У систем электронного документооборота достаточно плюсов. Но среди тех, кто начинает пользоваться СЭД, иногда возникают и ярые противники, которые называют любую систему работы с электронными документами бесполезной и сетуют на потраченные деньги и время, ушедшее на внедрение «бесполезной» системы.
«Странно» – подумали мы и решили провести опрос среди предпринимателей, разочаровавшихся в программах электронного документооборота. И вот что мы выяснили.
1. За проект отвечали 5 сотрудников компании
«Со стороны нашей компании мы выделили несколько ответственных сотрудников, которые помогали внедренцам разобраться, как устроен ЭДО в организации и что мы хотим улучшить. Сюда вошли главный бухгалтер, глава финансового отдела и руководитель отдела кадров – в эти отделы СЭД внедряли в первую очередь, старший системный администратор и ведущий менеджер по закупкам ПО. Но ответственного за работы в рамках проекта в этой группе не было – и каждый стал тянуть одеяло на себя. Учитывая, что консультации по внедрению и все правки в техническое задание оплачивались, бюджет внедрения в итоге невероятно раздулся».
Выход в этой ситуации – назначать единственного ответственного за проект внедрения и оставлять за ним последнее слово. Внедрение системы ЭДО обычно затрагивает всю компанию, и учитывать интересы наиболее активно взаимодействующих с ней отделов нужно – но лучше в качестве консультантов проекта.
2. Не оценили бюджет и сроки
«С ходу решили переводить всю компанию на электронный документооборот, так как крупный партнер-вендор поставил такое условие. Решили разработать свою программу, которая и внутренний документооборот обеспечит, и внешний, и присоединить к ней бухгалтерский архив. В итоге внедрения стало понятно, что эта амбициозная задача нам не по зубам, и надо было сразу брать готовые системы. К стоимости этих решений уже следовало добавлять цену сервера и услуг по настройке проекта».
Учтите, что СЭД – это не только оплата лицензии программы документооборота (кстати, проверьте, бессрочная она или всего на 1 год), но и услуги на ее установку и настройку, и, возможно, обновление аппаратного обеспечения – серверов, которые будут обеспечивать работу системы. Добавьте сюда финансовые, человеческие и временные траты на оцифровку и внесение документов в систему, а также затраты на обучение пользователей, ведь эти требования для внедрения электронной системы очень важны. Помните о том, что только соблюдение требований к СЭД обеспечивает его адекватную работу.
Также при планировании работы с электронными документами оцените, какие функции вам необходимы и как их совместить. Например, «Скан-Архив» – отличное программное решение, которое помогает объединить всю работу с документами в «1С:ЭДО» –сканирование их физических и анализ электронных копий.
3. Сначала внедряли сами
«Что сказать – решили сэкономить, пытаясь внедрить электронный документооборот самостоятельно. В процессе наш программист уволился, и нам пришлось нанимать двух фрилансеров для проекта, чтобы они разобрались в его работе. Если честно, проще для компании было начать проект с нуля. Еще проще – не изобретать колесо и воспользоваться готовым решением».
Иногда положиться на опыт внедренцев компании, которая давно работает с системами электронного документооборота, гораздо дешевле, чем пытаться обойтись своими силами. А установленное готовое решение будет проще поддерживать: бизнес не будет привязан к конкретному сотруднику, занимавшемуся настройкой программы, вам поможет любой из специалистов обслуживающей компании.
К тому же, «1С» позволяет дорабатывать программу, и ГЭНДАЛЬФ после анализа базы данных может предоставить клиенту подробное техзадание для внедрения новой системы. Это позволит не только самим внедрить, но сохранить подробные инструкции для других программистов. Таким образом, компания может сама заниматься внедрением, что сэкономит ресурсы, которые могут быть потрачены на другие бизнес-процессы, а мы окажем всю необходимую поддержку для успешного внедрения системы.
4. Внедрили систему только для отдела кадров
«Решили, что основные документы всегда оседают в кадровом отделе, там были большие проблемы с документооборотом. Внедрили программу. В итоге она была бесполезной, потому что до кадра каждый документ проходил еще много инстанций».
С документами работают не только делопроизводители, не только кадры, бухгалтерия или юристы компании – обычно к их появлению причастны также менеджеры других отделов, руководители и прочие сотрудники, таковы бизнес-процессы. Поэтому система доступа сотрудников к электронному документообороту должна быть продуманной. Даже если вы устанавливаете архив бухгалтерских документов, вам стоит позаботиться, чтобы документ мог оттуда получить не только бухгалтер, но и, например, менеджер (особенно если с счетами-фактурами хранятся договоры, какие-то сопроводительные документы).
5. Навязывали новую систему сотрудникам без обучения
«Внедрили ЭДО, сотрудников поставили перед фактом. Через месяц – саботаж. Создают бумажные документы по старинке, так проще и быстрее. И смысл был в этой системе?»
Если сотрудников не подготовить к тому, что грядет новая система, внедрение которой потребует времени и сил, что создание и учет документов теперь происходит в электронном виде, они вполне естественно будут сопротивляться новшествам. Лучше всего – выделить для каждого отдела ответственного за работу с СЭД, обучить его с помощью компании, внедряющей систему, и дальше с их помощью обучить остальных сотрудников. Так снизятся затраты на обучение, а сотрудники после этого нового проекта будут чувствовать уверенность в том, что им помогут разобраться, если возникнут трудности.
6. Не составили регламент
«Внедряли бухгалтерский архив для контроля документов через «1С». К отчетности начался хаос: одни документы внесли, другие не внесли, третьи зависли у контрагентов. Стало ясно, что с самого начала нужен был регламент: получаем пачку документов от контрагента, в конце недели все сканируем и вносим в программу. Дело занимает от силы 10 минут, но избавляет от головной боли потом».
Чтобы электронный документооборот принес порядок в ваш бизнес, нужно сначала обеспечить порядок работы с ним. В каждом отделе, кто использует СЭД, пропишите правила работы с системой, и используйте их уже на этапе обучения сотрудников. Тогда электронный документооборот в организации будет действительно полезен.
Настроенные бизнес-процессы позволяют компаниям успешно внедрить новую систему. Здесь важно не только обучение, но и регламент, правила, контроль на первых порах. Помимо этого, важно проводить аналитику, насколько успешно прошло внедрение, как сотрудники справляются с нововведениями. Это позволит усилить регламент и проще обучать новых сотрудников в будущем.
Составив список из шести основных причин провала при внедрении электронного документооборота в организации, мы пришли к выводу: недостаточно правильно подобрать СЭД для организации, нужно еще правильно ее приготовить. Возможно, чужие ошибки, перечисленные выше, позволят вам избежать лишних трат на доведение электронного документооборота до ума.
Решили использовать систему электронного документооборота?
Специалисты ГЭНДАЛЬФ ответят на ваши вопросы абсолютно бесплатно
Получить консультацию
