Что такое первичные документы и для чего они нужны?

Зачем нужны первичные документы?

Первичные документы выполняют несколько важных функций.

1. Налоговый учет. Все операции компании должны быть подтверждены документально, и на основе этих документов налоговая служба рассчитывает налоги. Без правильно оформленных первичных документов нельзя вести правильный налоговый учет, и компания может столкнуться с проблемами при проверках.
2. Подтверждение сделок. Каждая сделка, проведенная вашей компанией, должна быть зафиксирована в первичном документе. Эти документы служат доказательством заключенных сделок и фиксируют, что все условия были выполнены.
3. Использование в судебных процессах. В случае возникновения споров с контрагентами или судебных разбирательств, первичные документы могут служить доказательством правоты вашей компании.

Важно помнить, что первичные документы должны храниться не менее 5 лет с момента их последнего использования. По истечении этого срока они могут быть либо заменены на более новые версии, либо уничтожены.

Чем электронный архив лучше бумажного?

При ведении бухгалтерского учета и работе с документацией крайне важно, чтобы все договоры, счета и чеки оставались в целости и сохранности. К сожалению, классические способы хранения часто подводят бухгалтера, который несет ответственность за учет расходов компании: документы теряются, рвутся, пачкаются и подвергаются другим непредвиденным повреждениям. В этом случае электронный архив становится отличным решением, обеспечивая безопасность первичных документов и их оперативный поиск.

После оцифровки оригинала и его загрузки в нужную программу, вам не нужно будет тратить время на поиски среди бумажных документов, среди которых нужного файла может и не оказаться. Работать с электронным архивом будет проще, если выбрать правильную программу. Она должна отвечать следующим требованиям:

1. Быстрый поиск документов. В электронном архиве все документы оцифрованы, и найти нужный файл можно за несколько секунд. Не нужно тратить время на перебирать бумажные папки.
2. Безопасность хранения. Электронные документы защищены от повреждений, и их можно легко восстановить в случае необходимости. Кроме того, в электронном архиве можно установить доступ только для определенных пользователей, что повышает безопасность хранения данных.
3. Удобство использования. Программы для создания электронных архивов имеют простой и понятный интерфейс, что позволяет даже новичку быстро освоиться и работать с архивом.
4. Опись документов. В электронном архиве всегда можно получить опись документов, что упрощает процесс подготовки к проверкам налоговой. Вы всегда сможете выгрузить нужный документ и предоставить его в нужный момент.
5. Контроль ошибок. Иногда бывает, что документ не подписан или отсутствует печать. С помощью программы для электронного архива можно заранее проверить все документы на наличие ошибок и избежать неприятных ситуаций.

Как работает программа для хранения первичных документов

Программа «Скан-Архив» — это решение для тех, кто хочет надежно хранить первичные документы в электронном виде. Она предоставляет множество возможностей для удобного хранения и работы с документами.

«Скан - Архив» поможет сэкономить время сотрудников бухгалтерии, освободив их от поиска нужной первички и позволит упростить процесс бухгалтерского учета. Документы перестанут теряться среди большого количества бумаг, не будут повреждаться от внешнего воздействия и станут доступны для выгрузки в любое время суток.

1. Быстрый поиск документов. В программе можно найти нужный документ за несколько секунд. Все документы находятся в одном месте, что существенно ускоряет работу.
2. Удобный интерфейс. Программа имеет простой интерфейс, который позволяет легко работать даже тем, кто не знаком с технологией архивирования.
3. Опись документов. С помощью программы можно создавать опись всех документов, что удобно при проверках и подготовке отчетности.
4. Контроль ошибок. Программа помогает избежать ошибок при работе с документацией, своевременно предупреждая о недостающих подписях или печатях.
5. Резервное копирование. Все документы могут быть сохранены в резервной копии, что гарантирует их безопасность и доступность в любое время.

Программа «Скан-Архив» — это удобный и надежный инструмент для хранения и работы с первичными документами вашей компании.