Реестр документов в «1С»: что означает адресное хранение?

В каждой организации важно иметь систему хранения документов, которая будет отвечать всем нормам законодательства, а также требованиям сотрудников, которые ведут и обмениваются бухгалтерской, кадровой и административной документацией.

Из этой статьи вы узнаете:

• Как организовать адресное хранение документов в «1С» с помощью программы «Скан-Архив».
• Как в решении ведется учет оригиналов печатных форм документов.
• Какие операции «Скан-Архив» позволяет проводить с документацией в реестре.

Ведение реестра документов в «1С» с помощью программы «Скан–Архив»

Учет (адресное хранение в «1С») оригиналов печатных форм документов

Пользователи программы «Скан-Архив» всегда могут найти в базе для каждого документа найти важную для работы информацию: где или у кого находятся его бумажные оригиналы, даже если оригиналы изъяты с постоянного места хранения.

Чтобы отобрать пакет документов, не надо копаться в куче папок, достаточно в программе заполнить реквизиты искомых документов. Если в архиве документов уже нет места для хранения, с помощью организованного учета можно определить, какие реестры оригиналов документов можно уничтожить.

При работе с реестрами и адресным хранением используются следующие объекты подсистемы «СканАрхивПроф»: 

Места хранения реестров – справочник для хранения данных о местах хранения реестров оригиналов печатных форм документов.

Справочник является иерархическим с неограниченным количеством уровней вложенности, что позволяет указать любую требуемую систему хранения документов «бумажного» архива (например, город / офис / комната / стеллаж / полка). 

Реестры – справочник предназначен для хранения данных о реестрах оригиналов печатных форм документов. 

Форма реестра (рис. 1) отображает как реквизиты самого реестра, так и опись включенных в него документов (по состоянию на текущий момент).

Рис. 1

Организация – обязательна к заполнению.
Место хранения реестра – полный путь к месту хранения реестра оригиналов печатных форм документов. 
Дата передачи в архив – дата передачи реестра на хранения (архивирование). 
Срок хранения – необходимый срок хранения реестра, в годах. 
Опись документов – список объектов базы, оригиналы которых включены в реестр. 
Ответственный – ответственное лицо за хранение документов.

В реестре документов пользователь может:

Выполнить операцию с документом реестра (ввести новый документ «Операция с документами реестра»).
Просмотреть историю изменения состава реестра. 
Распечатать опись реестра документов. 
Для работы с реестрами служат два документа подсистемы «СканАрхивПроф»:
«Операция с реестром» и «Операция с документами реестра».

Операции с реестром документов

Документ «Операция с реестром» служит для отражения в информационной базе операций, выполняемых с реестром (набором документов) в целом:

• Передача реестра в архив – в этой операции устанавливаются «Дата передачи в архив», «Срок хранения» и новое (постоянное) «Место хранения реестра». 
• Перенос реестра – операция предназначена для отражения в базе данных изменения места хранения реестра. 
• Уничтожение реестра – операция фиксирует факт уничтожения реестра. 
  Из формы документа (рис. 2) можно распечатать выполняемую операцию с реестром.

Рис. 2

Операции с документами реестра

Документ «Операция с документами реестра» служит для отражения в информационной базе операций по изменению состава реестра (рис. 38):

Создание реестра – операция предназначена для создания реестра, где обязательно должны быть заполнены поля ввода: 

• организация;
• место хранения реестра; 
• код реестра;
• имя реестра.

Если заполнить поле ввода «Дата передачи в архив», а затем «Срок хранения», то в этом же документе будет выполнена операция «Передача реестра в архив». Табличная часть заполняется документами, оригиналы которых будут храниться в этом реестре.

Кнопка «Заполнить» позволяет запустить мастер заполнения табличной части. В открывшемся окне можно выставить необходимые отборы и сформировать предполагаемую опись создаваемого реестра, а затем отметить в ней только те документы, которые войдут в реестр, после чего нажать кнопку «ОК». 

• Добавление документа в реестр – операция используется в случаях, когда в реестр добавляются какие-либо оригиналы печатных форм документов, при этом в табличной части отмечаются те строки, которые были добавлены.
• Временное изъятие документа из реестра – операция предназначена для отражения в базе данных изъятых оригиналов печатных форм документов, для этого необходимо отмечаются строки тех документов, которые будут изыматься.
• Возврат документа в реестр – операция используется для возврата в реестр тех документов, которые из него были изъяты. В табличной части документа необходимо отметить только строки, соответствующие возвращаемым документам.
• Удаление документа из реестра – операция используется, если оригинал печатной формы документа больше не принадлежит данному реестру (например, перенесен в другой реестр, где должен быть добавлен операцией «Добавление документа в реестр»). Чтобы удалить документ из реестра, необходимо отметить строку, содержащую ссылку на него, и провести документ. 
 

Из документа можно распечатать: 

• выполняемую операцию с документами реестра,
• текущее состояние реестра.

Рис. 3

Журнал документов «Журнал операций реестров» позволяет просмотреть (с возможностью установки отборов) список всех операций с реестрами и их документами. 

По-настоящему эффективная работа и выстроенная система хранения документов может оказать позитивное влияние на работу все организации: ускорить процессы согласования документов с филиалами компании, упростить процесс подготовки к проверкам ФНС и предотвратить риск утери или невозврата документов от контрагентов.