26.07.2019

Почему все хотят перейти на электронные ТН?

Одна из главных задач транспортно-экспедиционной компании (ТЭК) – своевременная доставка груза грузополучателю и получение вознаграждения за оказанные услуги. Ни одна грузоперевозка не проходит без транспортной накладной (ТН).


О процессе оформления ТН

Не секрет, что схема довольно сложная, занимает немало времени и порой отрицательно сказывается на позициях ТЭК в российской логистике. Оцените сами.

Грузоотправитель – водитель

Грузоотправитель выписывает ее как минимум в четырех экземплярах, каждый из которых заверяет своей подписью. Водитель также подписывает все экземпляры, тем самым соглашаясь, что груз принят к перевозке, а факт передачи ответственности за сохранность груза транспортно-экспедиционной компании состоялся. Три экземпляра водитель забирает с собой, а четвертый остается у грузоотправителя.

Водитель – грузополучатель

После сдачи груза водитель и грузополучатель подписывают три экземпляра ТН, тем самым подтверждая факт доставки и приемки груза. Один экземпляр остается у грузополучателя, два остальных водитель увозит с собой.

Водитель – ТЭК – грузоотправитель

На основании ТН транспортно-экспедиционная компания выставляет акт заказчику перевозки, а для водителя рассчитывается заработная плата.

И именно на этом моменте возникает основная сложность: грузоотправитель ожидает оригинала ТН и акта, но, если, предположим, водитель доставил груз во Владивосток из Москвы, ему необходимо время для того, чтобы довезти экземпляры ТН до офиса компании. К тому же, если по пути следования будет взят следующий заказ, сроки увеличиваются.

Как сократить время на обмен документами с контрагентами на 75%?


Как компании решают проблему?

Чтобы удержать и укрепить свои позиции в российской логистике, ТЭК оптимизируют работу с документами. Ключом к оптимизации является электронный документооборот (ЭДО), а также программа для создания электронного архива бумажных документов. Примером такой программы может быть «Скан-Архив».


Зачем нужен электронный документооборот?


Как обеспечить стандарт контроля документов?

Внедрение ЭДО не освободит вас от бумажных документов полностью, поскольку не все контрагенты осуществили переход на ЭДО. Часть документов вы продолжите получать в бумажном виде. Но у вас есть возможность оптимизировать работу и с ними.

Как всего за пару секунд превратить бумажный документ в скан-копию?

Любые бумажные документы можно переводить в скан-копии с помощью «Скан-Архива».


Что изменится в работе вашей компании при использовании «Скан-Архива»?

  1. Упростится поиск копий бумажного документа: за несколько секунд в базе «1С» по штрих-коду, контрагенту, дате и т.д.
  2. Можно будет автоматически отслеживать возврат документов от контрагентов. Отчет о наличии документов от контрагентов покажет, каких документов нет в архиве.
  3. Снизится риск штрафов и доначислений налогов от проверяющих органов – «Скан-Архив» поможет сформировать пакет документов к проверкам в указанный срок, быстро сдавать пояснения и оперативно отслеживать наличие документов.
  4. Упростится ответ на запросы документов благодаря возможности массовой выгрузке документов из «1С» по заданным параметрам. Если пришел запрос на все документы от определенного контрагента за период или по определенной сделке, можно сразу выгрузить все подходящие нужным параметрам документы.
  5. Снизятся затраты на содержание бумажного архива: оплату помещения при переносе архива, так как он уже не будет требовать постоянной доступности, логистику.

Подтверждено практикой!

Используя обмен документов в электронном виде, вы не только сократите время на обмен документами с вашими контрагентами на 75%, но и затраты на расходные материалы до 70%, и общие издержки на предприятии на 2%.


Возврат к списку

Заказать звонок

phone