Глава комитета Госдумы по финансовому рынку Анатолий Аксаков прогнозирует: в России электронный документооборот полностью заменит бумажный в ближайшие пять лет. И действительно, выпущенные законы и планируемые законопроекты указывают на тотальный переход к электронному документообороту.
Что это значит сейчас для логистических компаний?
Нужно позаботиться о двух направлениях:
- Организовать электронный документооборот как с контрагентами и контролирующими органами, так и внутри компании.
- Оцифровать те документы, которые на данный момент хранятся в бумажном виде. Это важно не только для этапа перехода на электронный документооборот, но и для дальнейшей отчетности.
Прямо сейчас в логистических компаниях в потоки документации входит огромное количество документации по разным направлениям: документы на груз, по оплате, нормативная, распорядительная, транспортная документация, договоры, отчеты. Но не всегда они достаточно формализованы и регламентированы, что заставляет тратить на работу с документами больше ресурсов (как временных, так и денежных), чем того требуется на самом деле.
Это значит, что любую оптимизацию документооборота нужно начинать со стандартов. Стандарт контроля документов позволит держать нужный уровень ответственности, так необходимый для работы в логистике.
Мы разобрались, как автоматизация документооборота повлияла на 3 логистические компании, которые уже установили стандарт контроля финансовых документов — «Скан-Архив».
ЗАО «Норд-Ост» — осуществляет деятельность в качестве таможенного брокера с 1992 года. Является развивающимся таможенно-складским комплексом, оказывающим полный спектр таможенных и логистических услуг.
Проблема
Большое количество бумажной документации — до 500 документов в месяц, которые необходимо обрабатывать.
Результаты
- Создан электронный архив в «1С».
- Все поступающие документы оперативно обрабатываются и помещаются в электронный архив.
Мнение заказчика
«Мы заказали программу „Скан-Архив“ в компании „ГЭНДАЛЬФ“ для создания электронного архива бумажных документов в „1С“. Надо отметить, что за месяц через наш офис проходит около 500 документов — столько же и обрабатываем с помощью „Скан-Архива“. Используем программу, чтобы всегда иметь под рукой электронный архив при необходимости. И программа полностью справляется со своими задачами!»
«ДОНТРАНСЭКСПРЕСС» — организация из Аксая, специализирующаяся на услугах и товарах в сфере автомобильных перевозок.
Проблема
- Огромный поток входящей документации.
- Контролирующие органы часто запрашивают товарно-транспортные накладные за очень большой период, подчас приходится предоставлять несколько сотен документов по запросу, которые необходимо найти в архиве и отсканировать.
- Ведение реестров, описи, группировка данных не помогали упростить документооборот, на сбор и обработку документов все равно уходило слишком много времени.
Результаты
- Сокращение времени на сбор документов к отчетности в 8 раз.
- Налажен контроль за входящими документами.
Мнение заказчика
«Мы используем „Скан-Архив“ уже 1,5 года. Критериями выбора программы были интеграция с „1С“ и быстрый поиск документов.
На данный момент через „Скан-Архив“ проходит половина документооборота нашей компании. С его помощью сократилось время формирования отчетов, был налажен контроль за входящими документами, упростился поиск нужной документации во время проверок. Для сфер торговли и перевозок с многочисленным документопотоком инструментарий данной программы крайне полезен».
ООО «ЛИНКОМ ПЛЮС» — группа компаний «ЛИНКОМ» работает в сфере дистрибуции более 17 лет. Предоставляет комплекс логистических услуг, от погрузочно-разгрузочных работ до маркировки и ведения документации.
Проблема
Объем документов дистрибьюторской компании очень велик, поэтому вопрос о том, что необходим электронный архив, не стоял — оставалось только выбрать подходящую программу. Программа должна была помочь не только хранить документы в учетной программе («1С»), но контролировать их своевременный возврат контрагентов, а также обладать удобными инструментами поиска документов по заданным параметрам.
Результаты
Удобно хранить документы в «1С».
Можно сортировать документы при поиске по периоду и контрагенту, что значительно сократило время на то, чтобы найти нужный документ.
Мнение заказчика
«К принятию решения о приобретении данной программы нас подтолкнуло желание вести архив в электронном виде прямо в „1С“, контролировать своевременный возврат и оперативно находить нужный документ в базе. Пользуемся программой уже 2 года, довольны функционалом. Если необходимо найти какой-либо документ, мы пользуемся возможностью сортировки по фильтру (период/контрагент). Мы бы посоветовали программу Скан-Архив» организациям с большим объемом документов, тем, кто хотел бы упорядочить архив и иметь возможность быстрого поиска".
Не хотите тянуться в хвосте, пока конкуренты опережают вас с помощью автоматизации?
Посмотрите бесплатную демонстрацию и получите подбор подходящего решения для организации электронного архива в вашей отрасли. Оставьте свои контакты, и наши эксперты свяжутся с вами или вашим IT-специалистом.
