Работа с документами первичного бухгалтерского учета занимают достаточно много времени в силу их большого количества. Но что делать, если времени не хватило или про документ попросту забыли?
В статье рассмотрим, кто и в какой степени несет ответственность за отсутствие первичного документа.
Что такое первичная документация в бухгалтерии?
Первичная документация — это любые документы, которые подтверждают сделки налогоплательщика и связаны с хозяйственной деятельностью организации. Всё это описано в законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Такие документы нужны для подтверждения расходов и правильного расчета налогов перед ФНС. Документы должны оформляться в момент проведения хозяйственной операции, чаще всего это делает поставщик. Важно правильно оформлять документы по сделкам, особенно если вы покупатель, так как налоговая может не принять документы с ошибками.
Отсутствие первичных документов: что грозит?
Если нет первичных документов, последствия могут быть разные — от гражданско-правовых до уголовных. В большинстве случаев это гражданско-правовые последствия, такие как штрафы. Если в договоре прописана ответственность за отсутствие документов, вы можете понести штрафы или возместить убытки контрагенту. Кроме того, если документы не оформлены правильно, контрагент может избежать ответственности за нарушения договора.
Если ваша компания не предоставила первичные документы вовремя, возможны штрафы, если это указано в договоре. Также может быть ответственность за убытки, понесенные контрагентом из-за отсутствия документов. Отсутствие документов может привести к тому, что контрагент избежит ответственности за нарушение договора. Часто это происходит из-за человеческого фактора — документов много, и они могут быть потеряны или забыты.
Суды часто отказывают в возмещении издержек, если нет первичных документов или они оформлены с нарушениями. Например, в деле № А53-3848/2017 суд отказал в возмещении издержек из-за отсутствия документов. Другой пример — дело № А33-9990/2017, где сделку признали мнимой из-за отсутствия документов. Однако в некоторых случаях суд освобождает бухгалтера от штрафа, если документы не были переданы вовремя по вине контрагента, как в деле № П16-239/2022.
Такие случаи не редкость, поэтому важно держать все документы под контролем. Разбирательства могут занимать много времени, особенно если у вас более 2000 документов. Поддерживайте порядок в документах, чтобы избежать подобных проблем и сохранить время и деньги.
Как действовать, если контрагент отказывается подписывать документ
Иногда контрагент может отказать в подписании документа, например, акта выполненных работ. Это может вызвать подозрения у налоговых органов не только из-за отсутствия самого документа, но и из-за отсутствия вашей реакции на отказ. Если заказчик недоволен работой и присылает мотивированный отказ, рекомендуется предусмотреть в договоре пункт, что работы считаются принятыми по истечении установленного срока. Это поможет избежать проблем в подобных ситуациях.
Как избежать проблем из-за отсутствия первичных документов?
Самый надежный способ — держать все первичные документы под контролем. Если объем документов превышает 2000, сделать это вручную становится сложно. Здесь на помощь приходят программные решения, такие как «Скан-Архив». Они помогают отслеживать и управлять документами.
Отзыв реального пользователя
ООО «АТРИ-ГРУПП» — одна из крупнейших IT-компаний России, занимающаяся поставками комплексных IT-решений. У компании ежемесячный документооборот составляет 1000 реализаций и 1500 приходных документов.
Проблема: контроль за перемещением документов затруднялся большим объемом и отсутствием интеграции с системой учета «1С:Управление торговлей».
Решение: было выбрано программное обеспечение «Скан-Архив». Оно позволило отслеживать перемещения документов и формировать электронный архив. Программа была интегрирована с системой учета, что обеспечило моментальное распознавание документов по штрих-коду.
Результаты: внедрение «Скан-Архива» позволило менеджерам компании самостоятельно контролировать документооборот. Электронный архив облегчает предоставление информации ФНС, сокращая время и трудозатраты на поиск данных по запросам.
Подведем итог
Первичные учетные документы — это основа бухгалтерского учета, фиксирующая все экономические процессы в организации. Их отсутствие может привести к серьезным последствиям, чаще всего в виде гражданско-правовых санкций. Однако штрафы — не самое страшное, что может случиться. Если ваш партнер нарушит условия договора, а первичные документы отсутствуют или имеют ошибки, привлечение его к ответственности через суд будет гораздо сложнее.
