В прошлой статье мы рассказали, что еще два года назад в нашей компании работа над возвратом документов почти не велась. Однако бухгалтер Галина взялась за то, чтобы избавить от хаоса внутренний документооборот компании.
Менять бизнес-процессы компании в одностороннем порядке нельзя, поэтому теперь мы расскажем, какое участие в этом процессе принимали менеджеры внутри отделов.
Из 100 непереданных документов осталось 3
Для начала в каждом отделе нашей компании был назначен ответственный за документооборот с бухгалтерией. У этого сотрудника есть доступ к базе, куда он вносит полученные документы.
Предыдущий менеджер оставила множество документов, которые она внесла в базу, но не сдала в бухгалтерию. Часть из них так и не вернулись от контрагентов. Когда начали организовывать процессы, мы составили списки документов, которые необходимо запросить. Со многими контрагентами удалось связаться через электронную почту, но был контрагент, которому писали Почтой России, были те, кого пришлось искать через социальные сети. Почти детективная работа. После кропотливого сбора документов мы оформляли документы через реестр и сдавали все в бухгалтерию.
Юлия, менеджер отдела интернет-проектов
По новым правилам работы документ не должен храниться в отделе. Сразу после получения документа менеджер вносит его в базу и тут же передает по реестру: относит в кабинет бухгалтерии и подтверждает, что документ принят.
Когда начали налаживать работу, обнаружили, что с 2016 года около 100 документов не переданы из отдела в бухгалтерию. В итоге мы собрали все, осталось только 3 непереданных документа, но они за 2016 год, и контрагентов, которые имеют к ним отношение, уже не существует.
Дарья, менеджер отдела маркетинга и рекламы
Однако даже такой результат разительно отличался от ситуации, которая царила в компании раньше. Собранные документы за последние 2-3 года стали только началом. Теперь требовалось наладить постоянный поток документов от менеджеров в бухгалтерию. Для этого были установлены специальные правила.
Порядок передачи документов в бухгалтерию для менеджера:
- Полученные документы вносится в базу «1С».
- Все документы за установленный период (день в день, или раз в неделю – у разных отделов по-своему) собираются в пачку.
- Из «1С» распечатывается реестр документов, которые вошли в пачку. С ним документы передаются в бухгалтерию – собственноручно, чтобы исключить ситуации, когда документ «потерялся в пути». До момента, пока бухгалтер не принял документ, ответственность за него лежит на менеджере.
- Бухгалтер принимает документы, сверяется с реестром и программой, ставит отметки и отпускает менеджера.
- Бухгалтер оцифровывает документы, прикрепляет сканы к «1С» с помощью «Скан-Архива» и относит оригиналы в архив.
- Менеджер в любой момент может получить скан-копию своего документа через базу, так они доступны в ней благодаря «Скан-Архиву».
А вам зачем?
Иногда ответственному сотруднику достаточно донести, для чего важны в срок сданные документы. Главное, убедиться, что назначенный в отделе менеджер понимает, что его четкая работа с документами – это не прихоть бухгалтера и не самодурство начальства.
Даже без введения штрафных санкций можно указать, сколько может компания потерять в деньгах без нужных документов. Менеджер по продажам, хоть раз столкнувшийся с тем, что из-за отсутствия документов по прошлой сделке он не смог заключить новый договор, уже вряд ли с пренебрежением будет «прикапывать» акты в тумбочке.
Как мы видим с нашей стороны, зачем нужно возвращать документы: любая сделка, любая трата денег требует подтверждающих документов. Я понимаю, что это необходимо для уплаты налогов, контроля.
Дарья, менеджер отдела маркетинга и рекламы
Нам регулярно приходят письма, что мы должны передавать документы в бухгалтерию. Но никаких санкций, штрафов за это нет, только обязанности прописаны в регламенте – что мы обязаны их сдавать. Возможно, наказаний нет только пока. Пока что самое строгое, это если задерживаешь документ, в копию ставится руководитель отдела, и он несет за это ответственность.
Юлия, менеджер отдела интернет-проектов
Важно, чтобы все сотрудники, а не только назначенные менеджеры, понимали, что есть какая-то ответственность за потерянные и непереданные документы. У сотрудников должна выстроиться связь: «Если я трачу на что-то деньги, я должен в итоге закрыть это документами». Закрепить эту связь можно через все системы обучения, которые используются в компании:
- Рассылка информационных писем по компании;
- Обучения от бухгалтерии для сотрудников;
- Обязанность для кураторов объяснять новым сотрудникам, как работать с документами;
- Закрепление ответственности за документы в регламентах компании и т.д.
Раньше у нас был целый список контрагентов, с которыми работали в отделе. При этом было сложно у кого-то из сотрудников узнать, кто они и кто с ним работал – не было общего чувства ответственности за документы. Поэтому нужно объяснять, что это важно для всего отдела, а не только потому, что менеджерам так хочется.
Дарья, менеджер отдела маркетинга и рекламы
В поисках новых решений
Постепенно процесс передачи документов пришел в больший порядок. Теперь в нашей компании ищут способы улучшить то, что есть.
Возник вопрос по компаниям, которым раз в год выплачивается крупная сумма, а акты приходят по выполненным работам на мелкие суммы, и итог не всегда сходится. Например, сумма 100 000, а пришли два акта на 50 231 и 48 220 рублей. В итоге программа не дает провести эти акты. Бухгалтерия знает, что в этом случае делать, а мы еще этого не умеем. Поэтому нужно учиться дальше.
Юлия, менеджер отдела интернет-проектов
Был случай, когда один менеджер ввел в базу документ, второй ввел, но никто документ не передал. В бухгалтерии его нет… Пришлось заново запрашивать.
Зато работать с документами стало удобнее. Благодаря тому, что в компании внедрен стандарт контроля документов «Скан-Архив», менеджеру проще получить доступ к нужным сканам документов. Для этого не нужно привлекать бухгалтера, достаточно зайти в документ в «1С». Иногда это важно, чтобы сверить данные в базе: бывает так, что в там указано одно число, а на документе – другое. Для сверки не нужно возвращать документ из архива, что значительно экономит время всех сотрудников.
Оптимизация документооборота отражается и на работе финансовой службы. В следующей статье мы расскажем, как они участвуют в процессе возврата документов.
