Как эффективно управлять документами

Система управления документами и ее критерии

Существует нормативное определение. В нем система документооборота обозначается как совокупность действий, направленных на эффективное управление, формирование, использование, подписи, хранение и, при необходимости, уничтожение документов.

Это определение верное. Но оно не в полной мере отражает зависимость системы электронного документооборота и в целом управления документами и общего успеха организации. Если работа с документами налажена, эффективность труда возрастает, как следствие, возрастает и доход всей организации.

В систему управления документами, помимо самого документооборота, входит ряд задач по контролю качества каждого документа. Эта часть работы напрямую не связана с ДО, однако от нее зависит, будет ли ваша организация работать эффективно или начнет «буксовать».

В систему контроля делопроизводства компании входит несколько составляющих:

• регламент работы с документами, единый для всех типов бумаг;

• контроль принятия и отправки документов;

• систематизация хранения.

Риски неэффективного управления документами

Беспорядок в документах нарушает организационные процессы и мешает работе компании на всех этапах. Есть три ключевых риска, которые способны разрушить работу автоматизации и нанести ущерб вашей организации.

Срыв сроков. С этого аспекта начинается большинство проблем бизнес-процессов. Если в вашей организации нет системы электронного документооборота (СЭД), бумаги теряются, «зависают» на разных этапах или между контрагентами, и непонятно на каком сотруднике произошел сбой. Без нужных документов и согласований невозможно, например, отправить машину с грузом, утвердить старт проекта.

Отсутствие коммуникации. Такой риск способен привести к необратимым последствиям для компании и персонала. В первую очередь усложняется работа руководителя, который может получать искаженную информацию или не получать ее вообще, в связи с этим принимать неверные решения. Нарушение коммуникации влечет за собой неправильное распределение задач и ответственности за них. Эффективность документооборота снижается.

Проблемы с законом. Риск получить штраф за неверно оформленные, просроченные или утерянные документы есть всегда. Для многих перспектива ответственности перед законом является главной причиной начать модернизацию. Автоматизация, электронный документооборот (ЭДО) и налаженная система управления документами защитит вас от таких проблем.

Организация системы управления документооборотом

Первым шагом является классификация типов документов, которые используют на предприятии. Единого классификатора нет, поскольку это зависит от сферы, в которой работает организация, ее размера и структуры, типов бизнес-процессов, особенностей делопроизводства.

Примеры классификации документов:

• нормативная;

• организационно-распорядительная;

• технологическая;

• финансово-бухгалтерская;

• конструкторская;

• кадровая;

• закупочная;

• информационно-справочная.

Такая типология является наиболее общей для внедрения эффективного регламента работы в компании. Но элементы вариативны. Некоторые отрасли имеют свои специфические документы, которые не укладываются в типичные типологии. Но это тоже можно автоматизировать.

Следующим этапом, при организации системы электронного документооборота, будет непосредственная подготовка регламента обработки каждого документа: допустимое время передачи, система отслеживания от формирования до конечного получателя. Чтобы на каждом из этапов вы могли видеть, где сейчас находится тот или иной документ. Чтобы придать внедрению максимальную эффективность, нужно проработать правила по времени ответов.

Важно, чтобы ваш регламент работы с документами не усложнял бизнес-процесс. Перед началом разработки внимательно изучите взаимодействие отделов и сотрудников, изучите бизнес-процессы и их взаимосвязь. Необходимо учесть все особенности, так вы добьетесь лучшего эффекта.

На завершающем этапе разработки системы управления документами нужно все проверить на соответствие законодательству. Это важно, ведь работа с документами контролируется государством. Особое внимание стоит уделить проверке отраслевых законов. Если все в порядке, можем идти дальше.

Способы и инструменты эффективного управления документами

Мы приведем три основных программных решения, которые помогут вам организовать систему управления документами.

«1С:Документооборот». Данная программа является базовой для автоматизации работы с документами.

Вот три главных преимущества этой программы:

• поиск документов ускорится. Электронный документ можно найти, используя любые реквизиты, что есть под рукой;

• отправка и отслеживание электронного документа происходит в рамках одного интерфейса. Сотрудникам компании не придется использовать «многоэтажные рассылки» поочередно согласовывая документ;

• у руководителей появляется возможность лично, в режиме реального времени, наблюдать за документооборотом в системе.

«1С-ЭДО». Электронный документооборот в «1С» является дополнением к уже имеющимся механизмам бухгалтерского учета. Сервис позволяет обмениваться электронными документами, не выходя из основной программы бухгалтерского учета.

Основные преимущества «1С-ЭДО»:

• нет необходимости заполнять накладные с помощью ручного ввода;

• сервис автоматически осуществляет формирование входящей номенклатуры;

• сервис исключает ошибочные повторения уже проделанных операций.

«Скан-Архив». Программа помогает контролировать документы, а также получать скан-копии документа без потери времени на поиск. Загрузка документов в систему построена на двух этапах. Оцифровка документов: на данном этапе нужно загрузить в сканер все нужные бумаги, мы говорим «все», потому что программа использует потоковый сканер, он позволяет загружать документы целой пачкой.

Далее происходит распознание документов. Программа сканирует штрихкод, и по нему определяет документ, помещая в нужное место. При загрузке все данные вносятся в копию автоматически, но при необходимости их всегда можно поменять вручную.

Преимущества «Скан-Архива»:

• контроль возврата документов;

• вы всегда будете знать, на каком этапе документ находится в данный момент;

• в любой момент вы можете выгрузить скан-копию нужного документа, не тратя время на происки.

Внедрение СЭД для управления документами

Внедрение и вся дальнейшая работа начинается с выбора типа система. Таких типов существует три:

1. Централизованная. Такая система предполагает более жесткий регламент, а вся работа с документами организуется и контролируется специальной службой.

2. Децентрализованная. В такой системе у отделов и департаментов организации есть свои менеджеры, которые работают с документами.

3. Смешанная. В такой системе есть и специальная служба, и отдельные сотрудники. Они разделяют полномочия и взаимодействуют между собой.

Из практики мы можем сказать, что самым частым является третий тип. Он наиболее гибкий, позволяет подстроить систему управления документами с учетом всех особенностей вашей организации.

Выбрали подходящую систему управления документами? Расскажите об этом всем сотрудникам

Это следующий этап внедрения. Подготовьте локальный нормативный акт, например, приказ. В нем необходимо объяснить сотрудникам суть и необходимость изменений. Помимо этого, приложите к приказу все необходимые образцы документов, которые помогут вашим сотрудникам легко перейти на новую систему.

Пока вы не обеспечите всех сотрудников информацией, сложно будет требовать от них соблюдения новых стандартов. Как только вы будете уверены, что донесли информацию до всех, можно переходить к завершающему этапу внедрения.

Обеспечение контроля за системой управления документами

Контроль – необходимая фаза, особенно в начале внедрения системы. Поручить эту задачу можно либо менеджеру, либо специальной службе. В зависимости от того, какой тип системы вы выбрали.

Далее есть три аспекта контроля:

1. Контроль за оформлением документов. Нужно отслеживать формальные элементы, если есть несоответствия – отправлять на доработку с комментариями.

2. Контроль за сроками. Необходимо следить, чтобы даты, обозначенные в документах, отражали реальное положение дел.

3. Контроль за хранением документов. Важно, чтобы документы не терялись, а также имела место прозрачная система, где всегда можно понять, у кого сейчас находится документ.