13.11.2019

Почему логистические компании массово меняют подход к документообороту

Глава комитета Госдумы по финансовому рынку Анатолий Аксаков прогнозирует: в России электронный документооборот полностью заменит бумажный в ближайшие пять лет. И действительно, выпущенные законы и планируемые законопроекты указывают на тотальный переход к электронному документообороту.

Что это значит сейчас для логистических компаний?

Нужно позаботиться о двух направлениях:

  1. Организовать электронный документооборот как с контрагентами и контролирующими органами, так и внутри компании.
  2. Оцифровать те документы, которые на данный момент хранятся в бумажном виде. Это важно не только для этапа перехода на электронный документооборот, но и для дальнейшей отчетности.

Прямо сейчас в логистических компаниях в потоки документации входит огромное количество документации по разным направлениям: документы на груз, по оплате, нормативная, распорядительная, транспортная документация, договоры, отчеты. Но не всегда они достаточно формализованы и регламентированы, что заставляет тратить на работу с документами больше ресурсов (как временных, так и денежных), чем того требуется на самом деле.

Это значит, что любую оптимизацию документооборота нужно начинать со стандартов. Стандарт контроля документов позволит держать нужный уровень ответственности, так необходимый для работы в логистике.

Мы разобрались, как автоматизация документооборота повлияла на 3 логистические компании, которые уже установили стандарт контроля финансовых документов — «Скан-Архив».

ЗАО «Норд-Ост» — осуществляет деятельность в качестве таможенного брокера с 1992 года. Является развивающимся таможенно-складским комплексом, оказывающим полный спектр таможенных и логистических услуг.

Проблема

Большое количество бумажной документации — до 500 документов в месяц, которые необходимо обрабатывать.

Результаты

Мнение заказчика

«Мы заказали программу „Скан-Архив“ в компании „ГЭНДАЛЬФ“ для создания электронного архива бумажных документов в „1С“. Надо отметить, что за месяц через наш офис проходит около 500 документов — столько же и обрабатываем с помощью „Скан-Архива“. Используем программу, чтобы всегда иметь под рукой электронный архив при необходимости. И программа полностью справляется со своими задачами!»

Подробнее

«ДОНТРАНСЭКСПРЕСС» — организация из Аксая, специализирующаяся на услугах и товарах в сфере автомобильных перевозок.

Проблема

Результаты

Мнение заказчика

«Мы используем „Скан-Архив“ уже 1,5 года. Критериями выбора программы были интеграция с „1С“ и быстрый поиск документов.
На данный момент через „Скан-Архив“ проходит половина документооборота нашей компании. С его помощью сократилось время формирования отчетов, был налажен контроль за входящими документами, упростился поиск нужной документации во время проверок. Для сфер торговли и перевозок с многочисленным документопотоком инструментарий данной программы крайне полезен».

Подробнее

ООО «ЛИНКОМ ПЛЮС» — группа компаний «ЛИНКОМ» работает в сфере дистрибуции более 17 лет. Предоставляет комплекс логистических услуг, от погрузочно-разгрузочных работ до маркировки и ведения документации.

Проблема

Объем документов дистрибьюторской компании очень велик, поэтому вопрос о том, что необходим электронный архив, не стоял — оставалось только выбрать подходящую программу. Программа должна была помочь не только хранить документы в учетной программе («1С»), но контролировать их своевременный возврат контрагентов, а также обладать удобными инструментами поиска документов по заданным параметрам.

Результаты

Удобно хранить документы в «1С».
Можно сортировать документы при поиске по периоду и контрагенту, что значительно сократило время на то, чтобы найти нужный документ.

Мнение заказчика

«К принятию решения о приобретении данной программы нас подтолкнуло желание вести архив в электронном виде прямо в „1С“, контролировать своевременный возврат и оперативно находить нужный документ в базе. Пользуемся программой уже 2 года, довольны функционалом. Если необходимо найти какой-либо документ, мы пользуемся возможностью сортировки по фильтру (период/контрагент). Мы бы посоветовали программу Скан-Архив» организациям с большим объемом документов, тем, кто хотел бы упорядочить архив и иметь возможность быстрого поиска".

Подробнее

Не хотите тянуться в хвосте, пока конкуренты опережают вас с помощью автоматизации?

Посмотрите бесплатную демонстрацию и получите подбор подходящего решения для организации электронного архива в вашей отрасли. Оставьте свои контакты, и наши эксперты свяжутся с вами или вашим IT-специалистом.

Возврат к списку

Заказать звонок

phone

Бесплатная консультация