02.07.2018

Как вносить входящие документы с помощью «Скан-Архива»

Чтобы в документах был порядок, каждый организация разрабатывает правила работы с документами. Если организация внедрит «Скан-Архив», многие процессы станут легче: находить и контролировать документы поможет программа. Но в регламенты работы с документами понадобится внести некоторые изменения.

Рекомендации по работе с документами

  1. Не скреплять документы между собой скобами. Во многих организациях принято перед передачей документов контрагенту скреплять комплект документов степлером. Это удобно при работе с документами, но замедляет внесение документов в скан-архив, поскольку оператору приходится тратить дополнительное время на раскрепление листов. Для упрощения процесса можно принять следующий вариант работы:
    • Менеджер печатает два экземпляра всех финансовых документов (экземпляр покупателя и собственный).
    • Экземпляр покупателя можно скрепить степлером, если это необходимо.

    Из собственных экземпляров:

    • Документы, на которые не требуется получать подпись и печать контрагента (например, счета-фактуры), ему не передаются, а сразу складываются менеджером в стопку для передачи оператору «Скан-Архива».
    • Документы, которые передаются контрагенту для получения его подписей и печатей, скрепляются обычными скрепками (не степлером).
  2. Запретить ставить печати и подписи поверх штрихкодов. Это необходимо для надежного автоматического распознавания документа по штрихкоду. Поскольку устанавливать правила работы для контрагента (покупателя) вряд ли получится, рекомендуется на печатных формах штрихкоды, размещаемые в нижней части листа, печатать в той части, где предполагается ставить собственную печать и подпись (например, на ТОРГ-12 – слева) и ввести соответствующее правило в регламент работы собственных менеджеров. Если вы используете штрихкодирование нерегламентированных печатных форм, рекомендуем их скомпоновать таким образом, чтобы штрихкод располагался как можно дальше от подписей и печатей, а также от края страницы.
  3. При работе в управляемом режиме, для массовой печати документов использовать дополнительную печатную форму «СА: Печать документов со штрихкодами». Это необходимо для корректного штрихкодирования документов при массовой печати. Подробнее см. параграф «Дополнительная печатная форма для массовой печати документов со штрихкодами» и в «Руководстве пользователя».
  4. При использовании «Скан-Архива» во внешнем режиме все штрихкодируемые документы необходимо печатать с помощью дополнительной печатной формы «СА: Печать документов со штрихкодами». Эта обработка получает из внешней базы регистрации сканов (БРС) настройки штрихкодирования для конкретной печатной формы, формирует и выводит штрихкод.

Порядок работы с входящими документами в версии «Стандарт»

Механизмы «Скан-Архива» ориентированы, прежде всего, на обработку исходящих документов. Причина в том, что механизм идентификации документов построен на распознавании штрихкодов, а штрихкоды (в нужном формате) печатаются на документах в том случае, если документы распечатываются из этой же базы – то есть на исходящих документах. Для входящих документов (документы, которые подготовлены и распечатаны в другой информационной базе) этот способ не подходит.

В версии «ПРОФ» имеется возможность автоматической идентификации таких документов по ключевым реквизитам.

В версии «Стандарт» нет полностью автоматического сценария обработки. Но включение входящих документов в скан-архив возможно несколькими способами:

Рассмотрим подробнее порядок работы с использованием этикеток.

Для такого варианта работы потребуется приобрести и подключить к рабочему месту сотрудника, печатающего этикетки, дополнительное устройство – принтер этикеток (термопринтер или термотрансферный принтер). В информационную базу следует подключить с помощью штатного механизма внешних печатных форм дополнительную печатную форму «Печать этикетки» (входит в поставку «Скан-Архива» — обработка «ПечатьЭтикетки.epf» для встраиваемого режима и «БРС_ПечатьЭтикетки.epf» для внешнего режима работы со «Скан-Архивом»). Эту печатную форму следует подключить к видам документов, к которым должны прикрепляться скан-образы входящих документов (например, документ «Поступление товаров и услуг»).

Порядок действий пользователя при обработке входящего документа:

  1. Создать документ в информационной базе, заполнить необходимые реквизиты и записать документ в базу.
  2. Вызвать из формы документа дополнительную печатную форму «Печать этикетки». Откроется запрос типа печатной формы, для которой следует формировать штрихкод и печатать этикетку. Пользователь должен выбрать тип печатной формы и нажать «ОК».
  3. Механизмы «Скан-Архива» сформируют для документа штрихкод (или найдут в базе уже сформированный штрихкод, если этикетка уже печаталась раньше). В результате будет сформирована и открыта печатная форма, содержащая штрихкод для документа.

    Порядок  действий пользователя при обработке входящего документа

  4. Эту печатную форму надо распечатать на принтере этикеток.
  5. Распечатанную этикетку отклеить от ленты и наклеить на бумажный оригинал на свободное место.

Дальнейший порядок обработки такого документа с этикеткой полностью совпадает с процессом обработки исходящих документов, на которых штрихкод напечатан.

Штрихкоды, формируемые для печати на этикетках, отличаются от тех, которые формируются при печати штрихкодов на исходящих документах. Такие штрихкоды не содержат описания документов (уникальный идентификатор или набор ключевых реквизитов), а формируются как последовательные числовые значения вида «00000000001», «00000000002» и т.д. В терминах «Скан-Архива» такие штрихкоды называются абстрактными.

Штрихкод формируется один раз, перед первой печатью этикетки для данного объекта, и записывается в регистр сведений «Штрихкоды объектов». Такой порядок позволяет настроить автоматическую работу с входящими документами в том случае, если контрагент, предоставляющий вам эти документы,»Скан-Архива»м печатает на них свой штрихкод и при этом предоставляет описание документов в электронном виде (например, в формате XML). Тогда можно включить в описание документа и его штрихкод, а при чтении описания записывать уже готовый штрихкод в базу, в регистр «Штрихкоды объектов». В этом случае можно исключить из процесса обработки ручные операции - печать и наклейку этикеток.

Возврат к списку


Заказать звонок