Преимущества хранения документов (или их копий) в электронном виде становятся все более очевидными — бумажная работа уходит в прошлое, а для многих организаций это уже не просто удобство, а необходимость. В наши дни электронный архив становится важнейшей частью документооборота, но важно понимать, что просто хранить документы в цифровом виде недостаточно.
Нужно, чтобы архив выполнял целый ряд функций, делая работу бухгалтера проще, а управление документами — более автоматизированным.
Давайте разберемся, что должно быть в реальном электронном архиве, чтобы он стал полноценным инструментом для учета и хранения документов.
Критерий № 1. Выбор в пользу электронного архива документов
Если бухгалтеру приходится вручную выполнять множество операций с документами, такой архив не обеспечит реальной пользы. «Электронный архив» можно назвать и просто папками на компьютере с отсканированными документами. Однако такой подход сильно ограничивает возможности автоматизации работы. Особенно, если в неделю поступает более десятка документов, а это не отчетный период.
Для того чтобы архив стал полноценным инструментом, программа должна выполнять ряд задач.
-
Автоматически распознавать документы, определяя их тип и ключевые данные (например, даты, контрагентов) по штрихкоду или с полей документа.
-
Подключать сканы к учетной базе, обычно это «1С». Это позволяет быстро искать документы по различным критериям: контрагент, дата, шифр и другие данные.
-
Использовать потоковый сканер: для большого документооборота экономия времени с планшетным сканером минимальна. Лучше подключить потоковый сканер, который позволяет быстро отсканировать всю пачку документов.
Программа также должна поддерживать печать штрихкодов на исходящих документах, чтобы при возврате от контрагентов быстро прикрепить их к соответствующим записям в «1С».
Критерий № 2. Автоматизация других функций, а не только хранения документов
Задача электронного архива — не просто хранить документы. Важнейшая задача — это контроль всего пути документа: от бухгалтерии до контрагента и обратно. Ведь не всегда документы приходят в архив вовремя, а программа должна отслеживать, где они находятся. Например, документ может быть у контрагента или даже у менеджера, который не передал его в бухгалтерию.
Программа должна уметь:
-
отслеживать, где находятся документы, которые не попали в архив. это важно для того, чтобы не терять следы по документам;
-
управлять возвратом документов от контрагентов: если документы не вернулись вовремя, программа должна напомнить об этом.
В системе должен быть учет архивного фонда – список всех документов, которые должны храниться в архиве. По такому списку можно быстро отслеживать, какие документы в архиве, а какие нет.
Критерий № 3. Проверка корректности возвращенных документов
Необходимо не только принять документы и добавить их в архив, но и убедиться, что они готовы для хранения — имеют подписи, печати и реквизиты. Для этого программа должна проверять наличие всех нужных реквизитов на документах.
Каждый документ имеет свой шифр, включая дробь, если номер документа состоит из нескольких частей. Это поможет быстро найти документ в архиве по списку и удостовериться, что он правильно оформлен в рамках указанных номеров.
Критерий № 4. Совместимость с «1С»
Если ваша организация ведет учет в «1С», то электронный архив должен быть совместим с этой системой. Это позволит эффективно интегрировать хранение и учет документов в одном месте. С помощью интеграции с «1С» все документы будут храниться в одном архиве, а информация о них будет доступна для поиска и передачи. Это обеспечит удобство и правильный учет документов.
Не забывайте про архивный фонд, который должен содержать все документы вашей организации. Каждому документу присваивается свой шифр, который будет использоваться для его поиска и доступа. Важно, чтобы все документы были включены в опись и чтобы архивный фонд мог легко обновляться в процессе работы. Весь архив должен быть разбит на единицы хранения, а данные — на единицах учета, чтобы избежать путаницы.
Выбирайте сертифицированные программы, которые имеют статус «1С: Совместимо». Это гарантирует, что программа не повлияет на работу с вашей учетной базой и обеспечит эффективное хранение документов вашей организации.