — помочь быстро и точно контролировать поступление на предприятие, хранение и возврат документов, которые необходимы для бухгалтерского учета и отчетности.

Принцип работы «Скан-Архива» прост и эффективен.

1. Сканирование и загрузка документов. Все бумажные документы проходят сканирование с помощью мобильного или стационарного сканера. Полученные изображения автоматически загружаются в систему. Качественный сканер обеспечивает высокое качество изображений, что важно для последующего распознавания.

2. Автоматическое распознавание. Система считывает ключевые данные с документов — реквизиты, даты, номера, штрихкоды — что значительно ускоряет их обработку и снижает вероятность ошибок при вводе информации вручную. Распознавание документов в «Скан-Архиве» позволяет оптимизировать работу каждого предприятия.

3. Интеграция с бухгалтерскими системами. Документы становятся доступны прямо в учетных программах, например в «1С», где бухгалтерия ведет свою работу. Это обеспечивает единое пространство для поиска и контроля документов, необходимое для стабильной работы предприятия. Архив бумажных документов в «1С» становится более простым в управлении.

4. Контроль возврата и наличие оригиналов. «Скан-Архив» позволяет видеть, какие документы уже поступили и находятся в базе, а какие отсутствуют или не возвращены. Это помогает избежать проблем с налоговыми органами и контролировать работу сотрудников и контрагентов.

5. Быстрый поиск и удобный доступ. Все отсканированные документы можно легко найти по любым параметрам — дате, контрагенту, типу документа или содержимому, благодаря технологии поиска по тексту, основанной на точном распознавании информации.

6. Отчеты и аналитика. Система формирует отчеты по наличию и состоянию документов, что значительно упрощает подготовку к налоговым проверкам и внутренним аудитам.

Использование «Скан-Архива» позволяет не только повысить скорость работы с документами, но и снизить риски потери важных бумаг, повысить точность учета и улучшить контроль над процессом закрытия сделок. Это решение особенно полезно для тех предприятий, которые ценят надежность и эффективность при работе с большим объемом первичных документов.