Главная

ТД «Лучший продукт» - от бумажных документов к электронному архиву за 2 дня


Торговый дом «Лучший Продукт» занимается оптовой продажей продуктов питания. География клиентов и партнеров компании обширна - 600 ее контрагентов располагаются в различных регионах России, а также в странах СНГ.

В ассортименте товаров «Лучшего Продукта» более 200 наименований молочной, творожной и сметанной продукции, сыров, варенья и джемов, подсолнечного масла и растительных жиров, сухофруктов. Документооборот компании составляет 3000 документов в год.


Ранее из-за большого потока исходящих документов сотрудникам предприятия было сложно контролировать их возврат. При налоговых проверках тратились дни на поиск документации в бумажном архиве и сверки с контрагентами. А когда появились вторичные проверки, остро встал вопрос о сокращении времени на работу с документами. Именно тогда на одном из семинаров компании «ГЭНДАЛЬФ» представители компании «Лучший Продукт» узнали о программе «Скан-Архив». Решение было принято незамедлительно: за 2 дня согласовали покупку с руководством, посетили демонстрацию и заключили договор с разработчиком.

Специалисты торгового дома самостоятельно установили программу «Скан-Архив», сейчас напрямую с ней работает 1 человек. Он переводит бумажные документы в скан-копии сразу же при получении, после чего «Скан-Архив» распознает реквизиты или штрихкоды и прикрепляет эти копии к «1С».

Доступ к упорядоченному электронному архиву в базе «1С:Предприятия 8» получили сотрудники финансовых и торговых подразделений. Они могут отслеживать, все ли документы вернулись от контрагентов и были внесены в архив. Невозвращенные документы автоматически отмечаются, что позволяет избежать спорных вопросов. Во время налоговой проверки нужный пакет документов выгружается мгновенно через кнопку «Экспорт».

Главный бухгалтер ООО «Лучший продукт» Давыденко Анна Анатольевна отмечает:
 продукт

Мнение заказчика

«Мы хотели увеличить скорость поиска документов, подписанных клиентами. И мы это сделали! Теперь вся документация в электронном виде - документы за прошлый год мы перевели вручную, все текущие подгружаются регулярно. Работать с ними очень удобно. Приятным бонусом стало, что освободилось пространство в кабинетах, все документы сейчас хранятся в 50 коробках в специально отведенной для этого комнате».


Ведение электронного архива подобным образом дает компании уверенность, что в документах полный порядок и при любой проверке контролирующих органов они будут предоставлены вовремя.

Как подготовить первичку к новым налоговым правилам? Подробнее

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)

Как доработка превращает сканирование в «1С» в управляемый процесс с контролем черновиков

Читать

Контроль документооборота с помощью настройки интеграции ЭДО с «1С»: подробнее о доработке

Читать

Распознавание первичных документов и кастомизация: кейс успешной доработки «Скан-Архива»

Читать

Система управления документами: кто контролирует первичку — тот и выигрывает

Читать

Возврат документов: взгляд изнутри на контроль документооборота с контрагентами

Читать

Стандарт работы: как выбрать программу для контроля финансовых документов

Читать

«Скан-Архив» в действии: как работает новый стандарт «1С»

Читать

Архив бумажных документов в «1С» или ваше спасение от лишней работы

Читать

Более 40% российских бухгалтеров назвали эту проблему главной при составлении отчетности

Читать

Система есть, а порядок – нет? Главные ошибки внедрения стандартов

Читать

Возврат к списку